Бухгалтерські книги - один з найважливіших документів компанії

Для багатьох підприємців ведення бухгалтерії є досить складним завданням. Іноді легше створювати бізнес-плани, шукати клієнтів або знаходити сучасні рішення, щоб зробити наш бізнес впізнаваним. Однак не варто забувати про один з найважливіших документів компанії - бухгалтерські рахунки. Що потрібно знати про них? Як правильно фіксувати доходи та витрати?

Бухгалтерські книги - що це таке?

Бухгалтерські книги - це не що інше, як збірник бухгалтерських проводок. Вони є записом оборотів і залишків, а також переліком активів і зобов'язань компанії. Кожна бухгалтерська книга складається з кількох важливих елементів, а саме: журналу, головної та допоміжної книг, звіту про обороти та залишки, переліку активів та пасивів. Записи слід вести хронологічно і ретельно - завжди польською мовою, використовуючи польську валюту. Деякі підприємці вирішують створювати бухгалтерські книги самостійно, а інші користуються послугами надійних аутсорсингових компаній або наймають бухгалтерів. Варто знати, що перед створенням документа потрібно розробити облікову політику, в яку включити всі правила, наприклад, опис системи, що використовується для захисту даних, методи оцінки активів і пасивів або спосіб ведення бухгалтерських книг.

Елементи рахунків - яку інформацію ми включаємо до них?

Усі записи, які ми робимо в бухгалтерській книзі, повинні бути правильними - відповідати фактичному стану справ, не містити прорахунків і включати всі докази, пов'язані з господарськими операціями, що підлягають внесенню до книги. Кожен елемент записів має свою функцію. Розглянемо їх трохи детальніше:

• журнал - документ для хронологічного запису господарських операцій. Якщо він ведеться належним чином, сума записів узгоджується з оборотами пробного балансу Головної книги. Переконайтеся, що записи в журналі дозволяють чітко пов'язати їх із затвердженими бухгалтерськими записами;
• рахунки головної книги - У цьому сегменті ми регулярно і в хронологічному порядку відзначаємо події, раніше зафіксовані в журналі - за принципом подвійного запису;
• дочірні рахунки - доповнюють рахунки Головної книги і є окремими системами бухгалтерських книг, довідників та електронних наборів даних - вони повинні відповідати рахункам Головної книги;
• звіти про рух грошових коштів та залишки на рахунках - слід готувати наприкінці звітного періоду, бажано наприкінці кожного місяця, на основі записів у Головній книзі. Документ включатиме символи рахунків, залишки та підсумки на рахунках на дату відкриття рахунків, а також залишки на кінець звітного періоду;
• перелік активів і пасивів (інвентаризація) - повинні складати платники податків, які перейшли зі спрощеної системи бухгалтерського обліку на повну в даному році. В інших випадках інші елементи книги виконують функцію інвентаризації. Детальніше про перелік активів і зобов'язань ми дізнаємося з Закону про бухгалтерський облік.

Бухгалтерська документація - хто повинен її вести?

Ви відкриваєте власний бізнес і цікавитеся, чи потрібно вести бухгалтерський облік? Це обов'язок:

• комерційні компанії;
• партнерства - де дохід від продажів за минулий фінансовий рік перевищив 2 мільйони євро;
• представництва іноземних компаній;
• місцеві органи влади, наприклад, райони або муніципалітети;
• банки, а також інші фінансові установи, що діють відповідно до банківського законодавства або законодавства про цінні папери.

Бухгалтерські книги проти рахунків доходів і витрат

Як бачимо, ведення бухгалтерського обліку стосується переважно великих компаній. Цю надзвичайно трудомістку діяльність найчастіше доручають досвідченому бухгалтеру. Дрібні підприємці зобов'язані вести облік доходів і витрат у Книзі обліку доходів і витрат (KPiR). На основі записаних даних розраховується сума авансового податку на прибуток. Книга обліку доходів і витрат - це так звана спрощена система бухгалтерського обліку, яку найчастіше використовують фізичні особи-підприємці. Однак існує ситуація, коли вони повинні перейти на повний облік. Це відбувається, коли вони досягають доходів за попередній рік понад 1,2 мільйона євро. Досягнення такого прибутку означає, що вони повинні перейти на повну систему бухгалтерського обліку та вести бухгалтерські книги. Звичайно, підприємець може добровільно перейти на вищезгаданий повний облік, навіть якщо він не отримав таких високих прибутків. Однак це буде пов'язано з більшими витратами. Ведення обліку за допомогою P&L набагато простіше і дешевше.