Księgi rachunkowe – jeden z ważniejszych dokumentów firmy

Prowadzenie księgowości jest sporym wyzwaniem dla niejednego przedsiębiorcy. Czasem łatwiej przychodzi nam tworzenie biznesplanów, wyszukiwanie klientów, czy znajdowanie nowoczesnych rozwiązań, dzięki którym nasza działalność będzie rozpoznawalna. Jednak nie możemy zapominać o jednym z ważniejszych dokumentów firmy, jakim są księgi rachunkowe. Co należy o nich wiedzieć? Jak prawidłowo ewidencjonować przychody i rozchody? 

Księgi rachunkowe – co to takiego?

Księgi rachunkowe są niczym innym jak zestawieniem zapisów księgowych. Chodzi o rejestrację obrotów i sald, a także o wykaz aktywów oraz pasywów przedsiębiorstwa. Każdą księgę rachunkową tworzy kilka ważnych elementów, czyli: dziennik, księga główna i księga pomocnicza, zestawienie obrotów, a także sald, wykaz składników aktywów i pasywów. Ewidencję należy prowadzić chronologicznie i skrupulatnie – zawsze w języku polskim, operując polską walutą. Niektórzy przedsiębiorcy decydują się tworzyć księgi rachunkowe samodzielnie, a inni korzystają z usług rzetelnych firm outsourcingowych lub zatrudniają księgowych. Warto wiedzieć, że przed stworzeniem dokumentu musimy skonstruować politykę rachunkowości, w której zawrzemy wszystkie zasady, np. opis systemu służącego ochronie danych, metody wyceny aktywów i pasywów, czy sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Elementy ksiąg rachunkowych – jakie informacje w nich zawieramy?

Wszystkie zapisy, jakich dokonujemy w księdze rachunkowej, muszą być poprawne – zgodne ze stanem rzeczywistym, wolne od błędnych obliczeń i zawierające wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody związane z operacjami gospodarczymi. Każdy element ewidencji pełni inną funkcję. Przyjrzyjmy się im nieco bliżej:

• dziennik – dokument do chronologicznego wpisywania operacji gospodarczych. Jeśli jest prawidłowo prowadzony, suma zapisów zgadza się z obrotami zestawienia obrotów i sald księgi głównej. Zadbaj o to, aby zapisy w dzienniku umożliwiały jednoznaczne powiązanie z zatwierdzonymi dowodami księgowymi;
• konta księgi głównej – w tym segmencie regularnie i chronologicznie notujemy zdarzenia uprzednio zarejestrowane w dzienniku – zgodnie z zasadą podwójnego zapisu;
• konta ksiąg pomocniczych – są uzupełnieniem kont księgi głównej, a także stanowią osobne systemy ksiąg, kartotek oraz elektronicznych zbiorów danych – powinny być one zgodne z  zapisami kont księgi głównej;
• zestawienia obrotów i sald – należy przygotować je pod koniec okresu sprawozdawczego, najlepiej pod koniec każdego miesiąca, bazując na zapisach z księgi głównej. W dokumencie znajdziemy symbole kont, salda i sumy kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, a także salda na koniec okresu sprawozdawczego;
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) – muszą sporządzić go podatnicy, którzy przeszli w danym roku z uproszczonej księgowości na pełne księgi. W pozostałych przypadkach pozostałe elementy księgi rachunkowej pełnią funkcję inwentarza. Więcej o wykazie składników aktywów i pasywów dowiemy się z ustawy o rachunkowości.

Księgi rachunkowe – kto musi je prowadzić?

Zakładasz własną działalność gospodarczą i zastanawiasz się, czy musisz prowadzić księgi rachunkowe? Jest to obowiązek:

• spółek handlowych;
• spółek osobowych – w przypadku, gdy przychody ze sprzedaży w minionym roku obrotowym przekroczyły 2 mln euro;
• przedstawicielstw firm zagranicznych;
• jednostek samorządowych, np. powiatów lub gmin;
• banków, a także innych instytucji finansowych działających na podstawie prawa bankowego lub przepisów dotyczących obrotu papierami wartościowymi.

Księgi rachunkowe a księga przychodów i rozchodów

Jak możemy zauważyć, prowadzenie ksiąg rachunkowych dotyczy głównie dużych firm. To wyjątkowo czasochłonne zajęcie najczęściej powierza się doświadczonemu księgowemu. Mniejsi przedsiębiorcy są zobowiązani do ewidencji zysków i kosztów w KPiR (księdze przychodów i rozchodów). Kierując się zapisanymi danymi, wyliczamy kwotę zaliczki na podatek dochodowy. KPiR to tak zwana uproszczona księgowość, z której najczęściej korzystają przedsiębiorcy mający jednoosobową działalność gospodarczą. Istnieje jednak sytuacja, kiedy muszą oni przejść na pełną księgowość. Dzieje się tak gdy osiągną przychody za poprzedni rok przekraczające 1,2 mln euro. Osiągnięcie takich zysków oznacza konieczność przejścia na pełną księgowość i prowadzenia ksiąg rachunkowych. Oczywiście przedsiębiorca może dobrowolnie zdecydować się na wspomnianą pełną księgowość, nawet jeśli nie osiągnął tak wysokich zysków. Jednak wówczas musimy liczyć się z wyższymi kosztami. Ewidencja przy pomocy KPiR jest znacznie łatwiejsza i tańsza.