Формальні вимоги до інвойсу або про що не варто забувати

Не секрет, що ведення бізнесу - це не лише налагодження плідних партнерських стосунків та проведення заходів з розвитку бізнесу. Кожному власнику бізнесу доводиться стикатися і з практичними питаннями, такими як виписка рахунків-фактур, які є найпоширенішим документом, що підтверджує здійснені операції. Що саме він повинен містити, щоб не допустити помилок і нічого не забути?

Які елементи повинен містити інвойс?

Виписка рахунків-фактур є невід'ємною частиною ведення бізнесу, тому потрібно знати, як їх правильно складати. Інакше можна ненароком потрапити в халепу і зробити документи юридично недійсними. Варто пам'ятати, що дійсність інвойсу гарантують його елементи, а не сама назва листа. Тому, якщо ми опустили якусь деталь, ми фактично не оформили юридичний доказ угоди купівлі-продажу. Важливо також знати, що ми завжди готуємо два примірники інвойсу: один для емітента і один для покупця. Які елементи повинен містити інвойс згідно із законодавством?

• дата видачі;
• (порядковий) номер інвойсу - відповідно до прийнятої нумерації;
• імена покупця і продавця та їхні адреси;
• ПДВ-номер платника податків (власника бізнесу);
• номер ПДВ, за яким клієнт був ідентифікований для цілей оподаткування або податку на додану вартість;
• точну дату поставки або завершення виробництва продукції, надання послуги або дату отримання платежу, якщо вона відрізняється від дати виставлення рахунку-фактури;
• повна назва товару/послуги;
• будь-які знижки/акції/промо-акції;
• чиста вартість продажу;
• Ставка та вартість ПДВ;
• загальний чистий дохід, розбитий на величину, що підлягає оподаткуванню за різними податковими ставками, та звільнений від оподаткування дохід;
• Суми ПДВ з розбивкою за ставками;
• загальна сума боргу.

Важливе зауваження: Закон про ПДВ не визначає, яку саме адресу для виставлення рахунків-фактур повинен вказувати підприємець. Адреса вказується підприємцем у заяві CEiDG-1 та у формі VAT-R. У першому згаданому документі слід вказати місце проживання, адресу для доставки, а також місце (постійне та додаткове) здійснення підприємницької діяльності. У формі VAT-R вказується тільки місце проживання. Якщо ви ведете свою діяльність у місці, де ви проживаєте щодня, ця адреса повинна бути вказана в рахунку-фактурі. Якщо ви ведете бізнес поза домом, вкажіть адресу вашого зареєстрованого офісу.

Обов'язкові реквізити інвойсу - хто може виписувати цей тип документа?

Цікаво, чи маєте ви повноваження виставляти рахунки-фактури? За законом вони повинні їх виписувати:

• зареєстровані, активні платники ПДВ;
• організаційні утворення, такі як фонди чи асоціації;
• особи, уповноважені виписувати рахунок-фактуру від імені особи, що підлягає оподаткуванню;
• сам покупець товарів і послуг, при дотриманні певних умов, передбачених законодавством.

Яку інформацію повинна містити податкова накладна - додаткові елементи

Ми вже знаємо, які дані повинен містити кожен рахунок-фактура, щоб виконувати свою функцію. Відповідно до статті 106e(1) Закону про ПДВ, ми все ж повинні звернути увагу на деякі додаткові елементи, які застосовуються до рахунків-фактур, виписаних у випадках, зазначених у Законі про ПДВ. До них відносяться

• касовий метод - коли відбувається поставка товарів або послуг, щодо яких податкові зобов'язання виникають після отримання повної або часткової оплати;
• самостійне виставлення рахунків - коли покупець продукції виставляє рахунок від імені продавця;
• Механізм роздільного платежу - застосовується до продажу послуг або товарів, зазначених у Додатку 15;
• порядок націнки для турагентів;
• маржинальна схема - товари, що були у вжитку, та колекційні предмети (у тому числі твори мистецтва), для яких оподатковуваною базою є сума націнки.

Що повинен містити спрощений інвойс?

Підприємці та інші платники ПДВ часто використовують так звані спрощені рахунки-фактури - коли сума не перевищує еквівалент 100 євро (450 злотих). Спрощений рахунок-фактура не повинен включати ставку податку відповідно до статті 106e(5)(3) Закону про ПДВ.

Примітка: цей тип інвойсу не може бути виставлений фізичній особі, яка не є підприємцем. Які елементи він повинен містити? Ось повний перелік:

• дата видачі;
• дата, на яку було здійснено або завершено постачання товарів чи послуг;
• наступний номер інвойсу;
• ім'я та адресу платника податків;
• назва товару чи послуги;
• номери, що використовуються для ідентифікації продавця та покупця, наприклад, NIP;
• розмір знижок та бонусів;
• Ставки ПДВ;
• загальна сума боргу.

Варто зазначити, що у спрощеному рахунку-фактурі не потрібно вказувати назву покупця, а також його адресу, кількість придбаного товару, ціну за одиницю, чисту суму до сплати або обсяг наданих послуг.

Примітка: для того, щоб вважатися бухгалтерським документом, інвойс не повинен містити підпис.