Wymogi formalne faktury, czyli o czym nie wolno zapomnieć

Nie jest tajemnicą, że prowadzenie przedsiębiorstwa to nie tylko nawiązywanie owocnej współpracy i prowadzenie działań związanych z rozwojem biznesu. Każdy właściciel firmy musi też zająć się praktycznymi kwestiami, np. wystawianiem faktur, które są najczęstszym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji. Co dokładnie powinna ona zawierać, aby nie popełnić żadnych błędów i o niczym nie zapomnieć? 

​​​​​​​

Jakie elementy powinna zawierać faktura?

Wystawianie faktur jest nieodłączną częścią prowadzenia firmy, dlatego trzeba wiedzieć, jak je prawidłowo przygotowywać. W przeciwnym razie możemy niechcący nabawić się kłopotów i sprawić, że dokumenty nie będą miały mocy prawnej. Warto pamiętać, że ważność faktury gwarantują jej elementy, a nie sama nazwa pisma. Jeśli zatem pominęliśmy jakieś dane, to tak naprawdę nie sporządziliśmy dowodu transakcji sprzedaży zgodnego z obowiązującymi przepisami. Należy też wiedzieć, że fakturę zawsze przygotowujemy w dwóch egzemplarzach: jeden dla wystawcy oraz drugi dla nabywcy. Jakie elementy powinna zawierać faktura według prawa? 

• data wystawienia;
• numer faktury (kolejny) – zgodny z przyjętą numeracją;
• imiona i nazwiska zarówno nabywcy, jak i sprzedawcy, a także ich adresy;
• numer NIP podatnika (właściciela firmy);
• numer NIP, za pomocą którego nabywca został zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej;
• dokładna data dokonania bądź zakończenia dostawy produktów, wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty – jeśli różni się od daty wystawienia faktury;
• pełna nazwa towaru/usługi;
• ewentualne kwoty rabatów/zniżek/promocji;
• wartość sprzedaży netto;
• stawka VAT i wartość podatku;
• suma sprzedaży netto, z podziałem na wartości objęte poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwoty podatku VAT z uwzględnieniem podziału na stawki;
• kwota należności ogółem.

Ważna informacja: w ustawie o podatku VAT nie jest określone, jaki adres na fakturze powinna podawać osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Adresy są wskazywane przez przedsiębiorcę na wniosku CEiDG-1 oraz na formularzu VAT-R. Na pierwszym wymienionym dokumencie należy podać miejsce zamieszkania, adres do doręczeń, a także wskazać miejsce (stałe i dodatkowe) wykonywania działalności. Na formularzu VAT-R podajemy wyłącznie miejsce zamieszkania. Jeśli prowadzimy firmę tam, gdzie na co dzień mieszkamy, na fakturze umieszczamy ten właśnie adres. W sytuacji, gdy prowadzimy firmę poza domem, wskazujemy adres jej siedziby.

Obowiązkowe dane na fakturze – kto może wystawiać tego rodzaju dokument?

Zastanawiasz się, czy masz upoważnienie do przygotowywania faktur? Według prawa powinni wystawiać je:

• zarejestrowani, czynni podatnicy VAT;
• jednostki organizacyjne, np. fundacje lub stowarzyszenia;
• osoby upoważnione do sporządzenia faktury na rzecz podatnika;
• sam nabywca towarów i usług po spełnieniu określonych warunkach zawartych w przepisach.

Jakie informacje powinna zawierać faktura VAT – elementy dodatkowe

Wiemy już, jakie dane koniecznie muszą się znaleźć w każdej fakturze, aby spełniała ona swoją funkcję. Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT powinniśmy zwrócić jeszcze uwagę na pewne dodatkowe elementy, które odnoszą się do faktur wystawianych w przypadkach wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Chodzi o:

• metodę kasową – gdy mamy do czynienia z dostawą towarów lub świadczeniem usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty;
• samofakturowanie – w przypadku, kiedy nabywca produktów wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy;
• mechanizm podzielonej płatności – stosuje się go wobec sprzedaży usług bądź towarów z załącznika nr 15;
• procedurę marży dla biur podróży;
• procedurę marży – towary używane i przedmioty kolekcjonerskie (w tym dzieła sztuki), dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży.

Co powinna zawierać faktura uproszczona?

Przedsiębiorcy i inni podatnicy VAT często korzystają z tak zwanych faktur uproszczonych – gdy kwota nie przekracza równowartości 100 euro(450 złoty). Faktura uproszczona nie musi zawierać zgodnie z art. 106e ust.5 pkt 3 ustawy o VAT stawki podatku.

​​​​​​​

Uwaga: tego rodzaju faktury nie można wystawiać na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Jakie elementy musi zawierać? Oto pełna lista:

• data wystawienia;
• data dokonania lub zakończenia dostawy produktów bądź świadczenia usług;
• kolejny numer faktury;
• imię, nazwisko oraz adres podatnika;
• nazwa towaru lub usługi;
• numery służące do identyfikacji sprzedawcy oraz nabywcy, np. NIP;
• kwoty rabatów i zniżek;
• stawki podatku VAT;
• kwota należności ogółem.

Warto wspomnieć, że w fakturze uproszczonej nie musimy podawać imienia i nazwiska nabywcy, a także jego adresu, ilości zakupionych artykułów, ceny jednostkowej netto, kwoty należności netto, czy zakresu wykonanych usług.

Uwaga: żadna wystawiona faktura nie musi być opatrzona podpisem, aby mogła zostać uznana za dokument księgowy.