Автоматизація бізнесу – від операцій до обслуговування клієнтів завдяки новим технологіям

Автоматизація бізнесу вже не є прерогативою великих корпорацій, які мають величезні бюджети та ІТ-відділи. Завдяки розвитку сучасних інструментів та доступності численних рішень, навіть малі та середні підприємства можуть скористатися цією перевагою. На практиці це означає швидші процеси, менше помилок, більшу масштабованість і кращий досвід клієнтів. Які сфери в компанії можна автоматизувати? Ми пояснюємо це в цій статті.

Автоматизація підприємства – ключові області для оптимізації

Перш ніж приступити до автоматизації свого бізнесу, проаналізуйте, які сфери є найбільш трудомісткими та схильними до помилок. Найчастіше підприємці називають такі чотири сфери:

• Фінанси та бухгалтерський облік : ERP-системи та програми для виставлення рахунків автоматично генерують рахунки, нагадують про платежі та інтегруються з інтернет-банкінгом. Завдяки цьому ви обмежуєте ручне введення даних, а ризик помилок, які може допустити людина, зменшується.  
• Логістика та склад : якщо ви інтегруєте системи продажу зі складськими, ви зможете постійно контролювати стан продукції. Автоматичні замовлення у постачальників або повідомлення про низький рівень запасів допоможуть вам скоротити затримки в поставках.
• Продаж та маркетинг : такі системи, як CRM та інструменти для автоматизації маркетингу, дозволять вам розсилати персоналізовані кампанії, відстежувати поведінку клієнтів або генерувати ліди на основі заздалегідь визначених сценаріїв.  
• Обслуговування клієнтів : відділ, який без допомоги автоматизації часто завалений запитаннями, на які спокійно можуть відповісти чат-боти або голосові боти (наприклад, про статус відправлення або можливість повернення). Впровадження автоматизації в цій сфері полегшить роботу вашої команди та дозволить автоматично надсилати повідомлення електронною поштою. Завдяки цьому співробітники зможуть присвятити час більш складним питанням.

Наприклад, ви можете повністю автоматизувати процес від моменту оформлення замовлення до доставки посилки. Система приймає замовлення, резервує товар на складі, генерує транспортну етикетку та надсилає клієнту підтвердження електронною поштою. У підтвердженні міститься посилання для відстеження посилки.   

Завдяки цьому час, необхідний для обробки замовлення, скорочується, так само як і ризик помилок. . Крім того, на кожному етапі клієнт отримує інформацію про те, що в даний момент відбувається з його відправленням, що не залишається без впливу на задоволеність.

Автоматизація бізнес-процесів компанії – інструменти та методи

Якщо ви замислюєтеся над впровадженням автоматизації, варто вибрати для цього відповідні інструменти. Нижче ми розглянемо кілька найпопулярніших рішень. 

Почнемо з системи RPA (Robotic Process Automation) . Програмні роботи беруть на себе повторювані дії: вони можуть копіювати дані між системами, генерувати звіти та обробляти документи. Іншим популярним рішенням є впровадження CRM (Customer Relationship Management). Ця спеціально розроблена система управління відносинами з клієнтами автоматизує процеси продажу та маркетингу. 

Варто також розглянути систему ERP (Enterprise Relantionship Managment). Це комплексні системи, завданням яких є підтримка управління фінансами, виробництвом та логістикою.  З іншого боку, інтеграція API — це об'єднання різних систем між собою, наприклад, інтернет-магазину з кур'єрською платформою. . Це значно скорочує час виконання замовлень. Нарешті, ми маємо інструменти SaaS. Це доступні в хмарі додатки, які ви можете використовувати, наприклад, для автоматизації електронної пошти або управління проектами.

Методи впровадження автоматизації включають чотири етапи . Спочатку потрібно скласти карту процесів, тобто визначити кроки, які можна вдосконалити у вашій компанії. Потім вибираєте пріоритети, тобто зосереджуєтеся на тих процесах, які займають найбільше часу і поглинають найбільше фінансових ресурсів.

Потім настає час пілотного проекту. Ви впроваджуєте рішення в одній області і перевіряєте, чи є вони ефективними. Наприкінці ми маємо масштабування, тобто розширення автоматизації на інші підрозділи компанії.

Роль штучного інтелекту в автоматизації діяльності компаній

Штучний інтелект відіграє все більш важливу роль в автоматизації бізнесу. Завдяки аналізу даних в режимі реального часу ви можете прогнозувати тенденції продажів. Аналіз даних про покупки клієнтів дає ботам цінні відомості, завдяки яким вони можуть краще передбачати майбутню поведінку ваших клієнтів і краще управляти запасами.

Штучний інтелект також допомагає персоналізувати пропозиції . Штучний інтелект аналізує історію покупок, завдяки чому може пропонувати вашим клієнтам товари, які з великою ймовірністю їх зацікавлять. У свою чергу, чат-боти та голосові боти на основі ШІ можуть швидко та ефективно відповідати на запитання ваших клієнтів. Вони приймають заявки і навіть можуть допомогти у фіналізації покупки!

ШІ також добре працює в сферах, відповідальних за безпеку. Штучний інтелект ідентифікує підозрілі транзакції та мінімізує ризик шахрайства. Як бачите, завдяки ШІ ваша компанія може працювати швидше та точніше. Завдяки ШІ автоматизація виходить на зовсім інший, вищий рівень.

Як розпочати автоматизацію в малій та середній компанії? Приклади рішень

Ви тільки починаєте впроваджувати автоматизацію у своїй компанії і це здається вам величезним викликом? Розділіть роботу на менші частини і спочатку візьміться за найпростіші з них. 

Почніть зі свого бухгалтерії.  Інтегруйте систему продажів з бухгалтерською програмою . Потім зосередьтеся на комунікації; впровадьте інструменти для надсилання персоналізованих електронних листів та SMS-повідомлень. 

Нарешті, варто поліпшити обслуговування клієнтів, впровадивши чат-боти та голосові боти. Хорошим прикладом є компанія InPost, яка вже багато років  інвестує в автоматизацію обслуговування клієнтів і використовує чат-боти та голосові боти для обробки найпоширеніших запитів . Вони відповідають, зокрема, на запитання щодо місцезнаходження посилки, статусу відправлення або годин роботи пристроїв Paczkomat®. Завдяки цьому клієнти швидко отримують необхідну інформацію, а відділ обслуговування може зосередитися на більш складних питаннях.

Потім зосередьтеся на  інтеграції з логістикою . Підключіть інтернет-магазин до кур'єрських систем, що дозволить автоматично генерувати етикетки, відстежувати відправлення та повідомляти клієнтів. Насамкінець варто автоматизувати маркетинг. Використовуйте інструменти для сегментації клієнтів і надсилайте їм індивідуальні пропозиції.

Чи варто автоматизувати свою компанію?

Автоматизація бізнесу – це вже не тільки можливість, а й необхідність для компаній, які хочуть залишатися конкурентоспроможними. Впроваджуючи автоматизацію бізнес-процесів, підприємці можуть оптимізувати фінанси, логістику, продаж та обслуговування клієнтів. У цій сфері все більшу роль відіграє також штучний інтелект.

Незалежно від того, наскільки велика ваша компанія, правильно підібрані рішення підтримають ваш бізнес. ; допоможуть діяти швидше, дешевше та ефективніше. Це чудово ілюструє приклад InPost, який показує, що автоматизація обслуговування клієнтів у вигляді чат-ботів та голосових ботів — це не майбутнє, а сьогодення. І цим варто скористатися вже сьогодні.