Automatyzacja firmy – od operacji po obsługę klienta dzięki nowym technologiom

Automatyzacja firmy to już nie tylko domena wielkich korporacji, które dysponują ogromnymi budżetami i działami IT. Dzięki rozwojowi nowoczesnych narzędzi i dostępności mnogich rozwiązań nawet małe i średnie przedsiębiorstwa na tym skorzystają. W praktyce są to szybsze procesy, mniej błędów, większą skalowalność i lepsza doświadczenia klientów. Jakie obszary w firmie można zautomatyzować? Wyjaśniamy to w tym artykule.

Automatyzacja firmy – kluczowe obszary do optymalizacji

Zanim zabierzesz się za automatyzację swojego biznesu, przyjrzyj się, które obszary są najbardziej czasochłonne i podatne na błędy. Najczęściej przedsiębiorcy wymieniają następujące cztery obszary:

• Finanse i księgowość: systemy ERP i programy do fakturowania automatycznie generują faktury, przypominają o płatnościach i integrują się z bankowością internetową. Dzięki temu ograniczasz ręczne wprowadzanie danych, a ryzyko pomyłek tam, gdzie może popełnić je człowiek, maleje. 
• Logistyka i magazyn: jeśli zintegrujesz systemy sprzedażowe z magazynowymi, będziesz w stanie na bieżąco monitorować stan produktów. Automatyczne zamówienia do dostawców czy powiadomienia o niskich stanach magazynowych pomogą Ci zredukować opóźnienia w dostawach.
• Sprzedaż i marketing: systemy takie jak CRM i narzędzia do automatyzacji marketingu umożliwią Ci wysyłkę spersonalizowanych kampanii, śledzenie zachowań klientów czy generowanie leadów na podstawie wcześniej ustalonych scenariuszy. 
• Obsługa klienta: dział, który bez pomocy automatyzacji często zasypywany jest pytaniami, na które spokojnie mogą odpowiadać chatboty czy voiceboty (jak te o status wysyłki, czy możliwość zwrotu). Wdrożenie automatyzacji w ten obszar odciąży Twój zespół i pozwoli na automatyczne powiadomienia mailowe. Dzięki temu pracownicy mogą poświęcić czas na bardziej skomplikowane sprawy.

Przykładowo, możesz w pełni zautomatyzować proces od momentu złożenia zamówienia aż po dostarczenie paczki. System przyjmuje zamówienie, rezerwuje towar w magazynie, generuje etykietę przewozową i wysyła klientowi potwierdzenie mailowe. W potwierdzeniu znajduje się link do śledzenia przesyłki.  

Dzięki temu czas potrzebny na obsługę zamówienia maleje, tak, jak ryzyko błędów. Dodatkowo klient na każdym etapie otrzymuje informacje, co w danym momencie dzieje się z jego przesyłką, co nie pozostaje bez wpływu na zadowolenie.

Sprawdź Abonamenty dla firm

Prowadzisz firmę? Wysyłasz wiele paczek miesięcznie? Zaoszczędź na wysyłce z InPost! Różnorodność oferty sprawia, że jest to rozwiązanie zarówno dla małych, jak i dużych firm.

Poznaj pełną ofertę Abonamentów i podpisz umowę online.

Automatyzacja procesów biznesowych firmy – narzędzia i metody

Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem automatyzacji, warto wybrać do tego odpowiednie narzędzia. Poniżej omówimy kilka najpopularniejszych rozwiązań. 

Zacznijmy od systemu RPA (Robotic Process Automation). Roboty programowe przejmują powtarzające się czynności: mogą kopiować dane między systemami, generują raporty i obsługują dokumenty. Innym chętnie wybieranym rozwiązaniem jest wdrożenie CRM (Customer Relationship Menagment). Ten specjalnie zaprojektowany system do zarządzania relacjami z klientami, automatyzuje procesy sprzedażowe i marketingowe. 

Warto rozważyć także system ERP (Enterprise Relantionship Managment). To kompleksowe systemy, których zadaniem jest wsparcie zarządzania finansami, produkcją i logistyką. Z kolei integracja API to łączenie różnych systemów między sobą, np. sklepu internetowego z platformą kurierską. Skraca to znacznie czas realizacji zamówień. Na końcu mamy narzędzia SaaS. To dostępne w chmurze aplikacje, które wykorzystasz, chociażby do automatyzacji maili czy do zarządzania projektami.

Metody wdrażania automatyzacji obejmują cztery kroki. Najpierw mapuje się procesy, czyli identyfikuje kroki, które możesz w swojej firmie usprawnić. Następnie wybierasz priorytety, czyli skupiasz się na tych procesach, które zajmują najwięcej czasu i pochłaniają największe zasoby finansowe.

Potem czas na pilotaż. Wdrażasz rozwiązania w jednym obszarze i testujesz, czy są skuteczne. Na końcu mamy skalowanie, czyli rozszerzanie automatyzacji na kolejne działy firmy.

Rola sztucznej inteligencji w automatyzacji działań firmowych

Sztuczna inteligencja pełni coraz ważniejszą funkcję w automatyzacji firmy. Dzięki analizie danych w czasie rzeczywistym możesz prognozować trendy sprzedażowe. Analiza danych zakupowych klientów daje botom cenne insighty, dzięki czemu są w stanie lepiej przewidywać przyszłe zachowania Twoich klientów i lepsze zarządzanie zapasami.

AI pomaga także personalizować oferty. Sztuczna inteligencja analizuje historię zakupów, dzięki czemu jest w stanie proponować Twoim klientom produkty, które z dużym prawdopodobieństwem go zainteresują. Z kolei chatboty i voiceboty oparte na AI mogą szybko i sprawnie odpowiadać na pytania Twoich klientów. Przyjmują zgłoszenia, a nawet mogą pomóc w finalizacji zakupu!

AI sprawdza się także w obszarach odpowiadających za bezpieczeństwo. Sztuczna inteligencja identyfikuje podejrzane transakcje i minimalizuje ryzyko oszustw. Jak widzisz, dzięki AI Twoja firma może działać szybciej i precyzyjniej. Dzięki AI automatyzacja wskakuje na zupełnie inny, wyższy poziom.

Jak rozpocząć automatyzację w małej i średniej firmie? Przykładowe rozwiązania

Jesteś na początku swojej drogi z automatyzacją w firmie i wydaje się to być dla Ciebie ogromnym wyzwaniem? Podziel pracę na mniejsze części i w pierwszej kolejności zabierz się za najprostsze z nich. 

Rozpocznij od swojego działu księgowości. Zintegruj system sprzedażowy z programem księgowym. Następnie skup się na komunikacji; wdroż narzędzia do wysyłki spersonalizowanych e-maili i SMS-ów. 

Na końcu warto usprawnić obsługę klienta, wdrażając chatboty i voiceboty. Dobrym przykładem jest firma InPost, która od lat inwestuje w automatyzację obsługi klienta i wykorzystuje chatboty oraz voiceboty do obsługi najczęstszych zapytań. Odpowiadają one m.in. na pytania dotyczące lokalizacji paczki, statusu przesyłki czy godzin pracy urządzeń Paczkomat®. Dzięki temu klienci szybko uzyskują potrzebne informacje, a dział obsługi może skupić się na bardziej skomplikowanych sprawach.

Następnie skup się na integracji z logistyką. Połącz sklep internetowy z systemami kurierskimi, co umożliwi automatyczne generowanie etykiet, śledzenie przesyłek i powiadamianie klientów. Na końcu warto zautomatyzować marketing. Zastosuj narzędzia do segmentacji klientów i wysyłaj dopasowane do nich oferty,

Czy warto zautomatyzować swoją firmę?

Automatyzacja firmy to już nie tylko możliwość, ale wręcz konieczność dla biznesów, które nadal chcą być konkurencyjne. Wdrażając automatyzację procesów biznesowych firmy, przedsiębiorcy mogą usprawnić finanse, logistykę, sprzedaż i obsługę klienta. W tym obszarze coraz większą rolę odgrywa także sztuczna inteligencja.

Niezależnie od tego, jak duża jest Twoja firma, odpowiednio dobrane rozwiązania wesprą Twój biznes; pomogą działać szybciej, taniej i skuteczniej. Doskonale obrazuje to przykład InPost, wskazując, że automatyzacja obsługi klienta w postaci chatbotów i voicebotów to nie przyszłość, a teraźniejszość. A z tej, warto skorzystać już dzisiaj