Автовідповідач - що це таке і як ним користуватися?

Автовідповідач - це функція, з якою повинен бути знайомий кожен користувач електронної пошти. Електронний маршрут у цьому випадку полегшує комунікацію між працівниками, підрядниками та керівництвом. Цей інструмент також корисний для маркетингу. Що це таке і як налаштувати автовідповідач у своїй поштовій скриньці?

Що таке автовідповідач?

Автовідповідач дозволяє автоматично надсилати відповіді відправнику повідомлення. Інша назва цієї опції - асистент відсутності. Однак ці два терміни не слід вважати синонімами. Вони можуть використовуватися як взаємозамінні лише тоді, коли ними користується співробітник.

Автоматична відповідь з інформацією, наприклад, про хворобу, відпустку або відрядження працівника є прикладом використання цієї функції як помічника під час відсутності. Якщо компанія надсилає електронні листи, щоб підтримувати зв'язок з клієнтами або інформувати їх про пропозиції та акції компанії, а також для розсилки новин, це називається автовідповідачем.

Автовідповідач в email-маркетингу - чи потрібен він?

Спочатку автоматичне надсилання відповідей практикувалося працівниками, які таким чином повідомляли про свою відсутність у компанії. Згодом компанії відкрили для себе потенціал цієї функції. Для багатьох з них електронна скринька компанії почала слугувати додатковим каналом комунікації з клієнтами.

Ефективність автовідповідача пояснюється, серед іншого, прямою формою комунікації. Людина отримує повідомлення від компанії. Натомість інші форми інтернет-реклами адресовані анонімному колективу. Звертаючись безпосередньо до споживача, є набагато більше шансів завоювати його інтерес. Це призводить до збільшення продажів товарів чи послуг.

Креативний автовідповідач - це більш надійний спосіб достукатися до клієнтів, ніж переконлива реклама. Ця форма маркетингу не має хорошої репутації. Інтернет-користувачі перенасичені рекламним контентом. Результатом є встановлення плагінів для блокування реклами. Як наслідок, гроші, витрачені на кампанію, можуть не окупитися. Використання автовідповідачів пом'якшує цю проблему.

Належна практика полягає в тому, щоб залишити за клієнтом право вирішувати, чи залишатися в списку розсилки компанії. Тому одержувач повинен мати можливість відмовитися від отримання повідомлень.

Автовідповідач чи переадресація - що обрати?

Використання автовідповідача не завжди спрацьовує. Поширеною ситуацією у спілкуванні з клієнтами є те, що електронні листи надсилаються на неправильну адресу. Прикладами можуть бути питання про пропозицію компанії, терміни доставки або дату подання скарги.

Може статися так, що клієнт надсилає повідомлення на загальну поштову скриньку компанії. У такій ситуації замість того, щоб відправляти повідомлення назад відправнику, наприклад, з проханням надіслати лист ще раз, його можна одразу перенаправити. Це позбавляє співробітників необхідності вручну повертати кореспонденцію до потрібного відділу компанії.

Автоматична переадресація також добре працює на роботі. За допомогою цієї функції працівник може переадресувати важливу інформацію особі, яка його замінює. Переадресації кореспонденції на іншу електронну адресу повинна передувати консультація з керівником. Помічник на час відсутності корисний, коли працівник не може переслати повідомлення комусь на тій самій посаді.

За будь-яких обставин варто використовувати автовідповідач, асистента під час відсутності або переадресацію електронної пошти. Ні клієнти, ні підрядники, ні колеги не повинні залишатися без інформації. В обох випадках це виглядає непрофесійно.

Як підготувати хорошого автовідповідача для клієнтів?

Автовідповідач для бізнесу має бути персоналізованим. Ефективною практикою є звернення до клієнта на ім'я. Заголовок, який заохочує клієнта відкрити повідомлення, також важливий. Сам контент має бути збагачений привабливою графікою.

Слід подбати про те, щоб зміст кореспонденції був корисним для клієнта. Наприклад, цікавими є акції та коди на знижки. Електронні листи слід надсилати не лише новим споживачам. Післяпродажний маркетинг також охоплює людей, які вже давно не користуються пропозицією компанії. Варто зв'язатися з ними, щоб нагадати про себе.

Вам також потрібно знати, як налаштувати автовідповідач. Занадто часте надсилання повідомлень клієнтам може призвести до того, що їх будуть ігнорувати. Це можливо, особливо якщо більша частина кореспонденції не становить інтересу для одержувачів.

Яку інформацію має містити бізнес-автовідповідач?

Зміст бізнес-автовідповідача не вимагає введення великої кількості інформації. Повідомлення колегам або діловим партнерам має бути максимально коротким і лаконічним. Зазвичай немає необхідності вказувати своє ім'я та посаду. У більшості компаній вони вказуються в нижньому колонтитулі листа.

Зміст повідомлення завжди повинен містити таку інформацію, як, наприклад, дата відсутності та дата контакту з адресатом. Належною практикою є повідомлення про те, з ким можна зв'язатися в разі заміни. Це не обов'язково, якщо налаштована автоматична переадресація електронних листів.

Автовідповідач - одна з найкорисніших функцій електронної пошти. Можливості його використання справді численні. Використання цієї опції багато в чому полегшує комунікацію. Це також допомагає формувати професійний імідж як працівника, так і компанії.