Autoresponder – czym jest i jak z niego korzystać?

Autoresponder to funkcja, z którą powinien zapoznać się każdy użytkownik poczty e-mail. Droga elektroniczna w tym przypadku ułatwia komunikację między pracownikami, kontrahentami i przełożonymi. Narzędzie to jest przydatne także w marketingu. Czym jest i jak ustawić autoresponder w skrzynce e-mail?

Czym jest autoresponder?

Autoresponder umożliwia automatyczne wysyłanie odpowiedzi do nadawcy wiadomości. Inną nazwą tej opcji jest asystent nieobecności. Tych dwóch określeń nie należy jednak traktować jak synonimy. Zamiennie można je stosować tylko w przypadku wykorzystania go przez pracownika.

Automatyczna odpowiedź zawierająca informację, np. o chorobie, urlopie lub delegacji pracownika jest przykładem wykorzystania tej funkcji jako asystenta nieobecności. Jeżeli e-maile wysyła klientom firma, która chce utrzymać kontakt z kontrahentami lub poinformować o ofercie przedsiębiorstwa i promocjach, a także przesłać newsletter, mowa wówczas o autoresponderze.

Autoresponder w e-mail marketingu – czy jest potrzebny?

Początkowo zautomatyzowane wysyłanie odpowiedzi praktykowali pracownicy, którzy w ten sposób informowali o swojej nieobecności w firmie. Z czasem potencjał tej funkcji odkryły przedsiębiorstwa. Firmowa skrzynka mailowa zaczęła wielu z nich służyć za dodatkowy kanał komunikacji z klientami.

Efektywność autorespondera wynika m.in. z bezpośredniej formy komunikacji. Wiadomość od firmy otrzymuje jednostka. Inne formy reklamy internetowej kierowane są tymczasem do anonimowej zbiorowości. Zwrócenie się wprost do konsumenta daje znacznie większą szansę na zdobycie jego zainteresowania. To przekłada się na zwiększenie sprzedaży produktów lub usług.

Kreatywny autoresponder jest pewniejszym sposobem na dotarcie do klienta niż reklama perswazyjna. Taka forma marketingu nie cieszy się dobrą opinią. Użytkownicy internetu są przesyceni treściami promocyjnymi. Rezultatem jest instalowanie wtyczek blokujących reklamy. Wydane na kampanię finanse mogą się przez to nie zwrócić. Wykorzystanie autoresponderów niweluje ten problem.

Dobrą praktyką jest pozostawienie klientowi decyzji o pozostaniu na liście mailingowej firmy. Dlatego też odbiorca powinien mieć możliwość rezygnacji otrzymywania wiadomości.

Autoresponder kontra przekierowanie maila – co wybrać?

Wykorzystanie autorespondera nie zawsze się sprawdza. Częstą sytuacją w komunikacji z klientem jest przysyłanie e-maili na niewłaściwy adres poczty elektronicznej. Przykładem są pytania na temat oferty firmy, czasu dostawy lub daty rozpatrzenia reklamacji.

Zdarzyć się może, że klient wyśle wiadomość na ogólną skrzynkę przedsiębiorstwa. W takiej sytuacji, zamiast odsyłać nadawcy wiadomość, np. z prośbą o wysłanie maila jeszcze raz, można go od razu przekierować. Z pracowników zdejmuje to konieczność ręcznego odsyłania korespondencji do właściwego działu w firmie.

Automatyczne przekierowania sprawdzają się również w pracy. Dzięki tej funkcji pracownik może przekazać ważne informacje osobie, która ją zastępuje. Przekierowanie korespondencji na inny adres e-mail powinno być poprzedzone konsultacją z przełożonym. Asystent nieobecności przydaje się, gdy pracownik nie ma możliwości przekierowania wiadomości osobie na tym samym stanowisku.

Niezależnie od okoliczności warto korzystać z autorespondera, asystenta nieobecności lub przekierowywania poczty e-mail. Bez informacji nie powinno pozostawiać się ani klientów, ani też kontrahentów i współpracowników. W każdym przypadku wygląda to nieprofesjonalnie.

Sprawdź Abonamenty dla firm

Prowadzisz firmę? Wysyłasz wiele paczek miesięcznie? Zaoszczędź na wysyłce z InPost! Różnorodność oferty sprawia, że jest to rozwiązanie zarówno dla małych, jak i dużych firm.

Poznaj pełną ofertę Abonamentów i podpisz umowę online.

​​​​​​​Jak przygotować dobry autoresponder dla klientów?

Autoresponder dla firm powinien być spersonalizowany. Skuteczną praktyką jest zwracanie się do klienta po imieniu. Ważny jest też tytuł zachęcający do otwarcia wiadomości. Samą treść dobrze jest wzbogacić o przykuwające wzrok grafiki.

Należy zadbać o to, by zawartość korespondencji była użyteczna dla klienta. Zainteresowanie wzbudzają m.in. promocje i kody rabatowe. Maile wysyłać warto nie tylko nowym konsumentom. Marketing posprzedażowy obejmuje także osoby, które już od dłuższego czasu nie korzystają z oferty firmy. Warto się z nimi kontaktować, by o sobie przypomnieć.

Trzeba też wiedzieć, jak ustawić autoresponder. Zbyt częste wysyłanie wiadomości do klientów może doprowadzić do ich ignorowania. Jest to możliwe, szczególnie gdy duża część korespondencji nie jest dla odbiorców interesująca.

Jakie informacje powinny znaleźć się w służbowym autoresponderze?

Treść autorespondera służbowego nie wymaga wpisywania dużej ilości informacji. Przekaz do współpracowników lub partnerów biznesowych powinien być jak najkrótszy i treściwy. Zwykle nie trzeba podawać swojego imienia, nazwiska i stanowiska. W większości firm są one wpisane w stopkę e-maila.

W treści wiadomości zawsze powinny znaleźć się informacje, takie jak np. termin nieobecności i data kontaktu z adresatem. Dobrą praktyką jest powiadomienie, z kim w razie zastępstwa można się skontaktować. Nie jest to konieczne w przypadku ustawienia automatycznego przekierowywania maili.

Autoresponder to jedna z najbardziej użytecznych funkcji poczty e-mail. Możliwości jego wykorzystania jest naprawdę wiele. Korzystanie z tej opcji ułatwia komunikację na wiele sposobów. Pozwala też zbudować profesjonalny wizerunek pracownika, jak i firmy.