ERP - що це таке і які його функції?

Основними завданнями управління компанією в широкому розумінні можуть бути підвищення продуктивності, отримання конкурентних переваг або оптимізація витрат. У цьому процесі вирішальну роль відіграє відповідна ІТ-система. Програмне забезпечення ERP - це термін, який часто з'являється в контексті управління бізнесом. Що таке ERP-система?

ERP - що це таке?

Що означає ERP? Термін походить з англійської мови (Enterprise Resource Planning) і точно означає планування ресурсів підприємства. Найчастіше він асоціюється з комп'ютерною системою, призначеною для підтримки реалізації окремих процесів на виробництві та ефективного управління ним. На практиці найпопулярніші ERP-системи стосуються стратегій управління виробничим процесом з метою максимізації його використання та прибутковості.

Кожна компанія, яка наймає персонал, продає та купує послуги чи товари, повинна управляти своїми фінансами. Для підтримки таких бізнес-процесів зазвичай використовується спеціальне програмне забезпечення.

У більшості компаній робота окремих відділів базується на окремих програмах, які не пов'язані між собою, тому вся інформація зберігається в окремих базах даних, що сприяє неефективному управлінню. Це ускладнює міжвідомчу роботу в компанії, призводить до частих помилок і нечастої синхронізації даних. Також часто доводиться управляти потоками даних та інформації між окремими програмами.

Інформаційна система ERP функціонує на основі єдиної бази даних, в якій збирається і обробляється інформація з усіх сфер діяльності компанії. ERP охоплює такі аспекти діяльності компанії, як виробництво, бухгалтерський облік і фінанси, обслуговування клієнтів або складування і логістика.

Цей тип програмного забезпечення дозволяє користувачам працювати з усіма цими областями. Це означає, що різні відділи зможуть використовувати одну і ту ж систему, але, швидше за все, з різними рівнями доступу. Коли компанія використовує цей тип системи, вона впевнена, що інформація зберігається в одному місці і що всі співробітники мають доступ до актуальних та інтегрованих даних.

Для чого використовується програма ERP?

Тепер, коли ми знаємо, що таке ERP-система, варто з'ясувати, для чого вона конкретно використовується. Перш за все, програмне забезпечення підвищує ефективність бізнесу та допомагає управлінню, тому впровадження таких рішень може допомогти компанії впорядкувати та утримувати свої дані в порядку. Що пропонує програмне забезпечення?

• Підвищення ефективності виробничих процесів - ERP-системи для виробництва дозволяють стандартизувати та автоматизувати процеси, які підтримують виробництво, а також технічне обслуговування. Це дає можливість підвищити продуктивність, а також зменшити витрати, пов'язані з функціонуванням бізнесу.
• Огляд інформації про клієнтів компанії - більшість ERP-систем включають CRM-додаток для відстеження взаємодії з клієнтами. Це дає цінну інформацію про їхні потреби.
• Інтеграція фінансової інформації - вся інформація міститься в одному місці, тому співробітники не будуть витрачати час на пошук даних в різних місцях. Завдяки інтеграції зменшується кількість помилок, що позитивно впливає на роботу всіх відділів компанії.
• Стандартизація замовлень та інтеграція закупівель - узгодження інформації, яка стосується замовлень або їх проводки, значно спрощує використання системи та зменшує кількість помилок, які можуть виникнути при передачі даних між різними додатками, які не інтегровані між собою.
• Організувати інформацію про людські ресурси - ERP-система оснащена порталом самообслуговування, доступним для користувачів, що полегшує їм введення інформації про виконані завдання та витрачений на них час.
• Оптимізоване створення звітів для державних установ - програмне забезпечення ERP полегшує створення звітів, які відповідають нормативним вимогам.

Функціональні можливості ERP-системи

На які функціональні можливості варто звернути увагу підприємцям при виборі ERP-системи? Перш ніж впроваджувати систему для компаній, необхідно визначити, яким видом діяльності займаються компанії, про які йде мова. Ті, хто зацікавлений у програмному забезпеченні ERP, повинні спочатку визначити очікування, тобто конкретні цілі, які повинні бути досягнуті завдяки впровадженню програмного забезпечення. Далі варто зосередитися на функціях, які є найбільш важливими з точки зору реалізації бізнес-стратегії. Прикладами можуть бути краще управління фінансовою сферою компанії або скорочення складських витрат.

ERP-система - це рішення, яке візьме на себе багато процесів і точно реагуватиме на поточні потреби. Якщо мова йде про виробництво, вона може відповідати за планування або бюджетування. У випадку з людськими ресурсами вона може допомогти у плануванні навчання, складанні списків або обліку робочого часу. З точки зору виробництва продукції, вона контролює графік виробництва, своєчасність і допомагає впроваджувати системи управління якістю. А коли йдеться про фінансовий аналіз, вона збирає та аналізує дані.

Впровадження ERP-системи - переваги

Впровадження ERP-системи впорядковує діяльність співробітників на всіх рівнях, при цьому значну роль відіграє загальна база даних, яка інтегрує всю інформацію в компанії. Які переваги дає ERP-система? Це зниження витрат на робочу силу, вищий рівень організації роботи, повний контроль над компанією або вища продуктивність та ефективність працівників. Ця система є ідеальним рішенням для компаній, які потребують структурованих даних і безперебійної роботи всього підприємства.