ERP – czym jest i jakie są jego funkcje?

Do głównych zadań zawierających się w szeroko pojętym zarządzaniu przedsiębiorstwem możemy zaliczyć m.in. dążenie do wzrostu wydajności, uzyskanie przewagi konkurencyjnej, czy optymalizację kosztów. W takim procesie kluczowy będzie odpowiedni system informatyczny. Oprogramowanie ERP to pojęcie, które często pojawia się w kontekście zarządzania firmą. Co to jest system ERP?

ERP – co to jest?

Co to znaczy ERP? Pojęcie to pochodzi z języka angielskiego (Enterprise Resource Planning) i dokładnie oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Najczęściej kojarzy się z systemem komputerowym, którego zadaniem jest wspomóc realizację poszczególnych procesów w produkcji, jak i umożliwić sprawne zarządzanie nim. W praktyce najpopularniejsze systemy ERP odnoszą się do strategii sterowania procesem produkcyjnym, by maksymalnie go wykorzystać i zwiększyć jego opłacalność.

Każda firma, która zatrudnia pracowników, sprzedaje i kupuje usługi czy produkty, musi zarządzać finansami. Aby wspomagać takie procesy biznesowe, z reguły wykorzystuje się specjalne oprogramowanie.

W większości przedsiębiorstw praca poszczególnych działów opiera się na osobnych programach, które nie są ze sobą połączone, dlatego wszelkie informacje są gromadzone w osobnych bazach danych, co przyczynia się do nieefektywnego zarządzania. Przez to firma ma utrudnioną pracę międzydziałową, często występują różnego rodzaju błędy i rzadkie synchronizacje danych. Często jest również konieczna obsługa przepływu danych oraz informacji pomiędzy poszczególnymi programami.

System informatyczny ERP działa na podstawie jednej bazy danych, w której są gromadzone i przetwarzane informacje ze wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa. ERP obejmuje takie aspekty działalności firmy jak produkcja, księgowość i finanse, obsługę klientów, czy magazyny i logistykę.

Taki typ oprogramowania pozwala użytkownikom na obsłużenie wszystkich tych obszarów. Oznacza to, że różne działy będą mogły korzystać z tego samego systemu, ale najpewniej na różnych poziomach dostępów. Kiedy przedsiębiorstwo korzysta z tego typu systemów, ma pewność, że informacje są przechowywane w jednym miejscu oraz wszyscy pracownicy mają dostęp do aktualnych i zintegrowanych danych. 

Do czego służy program ERP?

Skoro już wiemy, co to jest system ERP, warto dowiedzieć się, do czego konkretnie służy. Oprogramowanie przede wszystkim zwiększa efektywność biznesu oraz wspomaga zarządzanie, dlatego wdrażanie takich rozwiązań może pomóc firmie w organizacji i zachowaniu porządku w danych. Co oferuje program?

• Zwiększenie efektywności procesów produkcyjnych –  systemy ERP dla produkcji umożliwiają standaryzację oraz automatyzację procesów wspierających produkcję, jak i usługi serwisowe. Pozwala to na zwiększenie produktywności, a także zmniejszenie kosztów, które są związane z działaniem biznesu.
• Przegląd informacji dotyczących klientów firmy – większość systemów ERP zawiera aplikację CRM, która umożliwia śledzenie interakcji z klientami. Dzięki temu można uzyskać cenne informacje o ich potrzebach.
• Integracja informacji finansowych – wszystkie informacje są zawarte w jednym miejscu, przez co pracownicy nie będą tracili czasu, szukając danych w różnych miejscach. Dzięki integracji następuje obniżenie ilości błędów, a to pozytywnie wpływa na działanie wszystkich działów w przedsiębiorstwie.
• Standaryzacja zamówień i zintegrowanie zakupów – koordynacja informacji, które dotyczą zamówień, czy ich księgowania znacznie ułatwia korzystanie z systemu i zmniejsza liczbę błędów, jakie mogą pojawić się przy przenoszeniu danych między różnymi aplikacjami, które nie są zintegrowane.
• Uporządkowanie informacji o zasobach ludzkich – system ERP jest wyposażony w samoobsługowy portal, który jest dostępny dla użytkowników, ułatwia im wprowadzanie informacji na temat wykonywanych zadań i czasie na nie poświęconym.
• Usprawnione tworzenie raportów dla instytucji rządowych – oprogramowanie ERP ułatwia tworzenie raportów, które są zgodne z przepisami. 

Funkcjonalności systemu ERP

Na jakie funkcjonalności powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy, którzy  wybierają oprogramowania ERP? Zanim dojdzie do wdrożenia systemu do firm, trzeba ustalić, jaki rodzaj działalności wykonują dane przedsiębiorstwa. Osoby, które interesują się oprogramowaniem ERP, muszą na początku ustalić oczekiwania, czyli konkretne cele, jakie mają zostać spełnione dzięki wdrożeniu programu. Następnie warto skupić się na funkcjach, które są najważniejsze pod kątem realizacji strategii działalności. Przykładem może być lepsze zarządzanie finansowym obszarem firmy, czy redukcja kosztów magazynowania.  

System klasy ERP jest rozwiązaniem, które przejmie na siebie wiele procesów oraz precyzyjnie odpowie na bieżące potrzeby. Jeżeli chodzi o produkcję, może odpowiadać za planowanie, czy budżetowanie. W przypadku zasobów ludzkich może wspierać w planowaniu szkoleń, grafików czy rozliczaniu czasu pracy. W zakresie wytwarzania produktów kontroluje harmonogram produkcji, terminowość oraz pomaga wdrażać systemy zarządzania jakością. A jeżeli chodzi o analizy finansowe, zbiera i analizuje dane.

Wdrożenie systemu ERP – korzyści

Wdrożenie systemu ERP usprawnia działania pracowników wszystkich szczebli, a znaczącą rolę odgrywa tutaj wspólna baza danych, która integruje wszystkie informacje w przedsiębiorstwie. Jakie korzyści oferuje system ERP? Można tutaj wymienić niższe koszty pracy, wyższy poziom organizacji pracy, pełną kontrolę nad firmą, czy wyższą produktywność i wydajność pracowników. Ten system to idealne rozwiązanie dla firm, które wymagają uporządkowanych danych i sprawnego działania całego zakładu.