Комунікація в організації - яких помилок припускаються компанії?

Безперебійне функціонування компанії залежить від багатьох факторів. Одним з них є організована та компетентна команда, орієнтована на співпрацю та бажання створити гарний імідж організації. Однак багато компаній не усвідомлюють важливості правильної комунікації з працівниками.

Переваги добре організованої комунікації в компанії є взаємними. Від цього виграють не лише працівники, але й керівництво. Для перших, перш за все, важлива ефективна циркуляція інформації, завдяки якій вони можуть бути в курсі справ, що стосуються їхнього місця роботи. Для керівників внутрішня комунікація дозволяє їм керувати своєю роботою і контролювати її хід.

Чому хороша внутрішня комунікація так важлива?

Завдяки добре налагодженим внутрішнім комунікаціям можна уникнути ефекту "глухого телефону". Йдеться про дублювання неправильної або частково зміненої інформації, коли працівникам доводиться передавати повідомлення один одному самостійно. Крім того, пряма комунікація від керівників впливає на ефективність роботи - за кожним працівником закріплені обов'язки, щоб він міг зосередитися на своїй роботі.

Організована внутрішня комунікація також впливає на рішення всередині компанії, покращуючи процес прийняття рішень і надаючи можливість зважити всі "за" і "проти" того чи іншого рішення. Це також форма контролю за тим, що відбувається в компанії, і за ставленням працівників до свого місця роботи. Найбільшою перевагою, однак, є побудова взаємовідносин з керівництвом та колегами, що значно покращує функціонування компанії.

Найпоширеніші помилки

Незважаючи на численні переваги, компанії дуже часто недооцінюють внутрішню комунікацію та забувають про переваги її організації. Тому слід зазначити, що будь-які помилки, допущені в цій сфері, є відповідальністю власника компанії.

1. Поверхневе спілкування

Найпоширенішою помилкою виявляється передача працівникам незначної кількості інформації. Це означає, що керівник спілкується з підлеглими, але це спілкування є виключно одностороннім. Зазвичай воно полягає у видачі наказів, часто навіть без прямого контакту з командою.

Така ситуація не лише створює дискомфорт для працівників, але й спричиняє багато непорозумінь, що призводить до зниження ефективності роботи. Часто така поведінка також впливає на сприйняття керівника працівниками - через деякий час вони починають втрачати до нього повагу. Хороший менеджер повинен уникати таких ситуацій, повідомляючи все прямо і залишаючи час для будь-яких запитань і прохань.

2. Відсутність засобів масової інформації

Ще одна помилка, якої припускаються компанії, - це відсутність належних інструментів для донесення інформації до працівників. У багатьох випадках вже недостатньо вивісити повідомлення на дошці оголошень у головному офісі. У наш час електронне спілкування, тобто корпоративний комунікатор або електронна пошта, стає незамінним.

Керівник повинен бути в постійному контакті зі своєю командою, контролювати її діяльність і бути готовим надати необхідну інформацію в будь-який час. Завдяки онлайн-рішенням його присутність, хоч і віртуальну, можна відчути в будь-який час.

3. Хаос і поспіх

Поспіх не сприяє поширенню інформації. Зазвичай саме тоді робиться більшість помилок, які потім передаються наступній особі. Така ситуація може бути дуже небезпечною, з неприємними наслідками для керівника. Тому найкращим рішенням буде встановити фіксований час, навіть у вигляді щотижневої або навіть щоденної зустрічі, коли вирішуватимуться поточні справи компанії.

Якщо компанія не має можливості організувати зустрічі, менеджер надсилає необхідну інформацію електронною поштою у визначені дні. Важливо, щоб ця діяльність не супроводжувалася поспіхом через невідкладні зобов'язання.

4. Відсутність взаємодії з керівником

Кожен працівник повинен мати можливість зустрітися зі своїм керівником, щоб обговорити будь-які питання, які його турбують. Відсутність такої взаємодії іноді призводить до невирішених проблем, наслідком яких може стати негативне ставлення колективу до керівника. Тому обов'язком керівника є знаходити час для спілкування зі своїми підлеглими.

5. Розмови перед колегами

Деякі питання, які необхідно обговорювати всередині компанії, є надзвичайно делікатними - особливо, коли вони стосуються помилок, зроблених конкретним працівником, або проблем, пов'язаних з його особистим життям. Такі теми не варто обговорювати "на форумі", оскільки це може негативно вплинути на самопочуття працівника. Розмова має відбуватися в кабінеті керівника, за зачиненими дверима.

6. Непрофесійна поведінка

Не можна заперечувати, що іноді в компаніях виникають нервові ситуації. Коли це трапляється, найпоширенішою помилкою є непрофесійна поведінка. Як роботодавець, так і працівник не повинні дозволяти собі піддаватися негативним емоціям. Нервозність може призвести до крику і навіть вульгарності, що неприпустимо на робочому місці. Тому не слід передавати повідомлення під впливом сильного хвилювання.