Komunikacja w organizacji – jakie błędy popełniają firmy?

Sprawne działanie firmy uwarunkowane jest wieloma czynnikami. Jednym z nich jest zorganizowany i kompetentny zespół, nastawiony na współpracę oraz chęć budowania dobrego wizerunku organizacji. Wiele przedsiębiorstw nie zdaje sobie jednak sprawy z tego jak ważna jest odpowiednia komunikacja z pracownikami.

Korzyści płynące z dobrze zorganizowanej komunikacji w firmie, są obopólne. Zyskują na nich nie tylko pracownicy, ale i kierownictwo. Dla tych pierwszych liczy się przede wszystkim sprawny obieg informacji, dzięki któremu mogą być na bieżąco ze sprawami związanymi z miejscem zatrudnienia. W przypadku przełożonych komunikacja wewnętrzna pozwala na zarządzanie pracą oraz kontrolowanie jej postępów. Na przykład w  organizacjach działających w modelu B2B sprawna komunikacja wewnętrzna ma bezpośredni wpływ na jakość obsługi klientów biznesowych oraz terminową realizację zleceń. Jasny przepływ informacji między działami minimalizuje ryzyko błędów, opóźnień i nieporozumień, które w relacjach z partnerami mogą sporo kosztować firmę.

Dlaczego dobra komunikacja wewnętrzna jest tak ważna?

Dzięki prawidłowo działającej komunikacji wewnętrznej można uniknąć efektu „głuchego telefonu”. Mowa tu o powielaniu nieprawdziwych lub częściowo zmodyfikowanych informacji, w sytuacji, w której pracownicy muszą samodzielnie przekazywać sobie wiadomości. Dodatkowo bezpośrednie komunikaty od zarządzających wpływają na efektywność pracy – każdy z zatrudnionych otrzymuje przydział obowiązków, dzięki czemu skupia się na swojej pracy.

Sprawdź Abonamenty dla firm

Prowadzisz firmę? Wysyłasz wiele paczek miesięcznie? Zaoszczędź na wysyłce z InPost! Różnorodność oferty sprawia, że jest to rozwiązanie zarówno dla małych, jak i dużych firm.

Poznaj pełną ofertę Abonamentów i podpisz umowę online.

Zorganizowana komunikacja wewnętrzna oddziałuje również na podejmowane w firmie decyzje, usprawniając proces decyzyjny i dając szansę na rozpatrzenie zalet i wad danego rozwiązania. Jest to także forma kontrolowania tego, co aktualnie dzieje się w przedsiębiorstwie oraz stosunku pracowników do miejsca zatrudnienia. Największą zaletą jest jednak budowanie relacji z przełożonymi i współpracownikami, co w znacznym stopniu usprawnia funkcjonowanie firmy.

Najczęściej popełniane błędy

Pomimo wielu walorów, firmy bardzo często bagatelizują komunikację wewnętrzną i zapominają o korzyściach, płynących z jej zorganizowania. Trzeba więc zaznaczyć, że za wszelkie błędy popełniane na tej płaszczyźnie, odpowiedzialny jest właściciel przedsiębiorstwa.

1. Powierzchowna komunikacja

Najczęściej powielanym błędem okazuje się przekazywanie pracownikom znikomych informacji. Oznacza to, że przełożony kontaktuje się z zatrudnionymi, jednak jest to komunikacja wyłącznie jednostronna. Zazwyczaj polega ona na wydawaniu poleceń, często nawet bez bezpośredniego kontaktu z zespołem.

Taka sytuacja budzi nie tylko dyskomfort u pracowników, ale również powoduje liczne niedomówienia, co przekłada się na gorsze efekty pracy. Często takie zachowanie wpływa także na postrzeganie przełożonego przez zatrudnionych – po jakimś czasie zaczynają tracić do niego szacunek. Dobry menadżer powinien unikać takich sytuacji, komunikując wszystko wprost i pozostawiając czas na ewentualne pytania czy wnioski.

2. Brak środków przekazu

Kolejnym błędem popełnianym przez firmy jest brak odpowiednich narzędzi do przekazywania informacji pracownikom. W wielu przypadkach nie wystarcza już wywieszenie wiadomości na tablicy ogłoszeń, znajdującej się w siedzibie. Obecnie niezbędna staje się komunikacja elektroniczna, czyli firmowy komunikator bądź mail.

Przełożony powinien być w stałym kontakcie ze swoim zespołem, nadzorując jego działania i w każdej chwili wyrażając gotowość do udzielenia potrzebnych informacji. Dzięki internetowym rozwiązaniom jego obecność – choć wirtualna – może być stale odczuwalna.

3. Chaos i pośpiech

Pośpiech nie służy dobremu obiegowi informacji. Zazwyczaj wtedy rodzi się najwięcej błędów, które następnie są przekazywane kolejnym osobom. Taka sytuacja może być bardzo niebezpieczna i nieść ze sobą przykre konsekwencje, które będzie musiał ponieść przełożony. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest ustalenie stałego czasu, choćby w formie cotygodniowego, a nawet codziennego zebrania, kiedy to załatwiane będą bieżące sprawy firmowe.

Jeżeli przedsiębiorstwo nie ma możliwości organizowania spotkań, menadżer w ustalone dni przesyła niezbędne informacje za pomocą poczty elektronicznej. Ważne, aby tym czynnościom nie towarzyszył pośpiech, związany z naglącymi obowiązkami.

4. Brak interakcji z przełożonym

Każdy pracownik powinien mieć możliwość spotkania z przełożonym, na którym omówione zostaną wszelkie dręczące go kwestie. Brak takiej interakcji niekiedy skutkuje nierozwiązanymi problemami, czego następstwem może być negatywne nastawienie zespołu do szefa. Dlatego obowiązkiem przełożonego jest znalezienie czasu na rozmowę z zatrudnionymi.

5. Rozmowy przy współpracownikach

Niektóre kwestie, które trzeba omówić w firmie, są wyjątkowo delikatne – szczególnie gdy dotyczą błędów popełnianych przez konkretnego pracownika, czy problemów związanych z jego życiem osobistym. Takich tematów nie powinno się poruszać „na forum”, ponieważ może to negatywnie wpływać na samopoczucie zatrudnionego. Rozmowa powinna odbywać się w gabinecie przełożonego, za zamkniętymi drzwiami.

6. Nieprofesjonalne zachowanie

Nie da się ukryć, że niekiedy w firmach dochodzi do nerwowych sytuacji. Wówczas najczęściej popełnianym błędem jest nieprofesjonalne zachowanie. Zarówno pracodawca, jak i pracownik nie może dać się ponieść negatywnym emocjom. Zdenerwowanie może doprowadzić do krzyku, a nawet wulgaryzmów, co jest niedopuszczalne w miejscu pracy. Dlatego nie należy przekazywać komunikatów pod wpływem silnego wzburzenia.