Неправильно виставлений інвойс - що робити?

Під час ведення бізнесу іноді трапляється, що інвойс виставляється з неправильними даними. Причиною цього зазвичай є недогляд працівника або помилка у фінансово-бухгалтерській програмі, яка відповідає за введення інформації. Для підприємця така помилка може дуже дорого коштувати, тому варто знати, що робити в такій ситуації.

Чинне законодавство Польщі чітко передбачає, що у разі вчинення податкового правопорушення на компанію може бути накладено штраф. Штраф накладається у так званих "денних ставках", які застосовуються у розмірі від 10 до 720 злотих, при цьому денна ставка не може бути меншою за одну тридцяту мінімальної заробітної плати і не може перевищувати чотирьохсоткратного розміру мінімальної заробітної плати.

На практиці це означає, що за неправильне виставлення рахунку-фактури компанія може отримати штраф у розмірі до 180 денних ставок. У випадку виписки фальшивого рахунку-фактури - до 240 розмірів. Таким чином, чинне законодавство справедливо застерігає підприємців від вчинення фіскальних правопорушень. Однак бувають ситуації, коли неправильний рахунок виписується помилково. Що в такому випадку слід робити?

Як виправити неправильний інвойс?

Згідно із законодавством, помилково виписаний рахунок-фактуру можна виправити двома способами: за допомогою коригуючого рахунку-фактури та коригуючої накладної. Різниця між цими формами в основному стосується особи, уповноваженої виписувати відповідний документ.

Коригувальний рахунок-фактура

Виписати коригувальний інвойс може лише продавець. Ця можливість доступна, коли помилковий документ вже увійшов у правовий обіг - тобто був переданий покупцеві. Зазначені в Законі про ПДВ випадки, коли можна виписати коригувальний рахунок-фактуру, стосуються ситуацій, коли після того, як оригінальний рахунок-фактура був виписаний:

• було надано зниження ціни (знижку),
• платник податків отримав повернення товару та упаковки,
• покупцеві було повернуто всю або частину платежу,
• ціна була змінена на вищу,
• було виявлено помилку в ціні, ставці, сумі податку або будь-якому іншому пункті інвойсу.

При виставленні коригуючого рахунку-фактури важливе значення має форма, в якій він складається, оскільки вона повинна містити певні елементи, зазначені в Законі про ПДВ. Перш за все, важливою є назва документа, в якій обов'язково повинно бути слово "коригування" або "коригувальний рахунок". Також дуже важливими є дата виписки та номер рахунку-фактури.

Виправлений інвойс повинен відтворювати всі дані, які містилися в оригінальній формі, включаючи місце для виправлення. Документ також повинен містити причину внесених виправлень.

Примітка про виправлення

Покупець товарів або послуг також має право виправити помилки в інвойсі. Для цього створюється коригувальна записка. Її можна виписати тоді, коли помилка стосується:

• дата інвойсу,
• персональні дані продавця або покупця (включаючи помилки),
• ПДВ-номер обох платників податків,
• назва придбаних товарів/послуг,
• дата придбання/надання послуги.

Важливо, що будь-які зміни можуть бути внесені покупцем лише за умови, що особа, відповідальна за видачу оригіналу інвойсу, приймає виправлення. Правильно підготовлений документ повинен містити в назві словосполучення "коригувальна записка", а також мати окремий номер з конкретною датою видачі.

Крім того, примітка повинна містити персональні дані (включаючи номер платника ПДВ) як покупця, так і платника податків. Важливо вказати зміст, що підлягає виправленню, і представити в документі правильну інформацію.

Скасування виставленого рахунку-фактури

Функція рахунку-фактури полягає в документальному підтвердженні фактичного перебігу господарської події. Виписка такого документа передбачає не лише його складання та роздруківку, адже він набуває юридичної сили з моменту введення його в господарський обіг, тобто передачі покупцеві.

Перед тим, як зробити цей останній крок, бажано ретельно перевірити реквізити в документі, оскільки до моменту введення інвойсу в законний обіг підприємець має можливість скасувати помилкову квитанцію без жодних наслідків. Питання анулювання рахунків-фактур не регулюється Законом про ПДВ. Тим не менш, податкові органи дозволяють здійснювати таку дію, підкреслюючи, однак, що платник податків може скористатися цим привілеєм лише у виняткових ситуаціях та обставинах.

Анульований рахунок-фактуру слід зберігати в податковому обліку, зробивши відповідну відмітку, яка пояснює причину анулювання документа. Однак такий документ не слід вносити до загального обліку або відображати в податковій декларації з ПДВ. Важливо також, щоб оригінал і копія анульованого рахунку-фактури зберігалися в документації компанії.