Błędnie wystawiona faktura – co zrobić?

Podczas prowadzenia działalności gospodarczej dochodzi czasem do sytuacji, w której wystawiona zostaje faktura zawierająca błędne dane. Powodem tego jest zazwyczaj niedopatrzenie pracownika czy pomyłka programu finansowo-księgowego, odpowiedzialnego za wprowadzanie informacji. Dla przedsiębiorcy taki błąd może być bardzo kosztowny, dlatego warto wiedzieć, co należy zrobić w takiej sytuacji.

Obowiązujące w Polsce prawo jasno określa, że w przypadku popełnienia przestępstwa skarbowego, firma może zostać obciążona karą grzywny. Wymierza się ją w tak zwanych „stawkach dziennych”, obowiązujących w wymiarze od 10 do 720 zł, przy czym stawka dzienna nie może być niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia, jak również nie może przekraczać jej czterystu krotności.

W praktyce oznacza to, iż za błędne wystawienie faktury firma może otrzymać grzywnę w wysokości do 180 stawek dziennych. W przypadku wystawienia faktury niezgodnej z prawdą – osiąga ona nawet 240 stawek. Obowiązujące przepisy stanowią więc należytą przestrogę dla przedsiębiorców przed popełnianiem przestępstw skarbowych. Jednak zdarzają się sytuacje, w których błędna faktura zostaje wystawiona omyłkowo. Co wtedy należy zrobić?

Sprawdź Abonamenty dla firm

Prowadzisz firmę? Wysyłasz wiele paczek miesięcznie? Zaoszczędź na wysyłce z InPost! Różnorodność oferty sprawia, że jest to rozwiązanie zarówno dla małych, jak i dużych firm.

Poznaj pełną ofertę Abonamentów i podpisz umowę online.

W jaki sposób można poprawić błędną fakturę?

Według przepisów prawa błędnie wystawiona faktura może zostać poprawiona na dwa sposoby: za pomocą faktury korygującej i noty korygującej. Różnica między tymi formami dotyczy przede wszystkim osoby upoważnionej do wystawienia danego dokumentu. Dla przedsiębiorcy prowadzącego działalność, konto dla jednoosobowej działalności gospodarczej może znacznie ułatwić proces zarządzania finansami, w tym poprawianie błędnych faktur.

Faktura korygująca

Fakturę korygującą może wystawić wyłącznie sprzedawca. Opcja ta jest dostępna wtedy, gdy błędny dokument trafi już do obiegu prawnego – czyli zostanie przekazany w ręce nabywcy. Wskazane w ustawie o VAT przypadki, w których istnieje możliwość wystawienia faktury korygującej, dotyczą sytuacji, kiedy po wystawieniu faktury pierwotnej:

• udzielono obniżki ceny (rabat),
• podatnik otrzymał zwrot towarów i opakowań,
• nabywca otrzymał zwrot całości lub części zapłaty,
• zmieniono cenę na wyższą,
• odnotowano pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji w fakturze.

Podczas wystawiania faktury korygującej istotna staje się także forma jej przygotowania – musi ona bowiem zawierać konkretne elementy, określone w ustawie o VAT. Przede wszystkim ważne jest samo nazewnictwo dokumentu, w którym nie może zabraknąć wyrazu „korekta” lub „faktura korygująca”. Niezmiernie znaczące jest także podanie daty wystawienia oraz nadanie fakturze numeru.

W fakturze korygującej należy powielić wszelkie dane, które występowały w jej pierwotnej formie, z uwzględnieniem miejsca podlegającego korekcie. W dokumencie nie może zabraknąć także przyczyny nanoszonych poprawek.

Nota korygująca

Prawo do skorygowania błędów występujących na fakturze przysługuje także nabywcy towaru bądź usługi. W tym celu tworzona jest nota korygująca. Możliwość jej wystawienia zachodzi wtedy, gdy popełniony błąd dotyczy:

• daty wystawienia faktury,
• danych osobistych sprzedawcy lub nabywcy (z uwzględnieniem literówek),
• numeru NIP obu podatników,
• nazwy zakupionego towaru/usługi,
• daty dokonania zakupu/wykonania usługi.

Co istotne, wprowadzenie jakichkolwiek zmian przez nabywcę możliwe jest wyłącznie wtedy, gdy osoba odpowiedzialna za wystawienie pierwotnej faktury, zaakceptuje korektę. Dobrze przygotowany dokument musi w nazwie zawierać frazę „nota korygująca”, jak również posiadać odrębny numer z określoną datą wystawienia.

Co więcej, w nocie muszą znaleźć się także dane personalne (w tym numer NIP) zarówno nabywcy, jak i podatnika. Istotnym elementem jest wskazanie korygowanej treści oraz przedstawienie w dokumencie prawidłowych informacji.

Anulowanie wystawionej faktury

Funkcją faktury jest dokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzenia gospodarczego. Wystawienie takiego dokumentu nie wiąże się wyłącznie z jego sporządzeniem i wydrukowaniem – mocy prawnej nabiera on bowiem w momencie, w którym zostaje wprowadzony do obiegu prawnego, czyli przekazany do nabywcy.

Przed wykonaniem tego ostatecznego kroku warto dokładnie sprawdzić widniejące na dokumencie dane, gdyż do chwili wprowadzenia faktury do obiegu prawnego, przedsiębiorca ma jeszcze możliwość anulowania błędnego pokwitowania bez ponoszenia żadnych konsekwencji. Kwestia anulowania faktur nie jest normowana przez przepisy ustawy o VAT. Niemniej jednak organy podatkowe dopuszczają przeprowadzenie takiego działania, podkreślając jednak, iż podatnik może skorzystać z tego przywileju wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach i okolicznościach.

Anulowaną fakturę należy pozostawić w dokumentacji podatkowej, po wcześniejszym oznaczeniu jej odpowiednią adnotacją, w której zawarte zostanie wyjaśnienie, dlaczego dany dokument został anulowany. Takiego dokumentu nie należy jednak wprowadzać do ogólnej ewidencji ani wykazywać w deklaracji VAT. Istotne jest także, aby w firmowych papierach znalazł się zarówno oryginał, jak i kopia przedmiotowej faktury.