Обіг фінансових та бухгалтерських документів - як безпечно передавати їх клієнтам віддалено?

Обіг усієї документації, що містить важливу інформацію, включаючи фінансові та бухгалтерські документи, повинен бути повністю захищеним. Іноді це може здатися складним при роботі з клієнтами дистанційно. Однак існує ефективний метод для комфортної передачі важливих форм, які потребують підпису. Як ви оптимізуєте цей процес у своїй компанії?

Що таке фінансовий та бухгалтерський документообіг?

Перш ніж перейти до деталей доставки документів, варто почати з визначення фінансово-бухгалтерського документообігу. Під цим терміном розуміють весь процес від створення документів, їх перевірки та затвердження до оприбуткування та необхідного контролю.

Крім того, необхідно подбати про належне зберігання документів. Це необхідно для того, щоб зберегти їхню цілісність, доступність і відповідність чинному законодавству. Вони можуть бути зібрані на папері або в електронному вигляді. Аналогічна ситуація і з передачею їх іншим особам.

Як передавати бухгалтерські документи дистанційно?

Дистанційний обіг фінансових документів не є рідкістю в рамках договору між аудиторською фірмою та клієнтом. Для того, щоб безпечно передавати важливу фінансову інформацію, необхідно використовувати перевірену електронну пошту та зашифрований доступ.

Ви також можете завантажувати документи за допомогою спеціальних платформ або хмари. Бажано захистити онлайн-папки, наприклад, паролем або двофакторною автентифікацією, щоб їхній вміст не потрапив до небажаних одержувачів. Однак такі форми обслуговування застосовуються лише до електронних документів, які не потребують підтвердження особи.

Варто ознайомитися зі схемою обігу бухгалтерських документів через InPost. Ми допомагаємо компаніям передавати як документацію, що вимагає електронного підпису, так і фізичного підпису через кур'єра. Таким чином, відправка документів на підпис відбувається у безпечний спосіб. Як це працює?

Послуги SmartCourier - повністю безпечна доставка документів для підписання та підтвердження особи

Якщо ви бухгалтер і знайомі з інструкціями щодо обігу фінансових документів, ви знаєте, що деякі з них вимагають доставки з підтвердженням отримання адресатом. InPost пропонує послугу SmartCourier, за допомогою якої ви можете безпечно передати їх в електронному та паперовому вигляді.

В рамках послуги SmartCourier наші кваліфіковані кур'єри збирають у вас необхідні документи, а потім передають їх до сортувального відділення, звідки вони потрапляють до кур'єрів доставки, які зв'язуються з одержувачем, щоб домовитися про зручний час доставки.

Під час доставки фінансових та бухгалтерських документів кур'єр підтверджує особу одержувача на підставі узгодженого з вами документа, що посвідчує особу, та підписує з одержувачем документ, що підтверджує отримання доставки. Підтвердження про отримання потім надсилається вам, відправнику документів.

Якщо ваші процедури доставки документів не вимагають фізичного підпису, але ви хочете отримати підписане підтвердження про отримання, у нас є рішення для вас - eSmartCourier MIX. Під час доставки цього типу посилок кур'єр виконає всі перевірочні дії, але квитанція про доставку буде підписана електронним підписом. Документ буде захищений кваліфікованою печаткою і буде доступний для вас у спеціальному веб-додатку вже через кілька секунд.

Яку б форму доставки документів ви не обрали, ви отримуєте гарантію безпеки і завжди маєте офіційне підтвердження того, що вони дійшли до одержувача. Ви можете контролювати кожен етап їх доставки, відстежуючи статус вашого відправлення.

Доставка документів здійснюється з 8:00 до 20:00. Таким чином, ви даєте можливість адресатам самостійно домовитися з кур'єром про зручний час для отримання документів. Крім того, користування нашою послугою дає вам можливість подбати про клієнтів з усієї країни, а отже, про стійке зростання вашого бізнесу.

Деякі документи потрібно підписати та доставити особисто в руки, а з нами вони будуть швидко доставлені одержувачу - вам навіть не доведеться виходити з дому. SmartCourier - це сервіс, орієнтований виключно на компанії, тому ведення бізнесу має важливе значення. В рамках пропозиції ми пропонуємо спеціальні конверти для належного захисту документів, а також перевезення в коробках, щоб запобігти пошкодженню або втраті листів.

Зв'яжіться з нами вже сьогодні для ефективної та безпечної доставки документації клієнтам з будь-якого куточка Польщі! Дізнайся більше на https://inpost.pl/smartcourier-oferta .