Obieg dokumentów finansowo-księgowych – jak bezpiecznie przekazywać je klientom na odległość?

Obieg wszelkiej dokumentacji zawierającej ważne informacje, w tym dokumentów finansowo-księgowych, powinien być w pełni bezpieczny. Czasem może wydawać się to trudne podczas współpracy z klientami na odległość. Istnieje jednak skuteczna metoda na komfortowe przekazywanie ważnych druków wymagających podpisu. Jak usprawnić ten proces w firmie?

Na czym polega obieg dokumentów finansowo-księgowych?

Zanim poznasz szczegóły doręczeń dokumentacji, warto zacząć od definicji obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Nazwa ta odnosi się do całego procesu od momentu ich powstania, przez ich weryfikację i zatwierdzanie, aż po zaksięgowanie i niezbędne kontrole.

Poza tym trzeba zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentów. Ma to na celu zachowanie ich integralności, dostępności i zgodności z obowiązującymi przepisami. Można je zbierać w formie papierowej lub elektronicznej. Podobnie wygląda sytuacja w kwestii przekazywania ich innym osobom.

Jak przekazać dokumenty księgowe zdalnie?

Zdalny obieg dokumentów finansowych nierzadko bywa jednym z elementów umowy pomiędzy firmą księgową a klientem. Żeby przekazywać ważne informacje dotyczące finansów w bezpieczny sposób, trzeba korzystać ze sprawdzonej poczty elektronicznej i szyfrowanego dostępu.

Można też przesyłać dokumenty za pomocą specjalnych platform lub chmury. Warto zabezpieczać foldery online, np. hasłami czy uwierzytelnianiem dwuskładnikowym, aby ich zawartość nie przedostała się do niepożądanych odbiorców. Tego rodzaju formy doręczeń dotyczą jednak tylko takich e-dokumentów, które nie wymagają potwierdzania tożsamości.

Warto zapoznać się ze schematem obiegu dokumentów księgowych za pomocą InPost. Pomagamy firmom w przekazywaniu za pośrednictwem kuriera zarówno dokumentacji wymagającej podpisu elektronicznego, jak i fizycznego. Dzięki temu, wysyłka dokumentów do podpisu odbywa się w bezpieczny sposób. Jak to działa?

Wypróbuj usługę SmartCourier

Dokumenty? Wysyłaj je szybko i bezpiecznie z InPost!

Dołącz do grona tysięcy zadowolonych Klientów i włącz usługę SmartCourier - od InPost dla Twojej firmy.

​​​​​​​Usługi SmartCourier – w pełni bezpieczne doręczenie dokumentów do podpisu i z potwierdzeniem tożsamości

Jeśli prowadzisz księgowość i znasz instrukcję obiegu dokumentów finansowych, wiesz, że niektóre z nich wymagają doręczenia z potwierdzeniem odbioru przez adresata. W InPost oferujemy usługę SmartCourier, dzięki której bezpiecznie przekażesz je w formie elektronicznej i papierowej.

W ramach usługi SmartCourier nasi wykwalifikowani kurierzy odbierają od Ciebie niezbędne dokumenty, a następnie przekazują ją do sortowni z której trafi ona do Kurierów doręczających, którzy kontaktują się z odbiorcą w celu uzgodnienia odpowiedniej godziny doręczenia.

Podczas dostarczania dokumentów finansowo-księgowych kurier potwierdzeni tożsamość odbiorcy  na podstawie ustalonego z Tobą dokumentu tożsamości oraz  podpisze z odbiorcą dokument potwierdzający odbiór przesyłki. Następnie potwierdzenie odbioru trafia do Ciebie, czyli nadawcy dokumentów.

Jeśli Twoje procedury doręczenia dokumentów nie wymagają fizycznego podpisu, ale zależy Ci na podpisanym potwierdzeniu odbioru, mamy dla Ciebie rozwiązanie którym jest eSmartCourier MIX. Podczas doręczenia tego typu przesyłki, Kurier dokona wszystkich czynności weryfikacyjnych, jednak potwierdzenie odbioru przesyłki zostanie podpisane w formie elektronicznej. Dokument zostanie zabezpieczony pieczęcią kwalifikowaną i już po kilku sekundach będzie dla Ciebie dostępny w dedykowanej aplikacji webowej.

Niezależnie od wybranej formy dostaw dokumentów, zyskujesz gwarancję bezpieczeństwa i zawsze formalne potwierdzenie tego, że dotarły one do odbiorcy. Możesz czuwać nad każdym etapem doręczenia ich poprzez śledzenie statusu przesyłki.

Doręczanie dokumentów odbywa się w godzinach od 8:00 do 20:00. Pozwalasz zatem adresatom ustalić z kurierem dogodny czas, by mogli je odebrać. Poza tym, korzystanie z naszej usługi daje Ci szansę, aby zadbać o klientów z całego kraju, a za tym idzie prężny rozwój Twojej działalności.

Niektóre dokumenty muszą zostać podpisane i doręczone do rąk własnych, a dzięki nam szybko trafią one do odbiorcy – Ty nie musisz w ogóle wychodzić z domu. SmartCourier to usługa skierowana jedynie dla firm, więc prowadzenie działalności jest niezbędne. W ramach oferty proponujemy specjalne koperty do odpowiedniego zabezpieczania dokumentów, a także transport w skrzyniach zapobiegających zniszczeniom i gubieniu pism.

Skontaktuj się z nami już dziś, by sprawnie i bezpiecznie doręczyć dokumentację do klientów z każdego zakątka Polski! Dowiedz się więcej na https://inpost.pl/smartcourier-oferta.