Wysyłka dokumentów kurierem – wszystko, co musisz wiedzieć

Nie zawsze istnieje możliwość dostarczenia ważnego pisma do rąk własnych. Dlatego z pomocą przychodzi wysyłka dokumentów kurierem. Mimo małego rozmiaru, tego typu przesyłka ma dużą wartość. Zazwyczaj znajdują się w niej dane osobowe i inne poufne informacje – to właśnie dlatego wysłanie jej kurierem musi być szybkie, profesjonalne i z zachowaniem zasad poufności. Co trzeba wiedzieć o wysyłaniu dokumentów kurierem?

Contents

1. Jak wygląda wysyłka dokumentów kurierem? Poznaj usługę dla firm
2. ​​​​​​​Wysyłka dokumentów kurierem – jak je zabezpieczyć?
3. Wysyłka dokumentów kurierem – ile kosztuje?
4. Wysyłaj dokumenty kurierem ze SmartCourier – zalety usługi dla firm
5. Jak przebiega proces wysyłki dokumentów kurierem przez SmartCourier?

 

Jak wygląda wysyłka dokumentów kurierem? Poznaj usługę dla firm

Z pomocą przychodzi usługa dla firm SmartCourier, czyli doręczanie dokumentów poufnych czy też wymagających podpisu. List z dokumentami do podpisu możesz przekazać bezpośrednio kurierowi.

Jak to wygląda w praktyce? Za pośrednictwem kuriera wyślesz dokumenty konieczne do podpisania przez adresata. Wykwalifikowany kurier InPost spotyka się z odbiorcą we wcześniej ustalonym terminie, weryfikuje jego tożsamość oraz prosi o złożenie podpisu na wysłanym przez Ciebie dokumencie.

Co ważne, jedna przesyłka może być kierowana do maksymalnie trzech odbiorców; pamiętaj jednak że wszyscy muszą być obecni podczas spotkania z kurierem. Podpisane dokumenty wraz z potwierdzeniem przeprowadzenia weryfikacji tożsamości są odsyłane do Ciebie. Całość pakowana jest przez kuriera w bezpieczną kopertę zwrotną.

Korzystając z usługi SmartCourier, wyślesz, np. faktury, umowy i inne poufne dokumenty.

Wypróbuj usługę SmartCourier

Dokumenty? Wysyłaj je szybko i bezpiecznie z InPost!

Dołącz do grona tysięcy zadowolonych Klientów i włącz usługę SmartCourier - od InPost dla Twojej firmy.

​​​​​​​Wysyłka dokumentów kurierem – jak je zabezpieczyć?

Staranne zapakowanie paczki leży po stronie nadawcy. Przewoźnicy nie odpowiadają za ewentualne uszkodzenia powstałe w wyniku nieprawidłowego zabezpieczenia przesyłki. Nie wszyscy z nich podejmują się także wysyłki dokumentów, dlatego warto mieć sprawdzonego dostawcę, który bezproblemowo doręczy poufne materiały.

W ramach usługi SmartCourier z InPost i wysyłki dokumentów do podpisu, obowiązuje konieczność pakowania dokumentów w bezpieczne koperty, które zapewniamy w ramach realizowania usługi. Bezpieczna koperta Smart Courier to dwukomorowy foliopak zabezpieczony paskiem taśmy samowulkanizującej. Co to dla Ciebie oznacza?

Podczas doręczenia, Kurier otwiera tylko część foliopaku w której znajduje się dokument do podpisu i zwrotu; część ciemna, przeznaczona dla odbiorcy, pozostaje nietknięta, a Ty dzięki temu masz pewność że poufność dokumentów została zachowana.

Wysyłka dokumentów kurierem – ile kosztuje?

Wysyłka dokumentów kurierem w ramach usługi SmartCourier podlega indywidualnym ustaleniom, ponieważ zależy od zapotrzebowania przedsiębiorstwa na liczbę paczek, dodatkowych usług czy częstotliwości odbiorów.

Wysyłaj dokumenty kurierem ze SmartCourier – zalety usługi dla firm

Nadanie dokumentów kurierem w ramach SmartCourier niesie wiele zalet dla wysyłającego. Przede wszystkim usługa jest bardzo przystępna i prosta w obsłudze. Wszystkie formalności związane z nadaniem przesyłki można zrealizować online, a jeśli chcesz oszczędzić jeszcze więcej czasu, możemy przejąć od Ciebie wydruk i zapakowanie dokumentów do wysyłki.

Dysponujemy specjalnymi skrzyniami, które chronią przesyłki przed zgubieniem czy uszkodzeniem podczas transportu. Dodatkowo, wszyscy nasi kurierzy przechodzą odpowiednie szkolenia i wykazują się umiejętnościami niezbędnymi do doręczeń dokumentów. Dzięki temu zyskujesz pewność bezpiecznej i terminowej przesyłki.

Oferowanie klientom możliwości podpisywania dokumentów na odległość zwiększa szanse na ich zainteresowanie usługami Twojej firmy. Trafisz w ten sposób do szerszego grona odbiorców, którzy niekoniecznie mogą podpisać umowę np. w placówce przedsiębiorstwa, a chętnie zrobią to bez wychodzenia z domu.

Doręczanie dokumentów w ramach SmartCourier to gwarancja dyskrecji. Kurier nie ma do nich dostępu w trasie, lecz dopiero przy adresacie. Nie musisz się obawiać, że niepożądane osoby trzecie będą mogły przeczytać czy przejrzeć nadawane dokumenty. Poza tym, możesz śledzić cały proces transportu przesyłki za pomocą specjalnego systemu.

Ponadto, zyskujesz opcję wygenerowania raportu wszystkich nadawanych przesyłek. Otrzymujesz dostęp do specjalnego systemu, który pozwala śledzić i nadawać wszelkie paczki. Jeśli chcesz, bezpłatnie zintegrujemy Twój system informatyczny z naszymi, aby maksymalnie uprościć wszystkie procesy wysyłki.

Jak przebiega proces wysyłki dokumentów kurierem przez SmartCourier?

Przesyłanie dokumentów kurierem w ramach SmartCourier zaczyna się od podpisania umowy pomiędzy firmą a InPost. Następnie ustala się dogodne terminy odbiorów paczek i pożądaną liczbę realizowanych przesyłek. Nadawca przygotowuje przesyłki, po czym przekazuje je kurierowi.

Każda przesyłka podlega procesom sortowania, a następnie trafia do oddziału doręczającego. W dalszym etapie kurier ustala telefonicznie dogodny termin doręczenia z odbiorcą – te odbywają się codziennie w godzinach 8:00–20:00. Po  podpisaniu dokumentów przesyłka zostaje zwrócona, maksymalnie w ciągu 24 godzin, do placówki nadawczej.

SmartCourier to nie tylko bezpieczne wysyłanie dokumentów, ale również indywidualne podejście do każdej realizacji. Odbiorca ma wpływ na godzinę doręczenia, a nadawca może nieustannie śledzić, na jakim etapie znajduje się przesyłka.

Poza podstawową ofertą doręczenia fizycznych dokumentów – SmartCourier, realizujemy również usługę eSmartCourier (przesyłkę elektroniczną) i usługę eSmart MIX (przesyłkę mieszaną, czyli dokumenty w wersji elektronicznej w komplecie z fizyczną paczką). Skontaktuj się z nami, by wybrać ofertę najlepiej dopasowaną do Twojego biznesu: https://inpost.pl/smartcourier-oferta.

SmartCourier to opcja dla wszystkich firm, które do zawarcia umów z klientami potrzebują odręcznego podpisu. W ramach eSmartCourier dokumenty podpisuje się elektronicznie na tablecie wykwalifikowanego kuriera. Podpisana dokumentacja  pojawia się natychmiast w systemie nadawcy.

Z usługi Smart Courier  możesz skorzystać w wersji abonamentowej. Istnieje także opcja wakacji od abonamentu, która przydaje się np. w czasie zawieszenia działalności z powodu urlopu. Zapraszamy do kontaktu!