Облік продажів без касового апарату - як це зробити?

Видача рахунку-фактури або квитанції є обов'язком кожного продавця. Однак існують ситуації, в яких ми можемо документувати продажі без фіскального касового апарату. У таких випадках ми повинні виконати законодавчі умови, які звільняють нас від цього обов'язку, наприклад, не перевищувати певний ліміт обороту або приймати оплату за товари тільки за безготівковим розрахунком. Тож як вести облік продажів без фіскального касового апарату?

Продаж фізичним особам без касового апарату - що з документацією?

Коли ми ведемо бізнес, ми хочемо максимально оптимізувати всі завдання та дії, щоб спростити роботу. Необхідність використання касового апарату часто створює додатковий тягар - особливо в електронна комерція . Галузь електронної комерції суттєво відрізняється від традиційних форм стаціонарної торгівлі, де клієнт отримує чек одразу після здійснення покупки. На щастя, у багатьох випадках ми можемо скористатися звільненням від обов'язку мати фіскальний касовий апарат - чи то через ліміт обороту (20 000 злотих на рік), чи то через суб'єктне звільнення (не потрібно видавати квитанції та рахунки-фактури). Однак, як бути з обліком роздрібних продажів? Як їх вести, щоб не порушити закон? Відсутність фіскального касового апарату, безумовно, не асоціюється зі свободою від ведення необхідної документації. Підприємства, які звільнені від сплати ПДВ і видають чеки, мають право вибору одного з двох способів документування:

• щоденна видача та розміщення внутрішньої квитанції у Книзі обліку доходів та витрат - у цьому випадку компанія зазвичай веде власну бухгалтерію, де наприкінці кожного дня готує вищезгадану внутрішню квитанцію із зазначенням величини виручки за день. Записи вносяться до книги обліку доходів і витрат;
• Ведення обліку продажів і щомісячне внесення доходів до реєстру прибутків і збитків - тут, у свою чергу, ми доручаємо ведення бухгалтерського обліку бухгалтерській фірмі. Всі продажі самозайнятим особам та фермерам на фіксованій ставці повинні бути зафіксовані. Наприкінці місяця вони вносяться до реєстру прибутків і збитків.

Немає касового апарату - що має бути в документації?

Готуючи документацію, слід пам'ятати про всі важливі елементи - без них не обійтися, якщо ви не хочете наражати себе на додаткові проблеми. Тому записи про продажі повинні включати:

• наступний випуск,
• дата продажу,
• дані покупця,
• валова вартість,
• підсумок вартості виручки за день,
• диференціація податкових ставок (для активних платників ПДВ).

Зверніть увагу: кожен підприємець зобов'язаний вести книгу обліку продажів і нумерувати сторінки. Це включає в себе як роздруківку вже пронумерованих сторінок, так і нумерацію від руки, а потім скріплення всіх разом. Підприємства не зобов'язані подавати звітність до податкової інспекції, але у випадку перевірки чиновники мають право перевірити своєчасність ведення обліку.

Підтвердження продажу без касового апарату - що ми видаємо покупцям?

Оскільки ми не видаємо квитанцій, чи повинні клієнти отримувати від нас якесь інше підтвердження покупки? Це можливо, але щоб відповісти на це питання, нам потрібно розглянути аж три різні ситуації:

• споживач вимагає документ, що підтверджує покупку, негайно або через певний час - якщо ми не зареєстровані як платники ПДВ, клієнти можуть попросити у нас квитанцію або рахунок-фактуру. Тоді ми зобов'язані задовольнити таку вимогу і надати доказ купівлі конкретного товару;
• покупець не вимагав жодного документа - коли споживач сам не вимагає квитанції, ми нічого йому не даємо. Це буде наш обов'язок - внести транзакцію у відповідні записи;
• компанія сама виставляє покупцям рахунки-фактури з ПДВ - хоча не обов'язково видавати підтвердження покупки (за винятком випадків, коли клієнт просить про це), ми можемо надати клієнтам документ, що підтверджує транзакцію - нормативно-правові акти не забороняють цього, і багато підприємств обирають виставляти рахунки-фактури, які генеруються автоматично.

Продаж без касового апарату у платника ПДВ - як це документується?

Компанії, які є активними платниками ПДВ і здійснюють необліковану торгівлю, мають значно спрощене завдання. Це пов'язано з тим, що їм не потрібно вести окремий реєстр, який використовується лише для реєстрації продажів. Операції реєструються в реєстрі продажів з ПДВ, з якого значення переносяться до реєстру прибутків і збитків.

Відсутність фіскального касового апарату та записів про продажі - підсумок

Як бачите, реєструвати продажі без касового апарату зовсім не складно, і це не повинно заважати нам відмовлятися від чеків, коли ми дотримуємося певних умов. Все, що вам потрібно зробити, це вибрати один із способів документування і переконатися, що проводки відбуваються регулярно. Складаючи протокол продажу без касового апарату, не забудьте включити в нього всі необхідні елементи - тільки тоді документ буде правильно побудований і ми не будемо турбуватися про можливу перевірку чиновника. При здійсненні роздрібних продажів без фіскального касового апарату ми не зобов'язані надавати покупцям чек про покупку - якщо тільки вони самі не попросять про це.