Ewidencja sprzedaży bez kasy fiskalnej – jak to zrobić?

Wystawienie faktury lub wydanie paragonu to obowiązek każdego sprzedawcy. Istnieją jednak sytuacje, w których możemy dokumentować sprzedaż bez kasy fiskalnej. Musimy wówczas spełniać warunki prawne zwalniające nas z tego obowiązku, np. nie przekraczać określonego limitu obrotu lub przyjmować zapłatę za towar wyłącznie przelewem. Jak zatem prowadzić ewidencję sprzedaży bez kasy fiskalnej? 

Sprzedaż dla osób fizycznych bez kasy fiskalnej – co z dokumentacją?

Kiedy prowadzimy działalność, chcemy jak najlepiej zoptymalizować wszystkie zadania i czynności, żeby usprawnić pracę. Konieczność używania kasy fiskalnej nierzadko generuje dodatkowe obciążenia – szczególnie w handlu internetowym. Branża e-commerce znacząco różni się od tradycyjnych form sprzedaży stacjonarnej, gdzie klient od razu po dokonaniu zakupu otrzymuje paragon. Na szczęście w wielu przypadkach jesteśmy w stanie skorzystać z odstąpienia od obowiązku posiadania kasy fiskalnej – czy to ze względu na limit obrotów (20 000 zł rocznie), czy też zwolnienie przedmiotowe (nie trzeba wystawiać rachunków i faktur). Co jednak z ewidencją sprzedaży detalicznej? Jak powinniśmy ją prowadzić, żeby nie złamać prawa? Brak kasy fiskalnej z całą pewnością nie wiąże się z uwolnieniem od koniecznej dokumentacji. Firmy korzystające zw zwolnienia z VAT i wydawania paragonów mają do wyboru jeden z dwóch sposobów dokumentowania:

• codzienne wystawianie i księgowanie  dowodu wewnętrznego w KPiR – w tym przypadku przedsiębiorstwo najczęściej samodzielnie prowadzi swoją księgowość, gdzie na koniec każdego dnia sporządza wspomniany dowód wewnętrzny ze wskazaniem wartości przychodów za dany dzień. Zapisy są dokonywane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów;
• prowadzenie ewidencji sprzedaży i comiesięczne księgowanie przychodów w KPiR – tu  z kolei zlecamy prowadzenie księgowości do biura rachunkowego. W ewidencji musi zostać ujęta każda sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych. Na koniec miesiąca zostaje ona zaksięgowana w KPiR.

Brak kasy fiskalnej – co powinna zawierać ewidencja?

Przygotowując dokumentację, powinniśmy pamiętać o wszystkich ważnych elementach – nie można się bez nich obejść, jeśli nie chcemy narazić się na dodatkowe problemy. Ewidencja sprzedaży powinna zatem zawierać:

• kolejny numer,
• datę sprzedaży,
• dane dotyczące nabywcy,
• wartość brutto,
• podsumowanie wartości przychodu z danego dnia,
• rozróżnienie na stawki podatkowe (w przypadku czynnych podatników VAT).

Uwaga: każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do zbroszurowania ewidencji sprzedaży i ponumerowania jej stron. Wchodzi w grę zarówno wydruk z już ponumerowanymi kartami, jak i numeracja ręczna, a następnie zszycie wszystkiego razem. Firmy nie muszą zgłaszać ewidencji do urzędu skarbowego, ale w przypadku kontroli, urzędnicy mają prawo skontrolować terminowość prowadzenia dokumentacji.​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

Dowód sprzedaży bez kasy fiskalnej – co wydajemy kupującym?

Skoro nie wydajemy paragonów, czy klienci powinni od nas dostawać jakiś inny dowód zakupu? Jest to możliwe, ale żeby odpowiedzieć na to pytanie musimy rozpatrzeć aż trzy różne sytuacje:

• konsument żąda otrzymania dokumentu potwierdzającego zakup od razu lub po upływie czasu – jeśli nie jesteśmy zarejestrowani jako płatnik VAT, klienci mogą poprosić nas o rachunek lub fakturę. Wówczas mamy obowiązek przychylić się do takiej prośby i sporządzić dowód zakupu konkretnych towarów;
• kupujący nie zażądał żadnego dokumentu – gdy konsument sam nie zgłosi się z prośbą o rachunek, niczego mu nie dajemy. Naszym obowiązkiem będzie wpisanie transakcji do odpowiedniej ewidencji;
• firma sama z siebie wystawia kupującym faktury VAT – mimo braku konieczności wydawania dowodu zakupu (poza sytuacją, gdy klient go zażąda), możemy dawać klientom dokument potwierdzający dokonanie transakcji – przepisy nie zabraniają tego robić i wielu przedsiębiorców decyduje się wystawiać faktury, które generuje się automatycznie.

Sprzedaż bez kasy fiskalnej u podatnika VAT – jak wygląda dokumentowanie?

Firmy będące czynnymi podatnikami VAT prowadzące handel bezrachunkowy, mają znacznie uproszczone zadanie. Nie muszą bowiem prowadzić osobnej ewidencji służącej wyłącznie do rejestrowania sprzedaży. Transakcje zapisujemy w rejestrze sprzedaży VAT, z którego wartości przepisuje się do KPiR.

Brak kasy fiskalnej a ewidencja sprzedaży – podsumowanie

Jak widać, ewidencja sprzedaży bez kasy fiskalnej wcale nie jest taka trudna i nie powinna powstrzymywać nas od rezygnacji z wystawiania paragonów, kiedy spełniamy określone warunki. Wystarczy wybrać jeden ze sposobów dokumentowania i pilnować, żeby księgowanie odbywało się regularnie. W trakcie przygotowywania ewidencji sprzedaży bez kasy fiskalnej nie wolno zapominać o zawarciu wszystkich wymaganych elementów – tylko wówczas dokument będzie prawidłowo skonstruowany i nie będziemy martwić się ewentualną kontrolą urzędnika. Prowadząc sprzedaż detaliczną bez kasy fiskalnej, nie mamy obowiązku dostarczać klientom dowodu zakupu – chyba że sami go zażądają.