Пояснювальна записка - що вона не виправить?

Виставлення рахунків-фактур та ведення обліку є щоденною справою для кожного підприємця. Це необхідно для того, щоб компанія функціонувала належним чином - відповідно до закону та чинних нормативних актів. Але що робити, якщо в інвойсі виявлено помилку? Чи стає він тоді недійсним? Як діяти в такій ситуації? Поговоримо про розрахунок коригування, який може виписати покупець. Коли це корисно?

Примітка про виправлення - що це таке?

Так звана паперова робота не асоціюється з чимось приємним. Ми годинами сидимо перед стосом документів або за комп'ютером і намагаємося правильно оформити всі необхідні листи. Ведення бізнесу - це більше, ніж просто взаємодія з підрядниками, збільшення продажів і проведення рекламних та маркетингових заходів. Найм хорошого і професійного бухгалтера іноді виявляється найкращою інвестицією в бізнес. Тим не менш, ми ніколи не можемо бути на сто відсотків застраховані від помилок і дрібних похибок.

Кредит-нота - це документ, який використовується для виправлення помилок в інвойсах - він виписується одержувачем і не підлягає бухгалтерському обліку. Тому можна з упевненістю сказати, що кредит-нота - це один із способів виправити інвойс, який був складений раніше, і в якому не все правильно. Таке рішення, безумовно, буде корисним у кожній компанії.

Примітка про виправлення - що вона повинна містити?

Якщо в інвойсі сталася помилка і ми просимо покупця товарів або послуг підготувати виправну записку, ми повинні переконатися, що вона містить такі елементи:

• чітко позначені: "Поправка";
• порядковий номер разом з датою видачі документа;
• назву емітента векселя та емітента інвойсу, що потребує виправлення, разом з їхніми адресами та номерами ПДВ;
• дані, включені до зміненого інвойсу, такі як: дата видачі, номер інвойсу, сторони транзакції, кількість товарів та їх найменування;
• відображення змісту виправленої інформації з правильним, коректним змістом.

Що можна виправити коригувальною запискою?

Виписка покупцем кредит-ноти швидко вирішує проблему помилок, виявлених у підготовленому рахунку-фактурі. Однак у багатьох підприємців виникають різні сумніви і питання: чи можна змінити номер рахунку-фактури за допомогою коригуючої накладної? Яку саме інформацію можна виправляти відповідно до нормативних документів? Виявляється, такий вид документа слід складати, коли помилка стосується описових елементів інвойсу, до яких відносяться:

• неправильно вказана адреса: покупця або продавця;
• помилка в номері ПДВ;
• неправильно вказана дата платежу, продажу або інкасації;
• неправильне маркування товару чи послуги;
• помилка в назві товару.

Зверніть увагу, що коригувальну накладну не можна використовувати для виправлення повних даних. Якщо вам потрібно змінити більшу частину інформації в документі, в цій ситуації вам слід скласти коригувальний інвойс.

Примітка про виправлення - чи потрібне затвердження?

Ми вже знаємо, що можна виправити коригувальною запискою. Однак залишається питання прийняття складеного документа. Чи потрібне воно нам? Виявляється, що так, як випливає з пункту 2 статті 106к Закону про ПДВ - покупець повинен отримати акцепт виписаного розрахунку коригування. На жаль, нормативно-правові акти не передбачили конкретного способу його складання - втім, це означає свободу дій. Багато підприємців просто підписують копію виписаного розрахунку коригування. Деякі надсилають покупцеві електронного листа, в якому повідомляють, що приймають документ.

Що можна змінити коригувальною запискою - коли складати коригувальний інвойс замість записки?

Вище ми вже згадували, що якщо в оригінальному інвойсі є численні помилки, недостатньо написати виправну записку - потрібно підготувати коригувальний інвойс. Про це варто пам'ятати, щоб уникнути подальших помилок, які можуть перетворитися на справжню халепу. Які помилки не піддаються виправленню виправною запискою і вимагають спеціального інвойсу? Нижче наведено повний перелік:

• одиниці виміру та кількість поставленої продукції або наданих послуг;
• повернення товару або оплати - навіть лише частково;
• знижки та повернення після виставлення оригінального інвойсу;
• будь-які розрахункові помилки, наприклад, помилка в обчисленні ставки ПДВ, зазначення неправильної вартості товару або послуги.
• Коригувальна примітка також не застосовується, коли ми хочемо виправити загальну суму дебіторської заборгованості, чисту вартість продажу або ціну за одиницю товару. Як бачите, коригувальна примітка корисна лише тоді, коли вам потрібно внести незначні виправлення, які не мають нічого спільного з ключовою інформацією, наприклад, податковими ставками або іншими сумами. Іноді торговці роблять помилки не лише в окремих позиціях. Нерідко помиляються в реквізитах та адресі підприємства. У таких випадках нотатка не має сенсу, і необхідно скласти коригувальний рахунок-фактуру.