Nota korygująca – czego nie naprawi?

Codziennością każdego przedsiębiorcy jest wystawianie faktur i konieczność prowadzenia dokumentacji. Jest to niezbędne aby firma funkcjonowała jak należy – zgodnie z prawem i obowiązującymi przepisami. Co jednak jeżeli wykryje się błąd na fakturze? Czy wówczas staje się ona nieważna? Jak sobie poradzić z takim problemem? Porozmawiajmy o nocie korygującej, która może zostać wystawiona przez nabywcę. Kiedy się przydaje?

Nota korygująca – czym jest?

Tak zwana papierkowa robota nie kojarzy się z niczym przyjemnym. Spędzamy godziny przed stosem dokumentów lub przy komputerze i staramy się odpowiednio przygotować wszystkie potrzebne pisma. Prowadzenie biznesu to coś więcej niż podejmowanie współpracy z kontrahentami, zwiększanie sprzedaży i prowadzenie działań reklamowo-marketingowych. Zatrudnienie dobrej i profesjonalnej księgowej czasem okazuje się najlepszą biznesową inwestycją. Mimo to nigdy w stu procentach nie uchronimy się przed pomyłkami i drobnymi błędami.

Nota korygująca jest dokumentem stosowanym w celu naprawienia nieprawidłowości powstałych przy wypełnianiu faktur – wystawia ją odbiorca i nie podlega ona księgowaniu. Można więc śmiało stwierdzić, że nota korygująca to jeden ze sposobów poprawienia wcześniej sporządzonej faktury, w której nie wszystko się zgadza. Takie rozwiązanie z pewnością przyda się w każdej firmie.

Nota korygująca – co powinna zawierać?

Kiedy na fakturze wystąpił błąd i zwracamy się do nabywcy towarów bądź usług o przygotowanie noty korygującej, powinniśmy dopilnować, żeby zawierała następujące elementy:

• wyraźne oznaczenie: „Nota korygująca”;
• kolejny numer wraz z datą wystawienia dokumentu;
• imię, nazwisko lub nazwa wystawcy noty oraz wystawcy faktury wymagającej korekty wraz z adresami i numerami NIP;
• dane umieszczone w poprawianej fakturze, takie jak: data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, ilość towarów i ich nazwy;
• ukazanie treści korygowanej informacji wraz z podaniem właściwej, prawidłowej treści.

Co można skorygować notą korygującą?

Wystawienie przez nabywcę noty korygującej szybko rozwiąże problem błędów wykrytych na przygotowanej fakturze. Wielu przedsiębiorców ma jednak różne wątpliwości i zadaje sobie rozmaite pytania: czy notą korygującą można zmienić numer faktury? Jakie dokładnie informacje mamy możliwość skorygować zgodnie z przepisami? Okazuje się, że tego rodzaju dokument powinien zostać sporządzony, gdy błąd dotyczy elementów opisowych faktury, do których należą:

• niewłaściwie wpisany adres: nabywcy lub sprzedawcy;
• błąd w numerze NIP;
• źle podana data terminu płatności, sprzedaży lub odbioru;
• nieprawidłowe oznaczenie produktu bądź usługi;
• pomyłka w nazwie towaru.

Uwaga: notą korygującą nie można poprawiać pełnych danych. Jeśli potrzebujemy zmienić większość informacji znajdujących się na dokumencie, w takiej sytuacji należy sporządzić fakturę korygującą.

Nota korygująca – czy wymagana jest akceptacja?

Wiemy już, co można poprawić notą korygującą. Jednak zostaje jeszcze kwestia akceptacji sporządzonego dokumentu. Czy jej potrzebujemy? Okazuje się, że tak, jak wynika z artykułu 106k ust. 2 ustawy o VAT – nabywca powinien otrzymać akceptację wystawionej noty korygującej. Niestety przepisy nie uwzględniły konkretnego sposobu jej przygotowania – oznacza to jednak dowolność. Wielu przedsiębiorców podpisuje po prostu kopię wystawionej noty korygującej. Niektórzy wysyłają e-mail z informacją do nabywcy, że akceptują dokument.

Co można zmienić notą korygującą – kiedy sporządzić fakturę korygującą zamiast noty?

Powyżej wspominaliśmy, że w przypadku licznych błędów na pierwotnej fakturze nie wystarczy napisać noty korygującej – musimy przygotować fakturę korygującą. Warto o tym pamiętać w celu uniknięcia popełnienia dalszych nieprawidłowości, które mogą przerodzić się w nie lada zamieszanie. Jakie uchybienia nie nadają się do naprawienia notą korygującą i wymagają specjalnej faktury? Poniżej prezentujemy pełną listę:

• jednostki miary i ilości dostarczanych produktów bądź realizowanych usług;
• zwrot towaru lub zapłaty – nawet tylko częściowy;
• rabaty i obniżki po wystawieniu pierwotnej faktury;
• wszelkie błędy rachunkowe, np. popełnienie błędu w naliczeniu stawki VAT, podanie nieprawidłowej wartości towaru lub usługi.
• Nota korygująca nie znajdzie też zastosowania, gdy chcemy poprawić kwotę należności ogółem, wartości sprzedaży netto, czy ceny jednostkowe artykułów. Jak widać, nota korygująca przydaje się tylko w razie konieczności drobnych korekt, które nie mają nic wspólnego z kluczowymi informacjami związanymi, chociażby ze stawkami podatku albo innymi kwotami. Czasem przedsiębiorcy nie popełniają błędów wyłącznie w pojedynczych pozycjach. Nierzadko zdarzają się sytuacje, kiedy dane podmiotu wraz z adresem nie są prawidłowe. Wówczas nota na nic się nie zda i musimy sporządzić fakturę korygującą.