Складські документи - види та обіг. Що варто знати про них?

Складська документація є невід'ємною частиною правильного та ефективного управління товарами на будь-якому складі. Ведення складського обліку є обов'язковим для товариств і товариств з обмеженою відповідальністю. Це дає можливість постійно контролювати ресурси та оптимізувати все виробництво. Як заповнювати складські документи і які вони бувають?

Що таке складські документи?

Складські документи - це всі записи, пов'язані з роботою складу, в паперовій або електронній формі, які слугують для надання інформації про рух товарів і матеріалів у даній компанії. Правила документування внутрішніх і зовнішніх складських переміщень викладені в Законі про бухгалтерський облік від 29 вересня 1994 року. Завдяки конкретним документам, серед іншого, відомо, які товари є на складі, скільки їх було видано, отримано або вони змінили своє місцезнаходження на інший склад.

Сьогодні багато компаній використовують спеціальні системи, які дозволяють здійснювати постійний моніторинг рівня запасів. За допомогою програми працівники можуть виписувати складські документи, рахунки-фактури та товарні накладні. Таке рішення дозволяє ефективно управляти складом і його ресурсами, оптимізувати роботу в підрозділі та підтримувати порядок.

Розбивка складських документів

Відповідно до напрямку руху товару можна виділити два типи складських документів: вхідні та вихідні складські документи. Вхідні документи стосуються всіх товарів, що надійшли на склад. Вони можуть надходити ззовні, наприклад, придбані або безоплатно прийняті від іншої компанії, або передаватися всередині компанії, наприклад, між виробничим відділом і складом тієї ж компанії.

З іншого боку, вихідні документи пов'язані, серед іншого, з продажем матеріалів, їх безоплатною передачею або відпуском товарів іншому підрозділу всередині тієї ж компанії. Окремо виділено документи, що стосуються міжскладських переміщень, які відбуваються між різними складами, що належать одній і тій же компанії.

Як довго зберігати складські документи? Документація, що охоплює всі процеси отримання, видачі та передачі товарів, визначає їх як господарську операцію. Такі операції підлягають бухгалтерському обліку і, відповідно до чинного законодавства, повинні бути задокументовані та зберігатися щонайменше п'ять років. Час відраховується з початку року, наступного за фінансовим роком, протягом якого була складена документація.

Типи вхідних складських документів

Правильний обіг складських документів пов'язаний з обліком вхідних і вихідних товарів. Вхідні документи поділяються на зовнішнє надходження (PZ), внутрішнє надходження (PW), внутрішнє повернення (ZW) та міжскладське переміщення (MM+).

Зовнішній приймальний документ стосується купівлі або безоплатного приймання товарів від іншої компанії. Такий лист складає працівник складу, який використовує документацію, що стосується доставки товару, про який йде мова. P.O.P. повинен містити: реквізити постачальника, дату складання документа, дату отримання товару, його кількість і ціну.

Внутрішнє приймання стосується обігу матеріалів і товарів всередині компанії. Документ використовується, наприклад, при отриманні готової продукції з виробництва на склад. Це внутрішня операція, тому, на відміну від PZ, в документі не відображається інформація про контрагента.

Внутрішнє повернення використовується, коли помилково було взято не той матеріал, який потрібен, або взято більше товарів, ніж передбачалося (все це в рамках діяльності різних відділів однієї компанії). ВМД також використовується, коли матеріали були зекономлені під час всього процесу, і склад хоче повернути надлишки, що утворилися. Внутрішній документ на повернення повинен містити, серед іншого, назву та кількість матеріалу, що повертається, а також причину повернення.

Витратні документи для зберігання - типи

Вихідні складські документи - це ті, що стосуються матеріалів і товарів, які залишають склад для інших внутрішніх і зовнішніх підрозділів. До них відносяться зовнішня видача (WZ), внутрішнє переміщення (RW) і внутрішньоскладське переміщення (MM-).

Зовнішнє переміщення - це документація, яка ідентифікує товари, що залишають склад, оскільки вони продаються, наприклад, підряднику, або передаються іншій організації безкоштовно. З іншого боку, внутрішня видача стосується матеріалів, виданих певним складом іншому підрозділу, що працює в межах тієї самої компанії. Прикладом ВР є передача матеріалів зі складу у виробництво або видача канцелярського приладдя іншому підрозділу компанії для використання в рамках діяльності компанії.

Внутрішньоскладські документи - що це таке?

Внутрішньоскладські документи використовуються, коли товари переміщуються між різними складами, що належать одній компанії. Оскільки такий документ виписується як на видачу, так і на отримання товару, розрізняють вхідні міжскладські переміщення (ММ+) та вихідні міжскладські переміщення (ММ-).

Вхідна міжскладська передача оформляється при надходженні на склад товарів, які походять з іншого складу тієї ж компанії. Такий документ повинен містити, серед іншого, символ складу, що передає та приймає матеріал або товар, точне найменування та кількість товару, що передається, а також підписи працівників обох складів.

З іншого боку, коли товар відпускається зі складу на інший склад, що працює в межах тієї ж компанії, необхідно оформити внутрішньоскладське вихідне переміщення. Документ повинен містити ті самі дані, що й вхідна внутрішньоскладська передача, оскільки в складській документації заповнюються ММ+ та ММ-.