Dokumenty magazynowe – rodzaje i obieg. Co warto o nich wiedzieć?

Dokumenty magazynowe to niezbędny element prawidłowego i sprawnego zarządzania towarami w każdym magazynie. Prowadzenie dokumentacji magazynowej jest obowiązkowe w przypadku spółek osobowych i kapitałowych. Dzięki temu możliwe jest bieżące monitorowanie zasobów oraz optymalizacja całej produkcji. Jak wypełniać dokumenty magazynowe i jakie są ich rodzaje?

Co to są dokumenty magazynowe?

Dokumenty magazynowe to wszystkie zapisy związane z pracą magazynu, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, które służą dostarczaniu informacji na temat przesunięć towarów i materiałów w danym przedsiębiorstwie. Zasady dokumentowania wewnętrznego i zewnętrznego obrotu magazynowego określa ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 roku. Dzięki określonym dokumentom wiadomo m.in. jakie towary znajdują się na stanie magazynowym, ile z nich zostało wydanych, przyjętych lub zmieniło swoje położenie na inny magazyn.

Obecnie wiele przedsiębiorstw korzysta ze specjalnych systemów, które umożliwiają bieżący monitoring stanów magazynu. Za pomocą programu pracownicy mają możliwość wystawienia dokumentów magazynowych, faktur oraz dowodów sprzedaży. Takie rozwiązanie umożliwia sprawne zarządzanie magazynem i jego zasobami, optymalizację pracy w jednostce i utrzymanie porządku.

Podział dokumentów magazynowych

Ze względu na kierunek obrotu towarów wyróżnia się dwa rodzaje dokumentów magazynowych: dokumenty magazynowe przychodowe oraz rozchodowe. Dokumenty przychodowe dotyczą wszystkich towarów, które trafiły do magazynu. Mogą one pochodzić z zewnątrz, np. być zakupione lub nieodpłatnie przyjęte od innego przedsiębiorstwa albo zostać przekazane wewnątrz, np. pomiędzy działem produkcyjnym a magazynem tej samej firmy.

Z kolei dokumenty rozchodowe są związane m.in. ze sprzedażą materiałów, ich nieodpłatnym przekazaniem lub wydaniem towarów do innej jednostki organizacyjnej wewnątrz tego samego przedsiębiorstwa. Wyszczególnia się także dokumenty dotyczące przesunięć międzymagazynowych, które mają miejsce pomiędzy poszczególnymi magazynami należącymi do jednej firmy.

Jak długo przechowywać dokumenty magazynowe? Dokumentacja obejmująca wszystkie procesy przyjęcia, wydania i przesunięcia towarów określa je jako operację gospodarczą. Takie czynności podlegają ewidencji księgowej i zgodnie z obowiązującym prawem powinny być dokumentowane oraz przechowywane przez okres co najmniej pięciu lat. Czas liczy się od początku roku, który następuje po roku obrotowym, podczas którego sporządzono dokumentację.

​​​​​​​Rodzaje przychodowych dokumentów magazynowych

Prawidłowy obieg dokumentów magazynowych dotyczy ewidencji przychodu i rozchodu towarów. Dokumenty przychodowe dodatkowo dzieli się na przyjęcie z zewnątrz (PZ), przyjęcie wewnętrzne (PW), zwrot wewnętrzny (ZW) oraz przesunięcie międzymagazynowe (MM+).

Dokument przyjęcia z zewnątrz dotyczy kupna lub nieodpłatnego przyjęcia towarów od innego przedsiębiorstwa. Takie pismo sporządza pracownik magazynu, który posługuje się dokumentacją odnoszącą się do dostawy danego towaru. PZ powinien zawierać: dane dostawcy, datę sporządzenia dokumentu, datę przyjęcia towaru, jego ilość oraz cenę.

Przyjęcie wewnętrzne dotyczy obrotu materiałami i towarami wewnątrz przedsiębiorstwa. Dokument jest stosowany np. w przypadku, gdy do magazynu przyjmowany jest gotowy towar z produkcji. Jest to operacja wewnętrzna, dlatego w odróżnieniu od PZ na dokumencie nie widnieje informacja na temat kontrahenta.

Zwrot wewnętrzny stosuje się w sytuacji, gdy przez pomyłkę zabrano inny materiał niż ten, który był potrzebny lub pobrano towar w większej ilości, niż zamierzano (wszystko w ramach działalności poszczególnych działów tego samego przedsiębiorstwa). ZW stosuje się również w przypadku, kiedy podczas całego procesu udało się oszczędzić materiały i magazyn chce zwrócić powstałą nadwyżkę. Dokument zwrotu wewnętrznego powinien uwzględniać m.in. nazwę i ilość zwracanego materiału oraz powód zwrotu.

Rozchodowe dokumenty magazynowe – rodzaje

Rozchodowe dokumenty magazynowe to te, które dotyczą materiałów i towarów wychodzących z danego magazynu do innych jednostek wewnętrznych i zewnętrznych. Wśród nich wymienia się wydanie na zewnątrz (WZ), rozchód wewnętrzny (RW) oraz przesunięcie międzymagazynowe (MM-).

Wydanie na zewnątrz to dokumentacja określająca towary opuszczające magazyn ze względu na ich sprzedaż, np. kontrahentowi albo przekazanie innej jednostce w formie nieodpłatnej. Z kolei rozchód wewnętrzny dotyczy materiałów wydanych przez konkretny magazyn do innej jednostki funkcjonującej w ramach działalności tej samej firmy. Przykładem RW jest przekazanie materiału z magazynu na produkcję lub wydanie artykułów biurowych do innej jednostki firmy w celu ich wykorzystania w ramach działalności przedsiębiorstwa.

Wypróbuj InPost Fulfillment

Rozwijaj swój biznes, a magazynowanie, kompletowanie i dostawę zostaw nam! Zobacz wszystkie korzyści, jakie przyniesie Twojemu biznesowi współpraca z InPost.

Czas na integrację z InPost Fulfillment!

Międzymagazynowe dokumenty magazynowe – co to takiego?

Międzymagazynowe dokumenty magazynowe stosuje się w przypadku przesunięć towarów pomiędzy różnymi magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa. Ze względu na to, że taki dokument należy wystawić zarówno wydając, jak i przyjmując towar, wyróżnia się przesunięcie międzymagazynowe przychodowe (MM+) oraz przesunięcie międzymagazynowe rozchodowe (MM-).

Przesunięcie międzymagazynowe przychodowe wystawia się w sytuacji, gdy do magazynu jest przyjmowany towar, który pochodzi z innego magazynu tej samej firmy. Taki dokument powinien zawierać m.in. symbol magazynu oddającego i przyjmującego dany materiał bądź towar, dokładną nazwę i ilość wydawanego towaru oraz podpisy pracowników obu magazynów.

Z kolei w przypadku, gdy z magazynu zdaje się towar, który trafia do innego magazynu funkcjonującego w ramach działalności tej samej firmy, należy wystawić przesunięcie międzymagazynowe rozchodowe. Dokument powinien zawierać takie same dane, co przesunięcie międzymagazynowe przychodowe, ponieważ MM+ i MM- stanowią w dokumentacji magazynowej komplet.