Виставлення рахунків - що потрібно знати

Повсякденне функціонування кожної компанії базується не лише на діяльності, пов'язаній з досягненням стратегічних цілей та отриманням нових замовлень. Кожен підприємець також має справу з документацією, яка не належить до найприємніших завдань, але є необхідною для належного функціонування компанії. Виписка рахунків-фактур є важливим обов'язком власника бізнесу, оскільки вони є торговими документами, які підтверджують, що відбулася оподатковувана операція. У нашій статті ми розглянемо всі обов'язкові елементи рахунку-фактури та найважливіші типи рахунків-фактур.

Які типи інвойсів існують?

Під час ведення власного бізнесу нам доводиться мати справу з різноманітними бухгалтерськими документами. Залежно від типу транзакції, ми стикаємося з різними типами рахунків-фактур. Нижче наведено їх повний перелік з короткими поясненнями:

• основний рахунок-фактура з ПДВ - Найчастіше її видають торговці, оскільки вона документує продаж товарів або послуг однією особою, що підлягає оподаткуванню ПДВ, іншій особі, що підлягає оподаткуванню ПДВ. Вона може бути підготовлена в електронному або паперовому вигляді, але завжди повинна бути виписана у двох примірниках. Варто пам'ятати, що податкову накладну не обов'язково надавати споживачеві (фізичній особі) - якщо тільки він цього не вимагає;
• авансовий рахунок - застосовується до депозитів, передоплат та авансів. Його слід виписувати, коли ми отримуємо певний платіж від покупця до того, як товар або послуга будуть доставлені. Він повинен бути складений не пізніше 15-го числа місяця, наступного за місяцем, в якому були отримані кошти за товар. Після завершення транзакції необхідно виставити остаточний рахунок-фактуру;
• спрощений рахунок-фактура це фіскальний чек на суму до 450 злотих брутто з номером ПДВ покупця. Підприємець повинен розглядати цей фіскальний чек як звичайний рахунок-фактуру. Такий документ не повинен містити даних покупця, таких як: ім'я, прізвище або адреса;
• повторне виставлення рахунків - це процес, за допомогою якого власник бізнесу від свого імені купує товари або послуги, які насправді купуються для іншого власника бізнесу. Це ситуація перепродажу, коли покупець виступає, так би мовити, посередником між продавцем і кінцевим споживачем;
• самостійне виставлення рахунків - механізм, за якого покупець виставляє рахунок-фактуру від свого імені та за дорученням продавця. Самостійне виставлення рахунків-фактур може мати місце, якщо покупець є платником ПДВ або уклав з продавцем договір, в якому визначено порядок затвердження рахунків-фактур;
• Рахунок-фактура з маржинальним ПДВ - документ, який використовується в ряді специфічних і чітко визначених ситуацій: при наданні туристичних послуг, постачанні вживаних товарів, творів мистецтва або колекційних предметів. Важливо: рахунок-фактура з націнкою ПДВ не є обов'язковим. Він дозволяє сплатити менше податку, але тільки з націнки (а не з чистого доходу);
• Рахунок-фактура з ПДВ RR - Використовується при здійсненні операцій з фермером на фіксованій ставці. При продажу сільськогосподарської продукції фермер не виписує рахунок-фактуру як продавець, але отримує рахунок-фактуру з ПДВ RR від покупця. Якщо ви складаєте цей тип рахунку-фактури, не забудьте віддати оригінал фермеру, а другу копію залишити собі;
• проформа - Варто знати, що проформа не є бухгалтерським документом і виконує лише інформативну функцію. З її допомогою ми чітко представимо всі важливі деталі транзакції. Зверніть увагу: ви не можете виставити проформу інвойс після отримання оплати.

Обов'язкові елементи податкової накладної - що не можна пропустити?

Тепер, коли ми розглянули типи інвойсів, настав час ознайомитися з елементами, які повинні бути включені до них. Зрештою, ми ж не хочемо зробити непотрібних помилок, які заплутають нашу документацію. Зазвичай підприємці виписують базові податкові накладні, тому давайте зосередимося на обов'язкових елементах, які повинна містити податкова накладна:

• дата видачі;
• порядковий номер, присвоєний в межах серії - він діє як ідентифікатор;
• ім'я та прізвище оподатковуваної особи або компанії, а також її адресу та ім'я та прізвище покупця товару;
• номер, за яким платник податків ідентифікується для цілей оподаткування;
• номер, що ідентифікує покупця товару для цілей оподаткування або податку на додану вартість;
• дата, коли було здійснено або завершено поставку придбаного товару або надання послуги. Пам'ятайте, що якщо оплата була здійснена до продажу, включається дата отримання платежу;
• повна назва товару або послуги;
• міра та кількість (кількість) продукції, що постачається;
• ціна одиниці проданої продукції або наданої послуги, за винятком суми податку;
• розмір будь-яких знижок, дисконтів та уцінок;
• вартість поставлених товарів або наданих послуг, включених в операцію, за вирахуванням суми податку (чиста вартість продажу);
• податкові ставки;
• сума чистих продажів з розбивкою на продажі, що підлягають оподаткуванню за окремими податковими ставками, та продажі, звільнені від оподаткування;
• сума податку на загальний чистий дохід від реалізації, розбита на суми, що відносяться до окремих ставок податку;
• сума загальної дебіторської заборгованості.

Це все. обов'язкові реквізити податкової накладної - переконайтеся, що вони вказані у документі, який ви видаєте!