Wystawianie faktur - co warto wiedzieć

Codzienność każdej firmy nie opiera się wyłącznie na działaniach związanych z realizacją strategicznych  celów i zdobywaniem nowych zleceń. Każdy przedsiębiorca musi również uporać się z dokumentacją, co nie należy do najprzyjemniejszych zadań, ale jest konieczne aby firma mogła poprawnie funkcjonować. Wystawianie faktur należy do istotnych obowiązków właściciela firmy, są one bowiem dokumentami sprzedaży, które potwierdzają dokonanie opodatkowanej transakcji o. W naszym artykule przyjrzymy się wszystkim obowiązkowym elementem faktury i najważniejszym typom faktur.

Jakie są rodzaje faktur?

Prowadząc własną działalność gospodarczą, mamy do czynienia z rozmaitymi dokumentami księgowymi. W zależności od rodzaju transakcji spotkamy się z różnymi typami faktur. Poniżej przedstawiamy pełną listę wraz z krótkim objaśnieniem:

• podstawowa faktura VAT – to właśnie ją najczęściej wystawiają przedsiębiorcy, ponieważ dokumentuje sprzedaż towarów bądź usług przez podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT. Można ją przygotować w formie elektronicznej lub papierowej, przy czym zawsze powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach. Warto pamiętać, że faktury VAT nie trzeba sporządzać dla konsumenta (osoby fizycznej) – chyba że zwróci się z taką prośbą;
• faktura zaliczkowa – dotyczy zadatków, przedpłat oraz zaliczek. Powinna zostać wystawiona w sytuacji, gdy przed wydaniem produktów lub wykonaniem usługi, dostaniemy jakąś część zapłaty od nabywcy. Trzeba ją sporządzić nie później niż 15 stegodnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymaliśmy środki finansowe za towar. Po zakończeniu transakcji należy wystawić fakturę końcową;
• faktura uproszczona, czyli paragon fiskalny funkcjonujący do kwoty 450 zł brutto wraz z numerem NIP nabywcy. Przedsiębiorca powinien traktować wspomniany paragon fiskalny jak zwykłą fakturę. Taki dokument nie musi zawierać danych nabywcy, takich jak: imię, nazwisko, czy adres;
• refakturowanie – to proces, podczas którego właściciel firmy we własnym imieniu nabywa towary lub usługi będące tak naprawdę zakupione dla innego przedsiębiorcy. Chodzi tu o sytuację odsprzedaży, gdzie nabywca pełni niejako rolę pośrednika między sprzedawcą a ostatecznym odbiorcą;
• samofakturowanie – mechanizm polegający na wystawianiu faktury przez kupującego na samego siebie w imieniu oraz na rzecz sprzedawcy. Samofakturowanie może mieć miejsce, jeśli nabywca jest podatnikiem VAT lub zawarł ze sprzedawcą umowę określającą procedurę zatwierdzania faktur;
• faktura VAT marża – dokument stosowany w kilku szczególnych i ściśle określonych sytuacjach: podczas świadczenia usług turystycznych, dostawie towarów używanych, dzieł sztuki albo przedmiotów kolekcjonerskich. Ważna informacja: faktura VAT marża jest dobrowolna. Dzięki niej zapłacimy niższy podatek, ale tylko od marży (nie sprzedaży netto);
• faktura VAT RR – wykorzystuje się ją przy przeprowadzaniu transakcji z rolnikiem ryczałtowym. Sprzedając produkty rolne, gospodarz nie wystawia faktury jako sprzedawca, lecz otrzymuje od kupującego fakturę VAT RR. Jeśli sporządzasz tego typu fakturę, pamiętaj, żeby przekazać jej oryginał rolnikowi, a drugi egzemplarz zostaw dla siebie;
• proforma – warto wiedzieć, że proforma nie jest dokumentem księgowy i spełni wyłącznie funkcję informacyjną. Z jej pomocą przejrzyście przedstawimy wszystkie ważne szczegóły transakcji. Uwaga: nie można wystawiać faktury proforma po otrzymaniu zapłaty.

Obowiązkowe elementy faktury VAT – czego nie wolno pominąć?

Skoro poznaliśmy już typy faktur, pora przybliżyć elementy, które muszą znaleźć się w dokumencie. Nie chcemy przecież dopuścić się niepotrzebnych błędów, przez które będziemy mieć nie lada bałagan w papierach. Przedsiębiorcy najczęściej wystawiają podstawowe faktury VAT, dlatego skupmy się na obowiązkowych elementach właśnie faktury VAT, która to powinna zawierać:

• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach serii – to on pełni funkcję identyfikatora;
• imię i nazwisko podatnika lub nazwę firmy, a także jego adres oraz imię,  i nazwisko oraz nabywcy towarów;
• numer, dzięki któremu podatnik jest identyfikowany na potrzeby podatku;
• numer identyfikujący nabywcę towarów na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
• datę dokonania albo zakończenia dostawy zakupionych artykułów bądź wykonania usługi. Pamiętaj, że jeżeli płatność nastąpiła przed sprzedażą, uwzględniamy datę otrzymania zapłaty;
• pełną nazwę towaru lub usługi;
• miarę i liczby (ilość) dostarczonych produktów;
• cenę jednostkową sprzedanych produktów lub wykonanej usługi bez kwoty podatku;
• kwotę ewentualnych upustów, rabatów i zniżek;
• wartość dostarczonych artykułów lub przeprowadzonych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto wraz z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku, a także sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem.

To już wszystkie obowiązkowe elementy faktury VAT – koniecznie zadbaj, aby pojawiły się na wystawianym dokumencie!