Виставлення рахунку фізичній особі - що потрібно знати?

Ви маєте власний бізнес і продаєте товари приватній особі? Вас цікавить, як повинен виглядати рахунок-фактура в цій ситуації? Ви не хочете допустити дорогих помилок і, перш за все, хочете діяти в рамках закону? Відповідно до чинного законодавства, підприємець зобов'язаний зареєструвати таку операцію на фіскальному касовому апараті. Що ще потрібно знати? Ми тут, щоб допомогти!

Інвойс фізичній особі - чи потрібно виставляти інвойс фізичній особі?

Згідно з податковим законодавством, продажі приватним особам повинні реєструватися на фіскальному касовому апараті. Потім клієнт отримує від нас чек на підтвердження покупки. Чек містить всю необхідну інформацію: дані продавця, номер, дату видачі, ціну товару, валову вартість і податкові ставки або загальну вартість проданого товару. Деякі підприємці можуть скористатися звільненням від ведення обліку на касовому апараті, але спочатку вони повинні відповідати суворим вимогам, що містяться в постанові. У такій ситуації операції з продажу будуть задокументовані на спеціальному бланку, тобто на книзі обліку безготівкових продажів.

Якщо ми маємо справу з фізичними особами, нам не потрібно виставляти рахунок-фактуру - достатньо простої розписки. Однак варто пам'ятати, що клієнт може вимагати рахунок-фактуру і має на це повне право. У такому випадку підприємець зобов'язаний виставити рахунок протягом трьох місяців, рахуючи від кінця місяця, в якому була здійснена операція.

Інвойс фізичній особі - яку інформацію він повинен містити?

Коли клієнт хоче отримати від нас документ, що підтверджує покупку, у вигляді інвойсу, нам не варто турбуватися про додаткові зобов'язання. Його підготовка нічим не відрізняється від підготовки рахунку-фактури для підприємців. Ось всі дані, які необхідно включити:

• дата видачі документа;
• номер інвойсу відповідно до прийнятої нумерації;
• ім'я та адресу продавця і споживача;
• ІПН власника бізнесу; (тільки у разі ведення бізнесу)
• дата, коли було здійснено або завершено поставку, і дата, коли було отримано оплату;
• назва продукту;
• одиниця виміру та кількість проданої продукції;
• чиста ціна за одиницю - без ПДВ;
• розмір будь-яких знижок або повернень;
• чиста вартість;
• ставку та величину ПДВ;
• загальний чистий дохід, розбитий на величину, що підлягає оподаткуванню за кожною податковою ставкою, та звільнений від оподаткування дохід;
• сума ПДВ - з розбивкою за ставками;
• вартість валової дебіторської заборгованості.

Виставлення рахунків приватним особам - що робити з номером PESEL?

Коли ми готуємо інвойс для підприємця, який є активним платником ПДВ, ми вказуємо ідентифікаційний номер платника ПДВ. Він служить основним ідентифікатором. А якщо ми виставляємо рахунок-фактуру на фізичну особу? Чи повинні ми вказувати його номер PESEL? Виявляється, ми не зобов'язані цього робити. Однак, нічого не станеться, якщо номер PESEL буде вказаний.

Рахунок-фактура для фізичної особи-непідприємця - коли виставляти?

Коли споживач запитує у нас рахунок-фактуру, ми можемо надати його в традиційній паперовій формі або в електронному вигляді - ви можете зробити це абсолютно вільно. А як щодо строків? Це питання регулюється законодавством, тому недотримання правил регламенту призведе до фінансових санкцій. Тому варто запам'ятати наступні правила:

• якщо клієнт не запросив у нас рахунок-фактуру протягом 3 місяців, рахуючи з кінця місяця, в якому він отримав товар, то ніяких додаткових документів готувати не потрібно - чек є достатнім доказом покупки;
• коли клієнт запитує рахунок-фактуру до кінця місяця, коли операція була фактично завершена, документ повинен бути складений і надісланий одержувачу не пізніше 15-го числа наступного місяця;
• якщо запит на отримання рахунку-фактури зроблено пізніше, ніж через місяць після придбання товару, але клієнт дотримався тримісячного терміну, то кінцевим терміном виставлення рахунку-фактури є 15-й день після запиту клієнта.

Рахунок-фактура фізичній особі не замінює квитанцію

Підприємець може готувати рахунки для клієнтів добровільно, навіть якщо клієнт не виявив ініціативи зробити це. Однак слід пам'ятати, що рахунок-фактура жодним чином не звільняє нас від необхідності видачі покупцеві квитанції. Звичайно, якщо нас звільнили від реєстрації продажів за допомогою касового апарату, то видача рахунку-фактури може бути ідеальним документом для підтвердження продажу.

Як виписати податкову накладну фізичній особі - підсумок

При веденні власного бізнесу не варто надто перейматися питанням виписки рахунків-фактур для приватних осіб. Документ складається так само, як і для підприємців. Тому нам не потрібно готувати спеціальні шаблони - ми також можемо обійтися без допомоги бухгалтера. Ми не зобов'язані виписувати рахунок-фактуру фізичній особі. Достатньо квитанції. Однак клієнт може попросити власника бізнесу виставити рахунок-фактуру, і в цьому випадку рахунок-фактура повинен бути виставлений. Завжди варто звертати увагу на встановлені законом терміни.