Faktura na osobę fizyczną – co należy wiedzieć?

Prowadzisz własną działalność gospodarczą i zdarza Ci się dokonywać sprzedaży dla osoby prywatnej? Zastanawiasz się, jak w takiej sytuacji powinna wyglądać faktura? Nie chcesz popełnić żadnych kosztownych błędów, a przede wszystkim zależy Ci na działaniu według prawa? Zgodnie z obowiązującymi przepisami właściciel firmy ma obowiązek zarejestrować tego rodzaju transakcję na kasie fiskalnej. Co jeszcze koniecznie musisz wiedzieć? Przychodzimy z pomocą!

Faktura na osobę fizyczną – czy trzeba ją wystawić?

Według prawa podatkowego sprzedaż dla osób prywatnych powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Wówczas klient otrzyma od nas paragon będący dowodem zakupu. Paragon zawiera wszystkie potrzebne informacje: dane sprzedawcy, numer, datę wystawienia, cenę towaru, wartość brutto i stawki podatków, czy wartość sumaryczną przedmiotu sprzedaży. Niektórzy przedsiębiorcy mogą skorzystać ze zwolnienia z prowadzenia ewidencji na kasie, ale najpierw muszą spełnić ściśle określone wymogi zawarte w rozporządzeniu. W takiej sytuacji transakcje sprzedażowe zostaną udokumentowane na specjalnym formularzu, czyli ewidencji sprzedaży bezrachunkowej.

Jeśli mamy do czynienia z osobami fizycznymi, nie musimy wystawiać faktury – wystarczy najzwyklejszy paragon. Warto jednak pamiętać, że klient może jej zażądać i ma do tego pełne prawo. W takim przypadku właściciel firmy musi wystawić fakturę w okresie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano transakcji. 

Faktura na rzecz osoby fizycznej – jakie informacje powinna zawierać?

Gdy klient chce otrzymać od nas dokument potwierdzający zakup w postaci faktury, nie powinniśmy się martwić dodatkowymi obowiązkami. Jej przygotowanie nie różni się niczym szczególnym od faktur wystawianych dla przedsiębiorców. Oto wszystkie dane, które trzeba uwzględnić:

• datę wystawienia dokumentu;
• numer faktury zgodny z przyjętą numeracją;
• imię, nazwisko, a także adresy sprzedawcy  i konsumenta;
• NIP właściciela firmy; (tylko gdy prowadzi firmę)
• datę dokonania lub zakończenia dostawy oraz datę otrzymania zapłaty;
• nazwę towaru;
• jednostkę miary oraz ilość sprzedanych produktów;
• cenę jednostkową netto – bez podatku VAT;
• kwoty ewentualnych rabatów lub zniżek;
• wartość netto;
• stawkę i wartość podatku VAT;
• sumę sprzedaży netto, z podziałem na wartości objęte poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwoty podatku VAT – z uwzględnieniem podziału na poszczególne stawki;
• wartość należności brutto.

Wypróbuj InPost Fulfillment

Rozwijaj swój biznes, a magazynowanie, kompletowanie i dostawę zostaw nam! Zobacz wszystkie korzyści, jakie przyniesie Twojemu biznesowi współpraca z InPost.

Czas na integrację z InPost Fulfillment!

Wystawianie faktur dla osób prywatnych – co z numerem PESEL?

Kiedy szykujemy fakturę dla przedsiębiorcy, który jest czynnym podatnikiem VAT, umieszczamy w niej numer NIP. To właśnie on służy za główny identyfikator. Jak zatem wygląda sytuacja w przypadku wystawiania faktury dla osoby fizycznej? Czy musimy uwzględnić jej numer PESEL? Okazuje się, że nie mamy takiego obowiązku. Nic się jednak nie stanie, gdy numer PESEL zostanie podany.

Faktura dla osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej – kiedy ją wystawić?

Gdy konsument zażąda od nas faktury, możemy mu ją dostarczyć w tradycyjnej papierowej formie lub w wersji elektronicznej – w tej kwestii panuje pełna dowolność. Co jednak z terminami? Ta kwestia została uregulowana prawnie, a więc nieprzestrzeganie zasad zawartych w rozporządzeniu będzie skutkowało karami finansowymi. Warto zatem zapamiętać poniższe zasady:

• jeśli klient nie zgłosił chęci otrzymania od nas faktury przez 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym dostał towar, wówczas nie trzeba przygotowywać żadnych dodatkowych dokumentów – paragon jest wystarczającym dowodem zakupu;
• gdy klient domaga się faktury do końca miesiąca, kiedy faktycznie doszło do sfinalizowania transakcji, dokument powinien zostać sporządzony i przekazany odbiorcy nie później niż 15 dnia następnego miesiąca;
• w sytuacji, kiedy zgłoszenie chęci otrzymania faktury nastąpiło później niż w ciągu miesiąca nabycia produktu, ale klient zachował termin trzech miesięcy, wówczas termin wystawienia faktury przypada na 15 dzień od dnia złożenia prośby klienta.

Faktura na osobę fizyczną nie zastępuje paragonu

Przedsiębiorca może przygotowywać faktury dla klientów dobrowolnie, nawet jeśli klient nie wyszedł z taką inicjatywą. Należy jednak pamiętać, że faktura w żadnym wypadku nie zwalnia nas z konieczności dania klientowi paragonu. Oczywiście, jeśli zostaliśmy zwolnieni z ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej, wówczas wystawienie faktury może być idealnym dokumentem potwierdzającym sprzedaż.

Jak wystawić fakturę VAT dla osoby fizycznej – podsumowanie

Prowadząc własną firmę, nie powinniśmy zanadto martwić się kwestiami faktur dla osób prywatnych. Dokument sporządza się podobnie jak dla przedsiębiorców. Nie musimy więc przygotowywać specjalnych wzorów – poradzimy sobie też bez pomocy księgowej. Nie jesteśmy zobowiązani do wydawania faktury osobie fizycznej. W zupełności wystarczy paragon. Jednak klient może poprosić właściciela firmy o fakturę i wtedy należy ją sporządzić. Warto zawsze zwracać uwagę na terminy, które zostały uregulowane prawnie.