Витратні ризики в електронній комерції - як оптимізувати роботу складу?

Утримання власного складу означає накопичення витрат для підприємця, в основному пов'язаних з орендою приміщення та утриманням працівників. Це також пов'язано зі складнощами при масштабуванні бізнесу, коли наявні складські площі блокують розвиток асортименту та збільшення обсягів відвантажень. Продавцям електронної комерції, які стикаються з цими проблемами, варто розглянути можливість залучення фулфілмент-оператора, який не тільки позбавить бізнес від операційного та фінансового тягаря, але й візьме на себе ризики коливання логістичних витрат.

Ринок електронної комерції все ще дуже добре розвивається після постпандемічної корекції. Водночас очікування та вимоги споживачів продовжують зростати, так само як і вимоги до якості роботи торгових платформ. Поки інтернет-магазин, який відправляє від десятка до кількох десятків посилок на день, здатен тримати це під контролем, зі збільшенням кількості замовлень зростає складність дотримання стандартів і повної гнучкості складських операцій. Варто детальніше розглянути виклики, які супроводжують логістику електронної комерції.

Витрати на утримання працівника складу

Щоб проілюструвати проблему на конкретному прикладі, розглянемо випадок інтернет-магазину з приблизно 2 000 замовлень на день. Зазвичай складу доводиться справлятися зі значними амплітудами, коли після вихідних потрібно обробити близько 3 000 замовлень, а вже в п'ятницю їх вдвічі більше, ніж на початку тижня. У такому випадку підприємець не може оптимізувати роботу на основі рівномірного графіку та фіксованої форми зайнятості.

Якщо припустити, що в середньому на обробку замовлення витрачається близько 3 хвилин (збір, пакування, підготовка до відправки), то команда, необхідна в будь-який момент часу для безперебійної обробки замовлень під час пікових продажів, повинна налічувати близько 20 осіб. Ми припускаємо, що продуктивність одного працівника, який працює повний робочий день, становить близько 7 годин на день, тобто після вирахування всіх перерв у роботі.

У наведеному вище прикладі показано, що на складі має працювати в середньому 16 осіб щотижня. Однак, якщо розподілити робочу силу рівномірно на кожен день, це означатиме, що ми не зможемо виконати всі замовлення в понеділок і вівторок, а в п'ятницю не матимемо достатньої кількості завдань для персоналу.

Власник електронного бізнесу може спробувати оптимізувати це різними способами, наприклад, конвертуючи понаднормові години у вихідні дні, підбираючи тимчасовий персонал тощо. Будь-яке таке рішення передбачає, однак, або додаткові управлінські витрати, або відмову працівника від запропонованих умов . Працівник також може захотіти працювати понаднормово в дні з більшим навантаженням, а в дні з меншим навантаженням - стандартний робочий день. Тому ідеального рішення для всіх працівників не існує.

Витрати на утримання працівника складу

Щоразу, коли наймаються працівники, необхідно також враховувати каталог пов'язаних з цим витрат:

• відпустки та хвороби - працівник за трудовим договором реально працює 10-11 місяців на рік, залежно від кількості відпусток та лікарняних, і витрати на його заміну мають бути включені до витрат на персонал
• витрати на дослідження, навчання, соціальні виплати та обладнання для охорони здоров'я та безпеки - в середньому ще 500-2000 фунтів стерлінгів на рік на людину (наприклад, іспит оператора навантажувача може коштувати до 350 фунтів стерлінгів) [1] і хороше захисне взуття близько 200 фунтів нетто [2] )
• Витрати на персонал та послуги - Послуги з підбору персоналу, нарахування заробітної плати, обслуговування персоналу та ведення документації становлять загальну вартість приблизно 83-140 злотих брутто на одного працівника на місяць. [3] .

Беручи до уваги ці компоненти, необхідно враховувати наступне загальні річні витрати на утримання одного працівника складу становлять майже 75 000 злотих на рік - і це без урахування вартості понаднормових. Для розрахунку була використана середня заробітна плата брутто для посади комірника [4] .

При такому високому рівні витрат складно керувати складською командою в умовах мінливих обсягів. Для багатьох інтернет-магазинів це може виявитися вартісний якір, що перешкоджає масштабуванню операцій або покращення якості обслуговування клієнтів.

Важливо також пам'ятати про потенційні проблеми з доступом до працівників. На кінець травня 2023 року рівень безробіття в Польщі становив 5,1%. [5] . Якщо взяти до уваги ступінь урбанізації, то виявиться, що в міських і приміських районах, де часто розташовані склади електронної комерції, рівень безробіття стрімко зростає. На практиці це означає ситуацію на ринку праці, тобто вищі вимоги до заробітної плати та інших виплат, вищі витрати на підбір персоналу, вищу плинність кадрів і невизначеність у плануванні безперервності роботи складів електронної комерції.

Крім того, важливо пам'ятати про подальше законодавче підвищення мінімальної заробітної плати у 2024 році, яке ще більше змінить наведені вище розрахунки.

Власне сховище проти масштабування операцій

Аналогічна невизначеність і нестабільність існує у випадку оренди приміщень для складування та логістики електронної комерції. Підприємці, які вирішили мати власний склад, перебувають у найскладнішій ситуації. Якщо не брати до уваги питання несприятливої земельної ділянки та амортизаційних відрахувань, найбільшою проблемою є зростання компанії, збільшення запасів і збільшення кількості операцій. Склад, побудований з великим запасом, буде генерувати витрати, не покриваючи доходів, а склад, пристосований лише для поточних потреб, через три роки стане блокуванням подальшого зростання.

Підприємець змушений рахуватися з витратами на переміщення товарів та обладнання нового складу кожні кілька років .

Підприємці, які використовують комерційні складські приміщення, перебувають у дещо кращій ситуації. Перед ними стоїть завдання підібрати приміщення, яке можна буде оптимально використовувати з точки зору витрат та експлуатації протягом усього терміну дії договору (зазвичай близько п'яти років). Однак, якщо такий бізнес продовжує зростати, а разом з ним розширюється обсяг асортименту і рівень запасів - це все одно Кожні кілька років підприємець повинен розраховувати на дорогий переїзд товарів та обладнання на новий склад.

Витрати на вивезення складаються, серед іншого, з таких витрат:

• вартість транспорту (вантажівки, водії)
• витрати на підготовку товару до вивезення (палетування, пакування)
• вартість завантаження та розвантаження
• вартість стелажів

Важливо зазначити, що наведений вище каталог передбачає, що на новому складі вже є стелажі, готові до складування, і що весь процес може бути здійснений у неробочий день. В іншому випадку необхідно додати витрати:

• вартість демонтажу, транспортування та монтажу стелажів
• можливі витрати, пов'язані із затримкою обробки замовлення (такий складний процес зазвичай розтягується в часі і негативно впливає на роботу складу)

Цей тип витрат зазвичай "невидимий" у поточних дослідженнях прибутковості, але при перерахунку прибутковості електронного бізнесу за більш тривалий період часу його слід брати до уваги.

Фулфілмент-склад InPost Воля Биковська

Кислою вишенькою на торті є також витрати та ризики, пов'язані з утриманням власного складу:

• змінні та невизначені витрати на комунальні послуги - енергію, опалення, каналізацію тощо.
• ІТ-витрати - більші склади означають необхідність впровадження та підтримки WMS, низки інтеграцій, програмної та апаратної інфраструктури
• витрати на забезпечення безпеки майна - охорону, страхування від можливих крадіжок і пошкоджень, витрати на які бере на себе підприємець

Це витрати, які підприємець, що займається електронною комерцією, повинен враховувати, приймаючи рішення про відкриття власного складу. За оптимістичним сценарієм, бізнес має зростати досить швидко, щоб покрити зростаючі витрати на оренду приміщення та оплату праці персоналу, який обробляє замовлення. На практиці, однак, цього буває важко досягти.

Склад, побудований з великим запасом, буде генерувати витрати, не покриваючи доходи, а склад, пристосований лише для поточних потреб, через три роки стане блокуванням для подальшого зростання.

Підтримка логістичних операторів

Інтернет-магазини, які намагаються оптимізувати складські площі, фіксовані витрати на робочу силу при змінних обсягах замовлень або сезонних операціях, повинні розглянути можливість підтримки фулфілменту. Співпраця з логістичним оператором може принести ряд переваг, які можна згрупувати у дві сфери:

1. Сфера оптимізації витрат

• перетворення постійних витрат на змінні - оренда власного складу перетворюється на гнучку плату за полицю/піддон на день, а фіксовані витрати на працівника перетворюються на постійну плату за певну діяльність, наприклад, за пакування одного замовлення
• усунення багатьох прямих витрат - вилучення з бюджету таких витрат, як витрати на персонал і рекрутинг, витрати на підтримку ІТ-систем, витрати на страхування майна та його постійний захист
• зменшення впливу певних непрямих витрат - комунальні витрати оператора вже включені в ціну зберігання, але навантаження на е-ритейлера є нижчим через перерахунок обсягу займаної площі за одиницю часу і, крім того, не коливається протягом терміну дії договору
• зменшення додаткових витрат - оператори домовилися про значно вигідніші тарифи на пакування та наповнювачі, кур'єрські послуги або послуги спільного пакування

2. Оперативна сфера:

• гнучкість в управлінні простором - завдяки масштабам діяльності постачальник послуг фулфілменту має незрівнянно більші можливості для стрибкоподібного збільшення як складських площ, так і обсягу оброблюваних замовлень
• відповідальність за проведення операцій - контрактні положення договору оператора та можливі штрафні санкції за недосягнення необхідного для замовника рівня SLA (Service Level Agreement) є гарантом своєчасності відвантажень в узгоджених за договором діапазонах обсягів
• високоякісні складські приміщення - склади логістичних операторів зазвичай розташовані в сучасних логістичних парках, що забезпечують зберігання в сухих, кондиціонованих приміщеннях, під наглядом і захищених системами фізичної охорони та сигналізації
• інтеграція в сучасні ІТ-системи - професійна система управління складом (WMS) відповідає за правильність даних про запаси (включаючи відстеження партій і термінів придатності) і правильність комплектації на території оператора.

InPost Fulfillment (...) стає партнером, який допомагає розвивати бізнес, впливаючи на позитивний досвід споживачів, а також на комфорт власників електронної комерції.

Пропозиція InPost Fulfillment забезпечує набір вищезгаданих цінностей і, крім того, надає своїм клієнтам ряд додаткових переваг, починаючи зі спеціальної пропозиції на послуги Paczkomat® InPost і Courier InPost, через широкий каталог додаткових послуг і пакувальних матеріалів, аж до консультування в галузі аналізу, маркетингу, стратегії або ІТ-підтримки.

Комплексність пропозиції InPost Fulfillment у поєднанні з прозорими контрактами та чіткими показниками SLA означає, що компанія більше не є просто черговим постачальником серійних послуг. Вона стає партнером, що допомагає розвивати бізнес, впливаючи на позитивний споживчий досвід, а також на комфорт власників електронної комерції . Після цього рітейлери можуть повністю сконцентруватися на розвитку магазину та його асортименту, передавши складні та економічно небезпечні сфери в руки професіоналів.