Ryzyka kosztowe w e-commerce – jak zoptymalizować obsługę magazynu?

Prowadzenie własnego magazynu to piętrzące się przed przedsiębiorcą koszty związane głównie z wynajmem powierzchni oraz utrzymaniem pracowników. Wiąże się to także z utrudnieniami dotyczącymi skalowania biznesu, kiedy posiadana przestrzeń magazynowa blokuje rozwój asortymentu i zwiększanie wolumenu wysyłek. Sprzedawcy e-commerce borykający się z tymi problemami, powinni rozważyć wsparcie operatora fulfillment, który nie tylko odciąży biznes operacyjnie i kosztowo, ale także weźmie na siebie ryzyka fluktuacji kosztów logistycznych.

Rynek e-commerce po korekcie po-pandemicznej nadal ma się bardzo dobrze. Jednocześnie oczekiwania i wymagania konsumentów stale rosną, podobnie jak wymogi jakościowe platform marketplace. O ile sklep e-commerce wysyłający od kilkunastu do kilkudziesięciu paczek dziennie jest w stanie nad tym zapanować, o tyle wraz ze wzrostem ilości zamówień rośnie trudność z utrzymaniem standardów i pełnej elastyczności operacji magazynowych. Warto przyjrzeć się bliżej wyzwaniom, jakie towarzyszą wówczas logistyce e-commerce.

Koszt utrzymania pracownika magazynowego

Aby zobrazować problem na konkretnym przykładzie, można rozważyć przypadek sklepu e-commerce mającego ok. 2000 zamówień dziennie. Magazyn musi zazwyczaj mierzyć się ze sporymi amplitudami, kiedy to po weekendzie zamówień do obsłużenia jest bliżej 3000, a już w piątek dwa razy mniej niż na początku tygodnia. Przedsiębiorca w takim przypadku nie jest w stanie zoptymalizować pracy w oparciu o jednolity grafik i stałą formę zatrudnienia.

Przyjmując średnio ok. 3 minuty na obsługę jednego zamówienia (zebranie, spakowanie, przygotowanie do wysyłki), zespół jednorazowo potrzebny do płynnej realizacji zamówień w szczytowym momencie sprzedaży powinien liczyć ok. 20 osób. Zakładamy produktywność pełnoetatowego pracownika na poziomie ok. 7 godzin dziennie, czyli po odliczeniu wszystkich przerw od pracy.

Z powyższego przykładu wynika, że magazyn w skali tygodnia powinno obsługiwać średnio 16 osób. Równomierne rozłożenie sił w każdym dniu oznaczałoby jednak brak możliwości realizacji wszystkich zamówień w poniedziałek i wtorek, a jednocześnie brak wystarczającej ilości zadań dla pracowników w piątek.

Właściciel e-biznesu może to próbować optymalizować na rożne sposoby, np. zamieniając nadgodziny na dni wolne, dobierając pracowników czasowych itp. Każde takie rozwiązanie wiąże się jednak albo z dodatkowymi kosztami zarządzania, albo odmową proponowanych warunków przez pracownika. Pracownik może także chcieć zrealizować nadgodziny w dni większej ilości zamówień, a w dni z mniejszym obłożeniem pracować w standardowym wymiarze. Nie ma zatem rozwiązania idealnego dla wszystkich zatrudnianych pracowników.

Koszt utrzymania pracownika magazynowego

W każdym przypadku zatrudniania pracowników należy się liczyć także z katalogiem kosztów powiązanych:

• urlopy i choroby – pracownik na umowie o pracę realnie pracuje od 10 do 11 miesięcy w roku, w zależności od ilości dni urlopu i absencji chorobowych, a koszt zapewnienia zastępstw trzeba uwzględnić w kosztach osobowych
• koszty badań, szkoleń, świadczeń socjalnych i wyposażenia BHP – to uśredniając kolejne 500-2000 zł rocznie na osobę (np. badanie operatora wózka może kosztować nawet 350 zł[1], a dobre buty bezpieczne ok. 200 zł netto[2])
• koszty kadrowe i obsługa HR – rekrutacje, rozliczenia wynagrodzeń, obsługa kadrowa i dokumentacyjna to łączny koszt wahający sią pomiędzy ok. 83 a 140 zł brutto za każdego pracownika miesięcznie[3].

Uwzględniając powyższe składowe, należy się liczyć z całkowitym rocznym kosztem utrzymania jednego pracownika magazynowego na poziomie prawie 75 000 zł rocznie – i to bez kosztów ewentualnych nadgodzin. Na potrzeby wyliczenia przyjęto średnie wynagrodzenie brutto dla stanowiska magazyniera[4].

Przy tak wysokim poziomie kosztów, zarządzanie zespołem magazynowym w obliczu dużej zmienności ilości operacji stanowi nie lada wyzwanie. Dla wielu e-sprzedawców może się to okazać kotwicą kosztową uniemożlwiającą skalowanie operacji czy podnoszenie jakości obsługi klienta.

Należy także pamiętać o potencjalnych problemach z dostępem do pracowników. Na koniec maja 2023 stopa bezrobocia w Polsce wyniosła 5,1%[5]. Po uwzględnieniu stopnia urbanizacji okazuje się, że w obszarach miejskich i podmiejskich, gdzie często mieszą się magazyny e-commerce, wskaźnik bezrobocia szybuje w dół. W praktyce oznacza to sytuację rynku pracownika, oznaczającą wyższe wymagania płacowe i pozapłacowe, większe koszty rekrutacji, większą rotację oraz niepewność przy planowaniu ciągłości operacji magazynu e-commerce.

Dodatkowo należy pamiętać o kolejnych ustawowych podwyżkach płacy minimalnej na rok 2024, które powyższe wyliczenia dodatkowo zmienią.

Własny magazyn a skalowanie operacji

Analogiczna niepewność i niestałość występuje w przypadku wynajmu powierzchni pod magazyn i logistykę e-commerce. W najtrudniejszej sytuacji są przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na własny magazyn. Pomijając kwestie mało korzystnych zapisów o amortyzacji gruntów i budynków, największym wyzwaniem jest rozwój firmy, zwiększanie zapasów i wzrost ilości operacji. Magazyn wybudowany z dużym zapasem będzie generował koszty bez pokrycia w przychodach, a magazyn dopasowany tylko na bieżące potrzeby, za 3 lata stanie się blokerem dalszego rozwoju.

Przedsiębiorca musi co kilka lat liczyć się z kosztowną przeprowadzką towaru i wyposażenia nowego magazynu.

W niewiele lepszej sytuacji znajdują się przedsiębiorcy, którzy korzystają z komercyjnych powierzchni magazynowych. Stoją oni przed wyzwaniem dobrania takiego metrażu, który da się w optymalny kosztowo i operacyjnie wykorzystywać przez cały czas trwania umowy (zwykle ok. 5 lat). Jeśli jednak taki biznes ciągle rośnie, a wraz z nim rozszerza się ilość asortymentu oraz poziom zapasu – to i tak przedsiębiorca musi co kilka lat liczyć się z kosztowną przeprowadzką towaru i wyposażenia nowego magazynu.

Na koszty przeprowadzki składają się między innymi:

• koszt transportu (ciężarówki, kierowcy)
• koszt przygotowania towaru do przeprowadzki (paletyzacja, foliowanie)
• koszt załadunku i rozładunku
• koszt rozłożenia towaru na regały

Co ważne, powyższy katalog zakłada, że w nowym magazynie stoją już regały gotowe do zatowarowania, a cały proces da się przeprowadzić w dzień wolny od wysyłek. W innym przypadku do kosztów należy doliczyć:

• koszt demontażu, transportu i montażu regałów
• ewentualne koszty związane z opóźnieniem w realizacji zamówień (tak złożony proces zwykle rozciąga się w czasie i negatywnie wpływa na operacje magazynowe)

Ten rodzaj kosztów jest zwykle „niewidzialny” w bieżących badaniach rentowności, jednak przeliczając zyskowność e-biznesu w dłuższych okresach czasu, należy go brać pod uwagę.

Magazyn InPost Fulfillment Wola Bykowska

Kwaśną wisienkę na torcie kosztów i ryzyk związanych z utrzymaniem własnego magazynu stanowią także:

• zmienne i niepewne koszty mediów – energia, ogrzewanie, ścieki itp.
• koszty IT – większe magazyny oznaczają konieczność wdrożenia i utrzymania WMS, szeregu integracji, infrastruktury software i hardware
• koszty zabezpieczenia mienia – ochrona, ubezpieczenie, potencjalne kradzieże i zniszczenia, których koszt ponosi przedsiębiorca

Są to wydatki, które przedsiębiorca e-commerce musi brać pod uwagę decydując się na prowadzenie własnego magazynu. Według optymistycznego scenariusza, biznes powinien rosnąć na tyle szybko, aby pokrywać rosnące wydatki związane z wynajmem przestrzeni i opłaceniem pracowników do obsługi zamówień. W praktyce jednak może być to ciężkie do osiągnięcia.

Magazyn wybudowany z dużym zapasem będzie generował koszty bez pokrycia w przychodach, a magazyn dopasowany tylko na bieżące potrzeby, za 3 lata stanie się blokerem dalszego rozwoju.

Wsparcie operatora logistycznego

Sprzedawcy e-comerce, którzy borykają się z problemami optymalizacji powierzchni magazynowej, stałymi kosztami pracy przy zmiennej liczbie zamówień czy dużą sezonowością operacji, powinni rozważyć wsparcie fulfillment. Współpraca z operatorem logistycznym może przynieść szereg korzyści, które można zgrupować w dwa obszary:

1. Sfera optymalizacji kosztów

• zamiana kosztów stałych na zmienne – czynsz za własny magazyn zamienia się na elastyczną opłatę za półkę/paletę za dobę, a stały koszt pracownika zamienia się na bieżącą opłatę za daną czynność, np. za spakowanie jednego zamówienia
• likwidacja wielu kosztów bezpośrednich – usunięcie z budżetu takich wydatków, jak koszty HR i prowadzenia rekrutacji, koszty utrzymania systemów IT, koszt ubezpieczenia mienia i jego bieżącej ochrony
• zmniejszenie odziaływania pewnych kosztów pośrednich – koszty mediów u operatora są już wliczone w cenę składowania, ale obciążenie e-sprzedawcy jest niższe przez wzgląd na przeliczenie wolumenu zajętej powierzchni w danej jednostce czasu, a w dodatku nie podlega wahaniom w trakcie trwania umowy
• obniżenie kosztów dodatkowych – operatorzy mają wynegocjowane zdecydowanie korzystniejsze stawki za opakowania i wypełniacze, usługi kurierskie czy usługi co-packingowe

2. Sfera operacyjna:

• elastyczność w zarządzaniu powierzchnią – dostawca usług fulfillment dzięki skali operacji ma nieporównywalnie większe możliwości skokowego zwiększania zarówno miejsca do składowania, jak i ilości przetwarzanych zamówień
• odpowiedzialność za prowadzenie operacji – na straży terminowości wysyłek w ramach ustalonych w umowie przedziałów ilościowych stoją zapisy umowy z operatorem i ewentualne kary za brak zrealizowania wobec klienta wymaganego poziomu SLA (Service Level Agreement)
• wysoka jakość przestrzeni magazynowej – magazyny operatorów logistycznych zwykle mieszczą się w nowoczesnych parkach logistycznych, zapewniając składowanie w obiektach suchych, klimatyzowanych, monitorowanych i zabezpieczonych ochroną fizyczną oraz systemami alarmowymi
• integracja z nowoczesnymi systemami IT – za poprawność danych o zapasach (wraz ze śledzeniem partii i dat przydatności) oraz poprawność kompletacji odpowiada u operatora profesjonalny system WMS (Warehouse Management System)

InPost Fulfillment (…) staje się partnerem, który pomaga w rozwoju biznesu, wpływając na pozytywne doświadczenia konsumentów, jak i komfort właścicieli e-commerce.

InPost Fulfillment w swej ofercie zapewnia komplet powyższych wartości, a ponadto udostępnia swym klientom szereg dodatkowych korzyści, począwszy do specjalnej oferty na usługi Paczkomat® InPost i Kurier InPost, przez szeroki katalog usług dodatkowych i materiałów opakowaniowych, aż po doradztwo w obszarze analiz, marketingu, strategii czy wsparcia w obszarze IT.

Kompleksowość oferty InPost Fulfillment połączona z przejrzystymi umowami i jasnymi wskaźnikami SLA sprawia, że firma przestaje być kolejnym, szeregowym dostawcą usług. Staje się partnerem, który pomaga w rozwoju biznesu, wpływając na pozytywne doświadczenia konsumentów, jak i komfort właścicieli e-commerce. Sprzedawcy mogą wówczas w pełni skupić się na rozwoju sklepu i jego oferty, oddając trudne i niepewne kosztowo obszary w ręce profesjonalistów.