WMS - що вона робить, скільки коштує, що це таке насправді

WMS розшифровується як Warehouse Management System, що перекладається як система управління складом. Правильно підібрана та налаштована, вона може відігравати ключову роль у логістиці та в діяльності, пов'язаній з отриманням і виконанням замовлень або інвентаризацією, незалежно від галузі. Що варто знати про цю платформу?

WMS - що це таке і що вона робить?

Якщо спрощено, то WMS - це програма, яка дозволяє управляти товарами на складі компанії. Це її основний і головний функціонал, завдяки якому ми можемо контролювати продукцію на складі. Звичайно, WMS-системи, залежно від їхньої конфігурації, можуть, наприклад, бути призначені тільки для обраних сегментів ринку.

Ключове завдання, яке виконують WMS-системи, полягає в оптимізації логістичної діяльності на кожному етапі - від реєстрації нових товарів на складі, комплектації до видачі їх цільовому клієнту, який оформив замовлення, наприклад, в онлайн-магазині.

Оптимізація логістичного процесу відіграє ключову роль у процесі закупівель, оскільки дозволяє зменшити витрати та пришвидшити процес виконання замовлень. А це, як відомо, може мати значний вплив на лояльність клієнтів до послуг певної компанії.

Не менш важливим є те, що дані в WMS оновлюються в режимі реального часу, тому особа, яка контролює логістичний процес, має доступ до найактуальнішої інформації про запаси.

З точки зору різних людей, які працюють в компанії або існують в її екосистемі, WMS-системи мають низку переваг. Які саме?

• Для клієнтів це означає швидшу доставку (менше переплутаних замовлень і простішу процедуру повернення товару).
• Управління складом за допомогою WMS дозволяє інтегрувати весь ланцюжок поставок за допомогою одного інструменту.
• Вони забезпечують кращий нагляд за складськими процесами, доступ у режимі реального часу до низки ключових даних, спрощують інвентаризацію або скорочують шлях комплектації замовлень.

• Вони підвищують зручність роботи безпосередньо на складі, покращують безпеку, а також полегшують перевірку статусу замовлення.

Як працює WMS?

Як ми вже згадували, WMS підтримує логістичний процес на різних етапах. Ми можемо виділити її численні функціональні можливості, розділивши їх на різні етапи "життя" товару на складі.

У компаніях, що використовують програмне забезпечення WMS, відповідальні за перевірку запасів можуть легко і швидко здійснювати кількісну або якісну перевірку продукції. Це має неабияке значення у випадку великих поставок на склад і, наприклад, повернення товарів.

По-друге - і це особливо важливо при великому обсязі продукції, що зберігається - WMS дозволяє швидше знаходити вибрані позиції на складі.

Третя функція цих систем випливає, так би мовити, з попередніх: це кращий контроль поточного запасу товарів, доступних "з полиці". Інструмент також буде корисним під час проведення інвентаризації.

WMS також неоціненна для комплектації та відвантаження замовлень. У першому випадку система оптимізує весь шлях збирання замовлень. Вона може групувати їх, керувати їхнім відвантаженням, замовляти кур'єрські послуги у компаній, що співпрацюють, або генерувати етикетки.

У той же час, автоматизація процесів, що стала можливою завдяки WMS, дає нам можливість краще використовувати наявні в нашому розпорядженні складські приміщення.

Коли запрацює ІТ-система складу?

Відповідь на це питання можна здогадатися з попередніх абзаців. WMS буде корисною в торгівлі, логістиці або виробництві, але не тільки. Цей тип програмного забезпечення варто використовувати скрізь, де автоматизація процесів може принести вимірні переваги: оптимізація ланцюжка поставок, зниження витрат або посилення контролю над процесом розгляду скарг.

Цей тип програмного забезпечення, безумовно, добре підійде для великого бізнесу, де формування накладних або замовлення кур'єрів займає багато часу - WMS може допомогти нам заощадити багато часу тут.

Якщо розглядати цей вид програмного забезпечення в дещо ширшій перспективі, складські ІТ-системи, безумовно, виправдають себе в місцях з високим товарообігом, де товарні потоки дуже динамічні, і де, крім того, простір досить великий, щоб розділити зони.

Яку WMS вибрати - на що звернути увагу?

Щоб відповісти на таке питання, потрібно подумати про потреби бізнесу, тому для того, щоб вибрати WMS для компанії, нам потрібно визначити кілька змінних.

Ключове питання, звичайно, полягає в тому, в чому програмне забезпечення має допомогти працівникам і за допомогою яких функцій цього можна досягти?

Які особливості системи? Чи багато часу займе впровадження та навчання працівників користуванню програмним забезпеченням? Майте на увазі, що коли ми вирішуємо впровадити цей тип програмного забезпечення, ми будемо використовувати його протягом декількох або навіть декількох років. Дуже важливо, щоб робота системи була максимально інтуїтивно зрозумілою.

Якщо обсяг сховища продовжує зростати, чи буде програмне забезпечення все ще корисним? Чи можна розширити його для виконання нових функцій у майбутньому? Важливо визначити потреби не тільки в сьогоденні, але й - як ми вже згадували - в найближчі місяці та роки.

Варто також визначити потреби людей, які безпосередньо використовуватимуть програмне забезпечення. Перш ніж купувати програмне забезпечення, бажано поспілкуватися з працівниками та з'ясувати, як WMS має вплинути на їхню повсякденну роботу.

Також варто переконатися, що постачальник, який буде впроваджувати програмне забезпечення, заслуговує на довіру. Перевірте, чи добре він зарекомендував себе на ринку і чи має необхідний досвід. Можна натрапити на готові, майже миттєві варіанти впровадження WMS, але не варто поспішати з цим процесом. Перш за все, важливо з'ясувати, чи пропонує потенційний партнер можливість кастомізації. Також перевірте, чи входять у вартість безкоштовні оновлення та можливість експорту файлів у сторонні додатки.

Скільки часу займає і від чого залежить впровадження WMS?

Зважаючи на витрати, про які ми напишемо пізніше, і на те, що впровадження WMS в компанії - це, безумовно, довгострокова інвестиція, ми вже можемо говорити про перший етап впровадження програмного забезпечення на рівні визначення наших потреб.

Плануючи впровадження ІТ-системи на складах, ми повинні перевірити потреби людей, які безпосередньо управлятимуть товарами завдяки їй. Також дуже важливо визначити масштаб нашого бізнесу.

Зрештою, з урахуванням усіх описаних нами змінних, впровадження WMS може зайняти приблизно від чотирьох до восьми місяців. В екстремальних ситуаціях цей час може обчислюватися навіть роками.

Скільки коштує WMS?

Неможливо чітко вказати, скільки коштує WMS, оскільки, як і час, необхідний для її впровадження, вона залежить від багатьох змінних:

• Тип розгортання (хмарні дані або програмне забезпечення, встановлене на серверах компанії);
• Індивідуальні фактори, характерні для компанії, такі як кількість посад людей, що працюють на складі або навіть безпосередньо використовують WMS. Це впливає, серед іншого, на тип ліцензії програмного забезпечення.
• Масштаб бізнесу - дещо інша система з точки зору функціональності або можливостей інтеграції буде налаштована в інтернет-магазині, який обробляє близько 5 000 посилок на місяць, і зовсім інша - в інтернет-магазині, який обробляє 100 000 посилок щомісяця.
• Функціональність відповідної системи, яку хоче використовувати клієнт, і можлива інтеграція, наприклад, з інтернет-магазином.
• Підтримка постачальника після впровадження WMS.

Беручи до уваги всі змінні, потреби та плани на майбутнє, цільова сума, яку потрібно витратити на реалізацію, може варіюватися від десятка до 80 000 злотих. Варто також пам'ятати, що в залежності від масштабу, щомісячна вартість підтримки платформи також буде змінюватися. Що може на це вплинути?

• Придбання ліцензії на програмне забезпечення або дозволу на використання.
• Технічна інфраструктура.
• Додаткові витрати, про які ми вже згадували - наприклад, післягарантійна підтримка.

Однак варто пам'ятати, що впровадження WMS слід розглядати не як витрати компанії, а як інвестицію, яка, можливо, не окупиться відразу, але оптимізує багато складських процесів і позитивно вплине на подальший розвиток бізнесу.

Слід також мати на увазі, що при неналежному управлінні складом впровадження WMS не стане вирішенням проблем всієї компанії. Система повинна бути розрахована на довгі роки, і важливо, щоб персонал знав і дотримувався правил експлуатації.