System WMS — do czego służy, ile kosztuje, czym tak właściwie jest

WMS to skrót od Warehouse Management System, co należy przetłumaczyć jako System Zarządzania Magazynem. Odpowiednio dobrany i skonfigurowany, może odegrać kluczową rolę w logistyce oraz w działaniach związanych z przyjmowaniem i realizacją zamówień czy z inwentaryzacją stanów magazynowych, niezależnie od branży. Co warto wiedzieć o tej platformie?

System WMS — co to jest i jakie spełnia zadanie?

W pewnym uproszczeniu system WMS jest programem, który umożliwia zarządzanie towarami w magazynie przedsiębiorstwa. To jego podstawowa i główna funkcjonalność, dzięki której mamy możliwość kontroli produktów w magazynie. Rzecz jasna, systemy WMS, w zależności od konfiguracji, mogą być np. Dedykowane tylko dla wybranych segmentów rynku.

Kluczowe zadanie, jakie spełniają systemy WMS to optymalizacja działań w ramach logistyki na każdym jej etapie — od zarejestrowania nowego towaru w magazynie, przez kompletację, aż do wydania go docelowemu klientowi, który złożył zamówienie, na przykład w sklepie internetowym.

Optymalizacja procesu logistycznego spełnia kluczową rolę w procesie zamówienia, ponieważ pozwala redukować koszty, jednocześnie przyspieszając proces realizacji zamówień. A to, jak wiadomo, może mieć znaczący wpływ na przywiązanie klientów do usług danej firmy. 

To, co jest równie ważne to fakt, że dane w systemie WMS są aktualizowane w czasie rzeczywistym, więc osoba nadzorująca proces logistyczny ma wgląd w możliwie najbardziej aktualne informacje o stanach magazynowych.

Systemy WMS, patrząc z perspektywy różnych osób działających w przedsiębiorstwie lub istniejących w jej ekosystemie, niosą szereg zalet. Jakich?

• Dla klientów to szybsze dostawy (mniej pomyłek w zamówieniach oraz łatwiejsza procedura zwrotu produktów).
• Zarządzanie magazynem przez WMS umożliwia integrację całego łańcucha dostaw z poziomu jednego narzędzia.
• Zapewniają lepszy nadzór nad procesami magazynowymi, dostęp w czasie rzeczywistym do szeregu kluczowych informacji, ułatwioną inwentaryzację czy skrócenie ścieżki kompletacji zamówień.

• Zwiększają komfort pracy bezpośrednio w magazynie, poprawiają bezpieczeństwo, a także ułatwiają weryfikację statusu zamówienia.​​​​​​​

W jaki sposób działa system WMS?

Jak już wspomnieliśmy, WMS wspiera proces logistyczny na różnych etapach. Możemy wyróżnić jego liczne funkcjonalności, dzieląc je na poszczególne etapy „życia” produktu w magazynie.

W przedsiębiorstwach korzystających z oprogramowania WMS, osoby odpowiedzialne za inspekcję stanów towarowych w prosty i szybki sposób mogą przeprowadzić ilościową lub jakościową kontrolę produktów. Ma to niebagatelne znaczenie w przypadku dużych dostaw do magazynu, jak i na przykład zwrotu towarów.

Po drugie – co ma szczególne znaczenie w przypadku dużej ilości przechowywanych produktów – WMS pozwala szybciej odnaleźć wybrane artykuły na magazynie.

Trzecia funkcjonalność tych systemów wynika niejako z poprzednich: jest nią lepsza kontrola aktualnego stanu towaru dostępnego „od ręki”. Narzędzie docenimy też podczas inwentaryzacji.

WMS jest także nieoceniony w przypadku kompletowania czy wysyłki zamówień. W tym pierwszym przypadku system optymalizuje całą ścieżkę kompletacji zamówienia. Następnie może je grupować, zarządzać ich wydawaniem, zamawianiem usług kurierskich od współpracujących z danym przedsiębiorstwem podmiotów czy generować etykiety.

Automatyzacja procesów, którą umożliwia WMS daje nam jednocześnie możliwość lepszego wykorzystania przestrzeni magazynowej, jaką dysponujemy.​​​​​​​

Kiedy sprawdzi się magazynowy system informatyczny?

Na tak postawione pytanie, odpowiedzi możemy domyślić się po lekturze poprzednich akapitów. System WMS sprawdzi się w handlu, logistyce czy produkcji, choć nie tylko. Tego typu oprogramowanie warto zastosować wszędzie tam, gdzie automatyzacja procesów może przynieść wymierne korzyści: optymalizację łańcucha dostaw, zmniejszenie kosztów czy zwiększoną kontrolę nad procesem reklamacji.

Oprogramowanie tego typu na pewno sprawdzi się w przypadku biznesów o dużej skali, gdzie generowanie listów przewozowych czy zamawianie kurierów pochłania sporo czasu – WMS może pomóc nam zaoszczędzić tutaj sporo czasu.

Patrząc na taki software nieco szerzej, magazynowe systemy informatyczne sprawdzą się na pewno w miejscach, w których istnieje duża rotacja towaru, gdzie przepływy produktów są bardzo dynamiczne, a dodatkowo przestrzeń jest na tyle duża, że można w niej wydzielić strefy.

Jaki system WMS wybrać — na co zwrócić uwagę?

Odpowiedź na tak postawione pytanie wymaga zastanowienia się nad potrzebami przedsiębiorstwa, więc aby wybrać system WMS dla firmy, musimy określić kilka zmiennych.

Kluczowe jest oczywiście to, w czym ma wspomóc pracowników oprogramowanie i dzięki jakim funkcjonalnościom można to osiągnąć?

Co cechuje dany system? Czy wdrożenie i przeszkolenie pracowników z obsługi oprogramowania będzie czasochłonne? Pamiętajmy, że decydując się na wdrożenie tego typu oprogramowania, będziemy z niego korzystać przez kilka lub nawet kilkanaście lat. To kluczowe, aby obsługa systemu była możliwie jak najbardziej intuicyjna.

Czy w przypadku dalszego rozwoju przestrzeni magazynowej oprogramowanie nadal będzie przydatne? Czy istnieje możliwość jego rozbudowy tak, by spełniało nowe funkcje w przyszłości? Ważne jest określenie nie tylko potrzeb w teraźniejszości, ale także – jak już wspomnieliśmy – w kolejnych miesiącach i latach.

Warto też określić potrzeby osób, które będą bezpośrednio wykorzystywać oprogramowanie. Przed zakupem softu, warto porozmawiać z pracownikami i ustalić, w jaki sposób WMS powinien wpływać na ich codzienną pracę.

Warto upewnić się też, że dostawca, który będzie wdrażał oprogramowanie, jest godny zaufania. Sprawdźmy, czy ma ugruntowaną pozycję na rynku i odpowiednie doświadczenie. Spotkać się można z gotowymi, niemal błyskawicznymi możliwościami wdrożenia WMS, jednak nie warto przyspieszać tego procesu. Najpierw należy zorientować się, czy potencjalny partner oferuje nam możliwość jego personalizacji. Sprawdźmy też, czy w cenie dostajemy darmowe aktualizacje oraz tryb eksportowania plików do aplikacji innych firm.

Jak długo trwa i od czego zależy wdrożenie systemu WMS?

Ze względu na koszty – o których jeszcze napiszemy – oraz fakt, że wprowadzenie systemu WMS w firmie jest zdecydowanie długoterminową inwestycją, już na poziomie określania naszych potrzeb możemy mówić o pierwszym etapie wdrażania oprogramowania.

Planując wdrożenie systemu informatycznego w magazynach, musimy zweryfikować potrzeby osób, które będą dzięki niemu bezpośrednio zarządzać towarami. Kluczowe jest też określenie skali naszej działalności.

Ostatecznie, biorąc pod uwagę wszystkie opisane przez nas zmienne, wdrożenie systemu WMS może potrwać od około 4 do 8 miesięcy. W skrajnych sytuacjach czas ten może być nawet liczony w latach.

Ile kosztuje system WMS?

Nie da się jednoznacznie określić ile kosztuje system WMS, ponieważ – tak jak w przypadku czasu potrzebnego na jego wdrożenie – zależy on od licznych zmiennych, w tym:

• Rodzaju wdrożenia (chmura danych lub oprogramowanie instalowane na serwerach firmowych);
• Indywidualnych czynników charakterystycznych dla przedsiębiorstwa, np. liczby stanowisk osób pracujących w magazynie czy nawet korzystających bezpośrednio z WMS. Wpływa to m.in. na rodzaj licencji oprogramowania.
• Skali przedsiębiorstwa — nieco inny system pod względem funkcjonalności czy możliwości integracji zostanie skonfigurowany w e-sklepie, który obsługuje około 5 tysięcy paczek w miesiącu, a zupełnie inny w takim, z którego każdego miesiąca wyrusza 100 tysięcy paczek.
• Funkcjonalności danego systemu, z których chce korzystać klient oraz ewentualnej integracji np. ze sklepem internetowym.
• Wsparcia ze strony dostawcy po wdrożeniu systemu WMS.

Biorąc pod uwagę wszystkie zmienne, potrzeby oraz plany na przyszłość, docelowa kwota, jaką należy wydać na wdrożenie, może wahać się od kilkunastu do nawet 80 tysięcy złotych. Warto też pamiętać, że w zależności od skali, miesięczny koszt utrzymania platformy także będzie się różnił. Co może mieć na to wpływ?

• Wykupienie licencji oprogramowania lub pozwolenie na użytkowanie.
• Infrastruktura techniczna.
• Dodatkowe opłaty, o których już wspomnieliśmy – np. wsparcie pogwarancyjne.

Warto jednak pamiętać, że wdrożenie systemu WMS raczej nie powinno być kategoryzowane jako koszt dla przedsiębiorstwa, a inwestycja, która może nie zwróci się od razu, ale pozwoli zoptymalizować wiele procesów magazynowych oraz pozytywnie wpłynie na dalszy rozwój działalności.

Należy mieć też na uwadze, że w nieodpowiednio zarządzanym magazynie wdrożenie systemu WMS nie będzie rozwiązaniem bolączek, trawiących całe przedsiębiorstwo. System musi być pomyślany na lata, a załoga koniecznie powinna zaznajomić się z zasadami jego funkcjonowania i ich przestrzegać.