Regulamin sklepu internetowego – jak go dobrze napisać?

Regulaminy sklepów internetowych to dokumenty określające zasady, na jakich sprzedawca prowadzi swoją działalność w internecie oraz warunki dokonywania transakcji kupna-sprzedaży przez klientów. Powinny być one napisane w zrozumiały dla klientów sposób. Muszą odpowiadać na wszelkie możliwe pytania, jakie mogą mieć użytkownicy w trakcie dokonywania zakupów. Dodatkowo, nieprzestrzeganie wymagań dotyczących treści regulaminu skutkuje sankcjami prawno-finansowymi.

Regulamin jako wzorzec umowy w świetle prawa

Regulamin sklepu internetowego jest traktowany jako wzorzec umowy w rozumieniu Kodeksu Cywilnego, a jego akceptacja przez klienta stanowi warunek zawarcia umowy na odległość. Oznacza to, że dokument ten musi być również zgodny z Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, co dotyczy m.in. sprzedaży przez sklep, media społecznościowe czy e-mail.

Nowe obowiązki informacyjne sprzedawcy po dyrektywie Omnibus

Wprowadzenie dyrektywy Omnibus nałożyło na sprzedawców dodatkowe obowiązki:

• informowanie o najniższej cenie z 30 dni przed obniżką,
• wskazanie parametrów decydujących o plasowaniu ofert w wynikach wyszukiwania,
• ujawnienie, czy cena jest dostosowywana automatycznie (np. przez algorytmy),
• prezentacja obowiązku zapłaty na przycisku, np. „Zamawiam z obowiązkiem zapłaty”,
• przekazywanie informacji na trwałym nośniku.

Wszystkie te elementy powinny znaleźć się w regulaminie, jako element obowiązków informacyjnych.

Sprawdź Abonamenty dla firm

Prowadzisz firmę? Wysyłasz wiele paczek miesięcznie? Zaoszczędź na wysyłce z InPost! Różnorodność oferty sprawia, że jest to rozwiązanie zarówno dla małych, jak i dużych firm.

Poznaj pełną ofertę Abonamentów i podpisz umowę online.

Regulamin sklepu internetowego – co powinien zawierać?

Regulaminy sklepów internetowych powinny zawierać informacje dotyczące m.in.:

• podmiotu prowadzącego sklep internetowy oraz jego siedziby;
• przedmiotu działalności sklepu;
• warunków dokonywania transakcji, w tym sposobów składania zamówień, kosztów przesyłki, sposobów płatności i realizacji zamówienia;
• zasad odstąpienia od umowy, w tym zawierać formularz odstąpienia od umowy;
• procedury reklamacyjnej;
• warunków korzystania ze strony internetowej sklepu i zasady ochrony prywatności danych osobowych klientów;
• odpowiedzialności za wady towarów, a także gwarancję;
• postanowień dotyczących prawa właściwego dla rozstrzygania sporów oraz oświadczenia o akceptacji regulaminu.

Dodatkowo należy zawrzeć:

• sekcję Definicje (np. „Sprzedawca”, „Klient”, „Dzień roboczy”),
• informacje o wymaganiach technicznych,
• opis zasad korzystania z konta użytkownika, newslettera i innych usług świadczonych drogą elektroniczną.

Prawa kupującego – konsument, rękojmia i przedsiębiorca na prawach konsumenta

Konsumentem jest osoba fizyczna dokonująca zakupu niezwiązanego z działalnością gospodarczą. Jednak od 2021 roku z części ochrony konsumenckiej mogą korzystać również osoby prowadzące JDG, jeśli zakup nie ma charakteru zawodowego – to tzw. przedsiębiorca na prawach konsumenta.

Każdy regulamin powinien także jasno wskazywać zasady odpowiedzialności sprzedawcy z tytułu rękojmi – obowiązkowej ustawowej odpowiedzialności za wady towaru – oraz gwarancji, jeśli została udzielona.

Regulamin dla różnych modeli sprzedaży – B2B, treści cyfrowe i działalność nierejestrowana

Regulamin sklepu internetowego jest wymagany również gdy:

• sprzedaż prowadzona jest przez osoby w działalności nierejestrowanej,
• klientami są inni przedsiębiorcy (model B2B),
• oferowane są produkty cyfrowe (np. e-booki, kursy), gdzie obowiązują inne zasady zwrotu.

Pamiętaj – sprzedaż przez Facebook, Instagram, e-mail czy telefon także podlega tym samym przepisom co klasyczny sklep online.

Rozstrzyganie sporów i procedury reklamacyjne

Regulamin powinien zawierać:

• zasady reklamacji (w tym formularz reklamacyjny),
• informacje o możliwości skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji,
• wzmiankę o platformie ODR (Online Dispute Resolution):
  https://ec.europa.eu/consumers/odr.

Regulamin sklepu internetowego – RODO

RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych) to przepis Unii Europejskiej regulujący przetwarzanie danych osobowych. Celem RODO jest zapewnienie ochrony prywatności i danych osobowych klientów oraz ujednolicenie rozporządzeń prawnych na terenie całej UE.

W regulaminie powinny znaleźć się informacje o:

• administratorze danych i inspektorze ochrony danych (jeśli powołano),
• celu przetwarzania i podstawie prawnej,
• prawach użytkownika (dostęp, sprostowanie, sprzeciw, skarga),
• odbiorcach danych (np. firmy kurierskie, dostawcy płatności),
• plikach cookies i stosowanych zabezpieczeniach.

Jak napisać regulamin sklepu internetowego samemu?

Przedsiębiorcy, którzy chcieliby stworzyć regulamin samemu, powinni zapoznać się z licznymi poradnikami znajdującymi się w internecie – pozwoli to zdobyć podstawy potrzebnej wiedzy. Przy korzystaniu z poradników online przedsiębiorcy powinni wybierać zaufane źródła i krytycznie oceniać zawarte w nich informacje. Nie wszystkie materiały są aktualne lub zgodne z przepisami

Następnie zastosować się np. do następujących kroków:

• przeczytać i zapoznać się szczegółowo z aktami prawnymi regulującymi działalność sklepów – to fundament, bez którego dalsza nauka będzie pozbawiona sensu; 
• przejrzeć regulaminy innych sklepów internetowych – posłużą one za inspirację. W tym celu można zapoznać się np. z regulaminem sklepu Out Of The Box (jest on przejrzysty i poprawny pod względem prawnym oraz umieszczony w przystępnym dla internautów miejscu);
• określić swoje potrzeby i cele biznesowe – będzie to potrzebne do opracowania wewnętrznych zasad działania sklepu, m.in. odnośnie do polityki zwrotów, dostaw i reklamacji (sklep zajmujący się sprzedażą żywności musi uwzględniać czynniki takie jak data spożycia sprzedawanego produktu. Dodatkowo nie może ona kolidować z czasem zwrotu. Jednak i w takim przypadku są wyjątki).
  Warto w tym miejscu wspomnieć o ofercie Abonamentowej dla firm, przygotowanej przez InPost. Podpisując z InPost umowę na dostawę przesyłek, można wybrać jedną z trzech wartości miesięcznego abonamentu: 150, 300 lub 600 złotych. Kwoty te w całości są przeznaczone na opłacenie przesyłek do klienta. Umowa może być zawarta na 12 lub 24 miesiące. Im wyższa wartość abonamentu i dłuższy czas umowy, tym cena jednostkowa paczki jest niższa. Więcej o tym na stronie https://inpost.pl/abonamenty-dla-firm.  
• sporządzić wstępny regulamin – ma on być możliwie jak najbardziej precyzyjny i zawierać wstępne ustalenia na temat – sposobu zawarcia umowy, terminu dostawy, kosztów i warunków zwrotu towarów, zasad korzystania ze sklepu i wymaganych danych kontaktowych;
• przetestować regulamin sklepu na kilku osobach – wystarczy poprosić ich o przeczytanie go, a następnie podzielenie się opinią (dzięki temu przedsiębiorca dowie się, czy jest on wystarczająco zrozumiały i przystępny); 
• udostępnić regulamin na stronie swojego sklepu – jeżeli opinie były pozytywne, a sam dokument został napisany uwzględniając wymogi prawne, to nie pozostaje nic innego jak wykorzystanie go.

W celu uniknięcia błędów, nieporozumień i niejasności przed wykonaniem ostatniego kroku zaleca się dodanie etapu pośredniego, czyli zaciągnięcie opinii specjalisty, tj. doradcy prawnego, prawnika lub eksperta od regulaminów sklepów internetowych. Dobrze skonstruowany regulamin nie tylko chroni interesy przedsiębiorcy, ale również buduje zaufanie wśród klientów.

Alternatywne sposoby tworzenia regulaminu i jego rola w biznesie

Regulamin można stworzyć:

• samodzielnie,
• z pomocą prawnika,
• korzystając z generatorów online (np. Prokonsumencki, Legal Geek, Regulaminowo.pl).
   

Prawidłowo skonstruowany regulamin chroni interesy obu stron, stanowi podstawę integracji z operatorami płatności (np. PayU, Dotpay, Przelewy24) i zwiększa wiarygodność sklepu.

Jakie klauzule są niedozwolone w regulaminie sklepu internetowego?

Regulamin dla sklepu internetowego musi zostać skonstruowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, czyli m.in. nie zawierać żadnej klauzuli niedozwolonej. Warto zajrzeć do Rejestru klauzul niedozwolonych prowadzonego przez Prezesa UOKiK.

Przykłady klauzul abuzywnych:

• sprzedawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia przewoźnika,
• klient nie ma prawa zwrotu, jeśli nie otworzy opakowania,
• właściwość sądu ustalana jednostronnie przez sprzedawcę.

Czy można skopiować regulamin sklepu internetowego?

Nie, nie można. Używanie cudzego regulaminu może naruszać prawa autorskie oraz prowadzić do naruszenia przepisów prawa konsumenckiego i ochrony danych osobowych. Regulamin to utwór w rozumieniu prawa autorskiego. Kopiowanie go może skutkować:

• roszczeniami autora,
• karami finansowymi,
• błędami w zapisach niedostosowanych do konkretnego biznesu.