Z czym wiąże się prowadzenie własnej firmy?

Własny biznes wiąże się z wieloma obowiązkami, których właściciel musi skrupulatnie i terminowo przestrzegać. Tylko wtedy jego firma i zatrudnione w niej osoby osiągną satysfakcjonujące wyniki. Z czym więc wiąże się prowadzenie własnej działalności?

Na samym początku warto podkreślić, że formalności związane z założeniem własnej firmy nie kończą się na jej zarejestrowaniu. Przeciwnie, cała papierkowa robota dopiero się rozpoczyna. Bycie właścicielem firmy wiąże się bowiem z szeregiem obowiązków oraz spraw, które należy terminowo załatwiać w różnorodnych urzędach.

1. Urząd Skarbowy

Jedną z najmniej przyjemnych, jednak najistotniejszych kwestii, jest zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego. Każdy przedsiębiorca zobligowany jest odprowadzać do niego podatki z tytułu podatku dochodowego własnego oraz pracowników czy podatku VAT. W tym przypadku bardzo ważna jest terminowa zapłata – do 20. dnia każdego miesiąca. W momencie niedotrzymania terminu właściciel musi samodzielnie naliczyć odsetki za zwłokę, posiłkując się obowiązującymi stawkami odsetek ustawowych. Chyba, że rozliczamy się kwartalnie, wówczas do 20 kolejnego miesiąca po zakończeniu kwartału (w przypadku działalności jednoosobowych). 

Kolejna ważna kwestia dotyczy przekazania zatrudnionym pracownikom PIT-11, zawierającego informacje o osiągniętych dochodach, pobranych zaliczkach podatkowych oraz składkach za ubiegły rok. Pracodawca ma na to czas do końca lutego. Do jego obowiązków należy także dostarczenie formularzy PIT do Urzędu Skarbowego. Prowadzący firmę nie może także zapomnieć o własnym rozliczeniu, poprzez złożenie do Urzędu Skarbowego dokumentu PIT-4R do końca stycznia.

2. ZUS

Każdy pracownik, który zostaje zatrudniony w firmie na umowę o pracę lub umowę-zlecenie (z wyjątkiem studentów do 26. roku życia), musi zostać zgłoszony przez pracodawcę do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni od chwili przyjęcia. Do zadań przedsiębiorcy należą także wszelkie kwestie, związane z prawidłowym obiegiem informacji w ZUS-ie (jak np. zgłaszanie członków rodziny zatrudnionego czy zmiana danych identyfikacyjnych).

Obowiązkiem prowadzącego firmę wobec ZUS-u będzie także comiesięczne składanie deklaracji (ZUS-DRA), która stanowi rozliczenie wszystkich składek i świadczeń na rzecz ubezpieczenia społecznego. Takiego dokumentu nie muszą składać osoby niezatrudniające w firmie żadnych pracowników.

3. Obowiązki ewidencyjne

Bardzo istotnym zadaniem jest również prowadzenie różnego rodzaju ewidencji dla celów podatkowych. Wyróżnia się:

• ewidencję przychodów,
• ewidencję środków trwałych,
• ewidencję wyposażenia,
• ewidencję pracowniczą,
• podatkową księgę przychodów i rozchodów.

4. Urząd Statystyczny

Wszystkie osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą zobligowane są do składania sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego. Pozyskane przez GUS dane umożliwiają szczegółową analizę prowadzenia wszelkich działalności na terenie Polski.

5. Obowiązki wobec zatrudnionych

Obowiązki prowadzącego firmę wobec zatrudnionych to jedna z najważniejszych kwestii. W pierwszej kolejności należy wspomnieć o przymusowym skierowaniu na badania medycyny pracy każdego, nowo przyjętego pracownika. Gdy lekarz potwierdzi, że dana osoba może zostać zatrudniona w firmie, właściciel powinien założyć jej teczkę pracowniczą, w której będą zbierane wszelkie informacje i dokumenty, na temat pracownika.

Istotnym aspektem jest także dbanie o ewidencję pracy. Obowiązkiem prowadzącego firmę jest poinformowanie personelu o godzinach pracy, godzinach nadliczbowych, weekendach i świętach, a także o dyżurach, urlopach, zwolnieniach lekarskich czy wszelkich nieobecnościach. Korzystnym rozwiązaniem jest prowadzenie listy obecności. Dzięki temu pracodawca pozyska klarowne dane, na temat codziennego czasu pracy zatrudnionych.

Osoba prowadząca własną firmę zobowiązana jest również do przeprowadzenia szkolenia BHP. Każdy pracownik powinien odbyć wstępne szkolenie, składające się z instruktażu ogólnego, zawierającego podstawowe przepisy BHP oraz instruktażu stanowiskowego, który przygotuje zatrudnionego do pracy i ewentualnych zagrożeń, mogących spotkać go na konkretnym stanowisku. Miejsce pracy powinno być także dobrze oznakowane, by w razie awarii pracownik wiedział, jak należy się zachować. W budynku nie może zabraknąć również apteczki czy gaśnicy.

6. RODO

Kwestią, której nie można bagatelizować, jest przetwarzanie i ochrona danych osobowych. Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest ochrona danych osobowych każdej osoby fizycznej – zarówno zatrudnionych, jak i klientów. Powinien on więc podjąć należyte kroki tak, by dane nie wpadły w niepowołane ręce.

Jeżeli podstawę działalności firmy stanowi przetwarzanie danych osobowych, właściciel jest zobligowany do powołania Inspektora Ochrony Danych. Do jego zadań należy także zgłaszanie do urzędu wszelkich wycieków danych osobowych oraz ewidencjonowanie ich przetwarzania.