Zadbaj o komunikację wewnętrzną w firmie!
Dla biznesu Porady

Zadbaj o komunikację wewnętrzną w firmie!

11 Marca 2020

Komunikacja wewnętrzna jest jednym z kluczowych elementów, jeżeli chodzi o działania PR. Każda firma powinna dysponować dobrze rozwiniętym systemem, za pomocą którego pracownicy zyskują dostęp do istotnych komunikatów. Takie działanie nie tylko ogranicza dezinformację, ale także buduje lojalność zatrudnionych.

Jak sama nazwa wskazuje, komunikacja wewnętrzna jest skierowana w głąb struktur firmy. Oznacza to, że jej głównym zadaniem jest informowanie pracowników o najważniejszych aspektach funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz sprawach bieżących. Taki obieg informacji przyczynia się do budowania dobrego wizerunku firmy oraz pozwala zatrudnionym na utworzenie zgodnego i zwartego teamu.

Komunikacja wewnętrzna najważniejsza jest w dużych firmach, w których zatrudnionych jest więcej niż 300 osób. W tak licznym zespole bardzo łatwo o dezinformację, dlatego działania PR-owe, skierowane na pracowników, stają się niezbędne. Jednak i mniejsze przedsiębiorstwa powinny korzystać z komunikacji wewnętrznej. Dzięki temu właściciele będą mogli w lepiej kontrolować obieg informacji w firmie.

Komunikacja wewnętrzna – sposoby

Bieżąca komunikacja to bardzo ważny aspekt funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Takie działania można realizować za pomocą kilku prostych narzędzi:

  • poczty mailowej,
  • spotkań pracowników z kierownictwem,
  • biuletynu informacji,
  • tablicy ogłoszeń w firmie,
  • szkoleń,
  • Intranetu,
  • radiowęzła.

Zanim przedsiębiorca zdecyduje się na którykolwiek ze sposobów, powinien zorientować się, który z nich najlepiej sprawdzi się wśród pracowników, a co za tym idzie – wywoła mechanizm sprzężenia zwrotnego. Tylko w takiej sytuacji można uznać, że komunikacja wewnętrzna w firmie przebiega prawidłowo.

Dlaczego komunikacja wewnętrzna jest ważna?

Według jednej z głównych zasad PR, komunikacja wewnętrzna ma pierwszeństwo przed komunikacją zewnętrzną. Oznacza to, że nim jakakolwiek informacja opuści mury przedsiębiorstwa, docierając do potencjalnych klientów, partnerów czy konkurencji, każdy członek zespołu firmy powinien o niej wiedzieć.

Głównym zadaniem komunikacji wewnętrznej jest więc przekaz informacji. Owocem tych działań są dobrze poinformowani oraz wyedukowani pracownicy. Jednak niosą one ze sobą o wiele więcej korzyści. Każdy zatrudniony, po rozpoczęciu współpracy z firmą, staje się jej zewnętrzną wizytówką. Obraz przedsiębiorstwa, jaki zbuduje wśród rodziny czy znajomych, będzie wpływał na jego wizerunek w oczach potencjalnych klientów.

Zachowanie oraz informacje, jakie rozpowszechnia pracownik, w dużym stopniu wpływają na PR zewnętrzny firmy. Dlatego ważne jest, aby nie oszczędzać na środkach służących do budowania komunikacji wewnętrznej, tym samym wzbudzając lojalność personelu wobec przedsiębiorstwa i współpracowników.

Kolejnym ważnym aspektem komunikacji wewnętrznej jest motywowanie pracowników do wyrażania swojego zdania. Dostęp do obiegu informacji w przedsiębiorstwie sprawia, że czują się oni częścią firmy. Dodatkowo każda forma integracji z przełożonymi – czy to za pomocą biuletynu, czy spotkań z kierownictwem – mobilizuje zatrudnionych do dzielenia się własną opinią. Dzięki temu właściciel może mieć szeroki ogląd na to, jakie nastroje panują w prowadzonej przez niego działalności.

Komunikacja wewnętrzna to także sposób na przełamywanie niechęci wobec niektórych działań prowadzonych w firmie. Za pomocą różnorodnych kanałów informowania, pracodawca może pokazać załodze zalety, jakie niesie ze sobą dane przedsięwzięcie. Pełny obraz pozwoli zatrudnionym zaakceptować zmiany, tym samym studząc negatywne nastroje. 

Zasady komunikacji wewnętrznej

Każda firma kieruje się innymi zasadami. Podobnie jest z komunikacją wewnętrzną. Przed jej wprowadzeniem, należy rozeznać się w najważniejszych potrzebach pracowników oraz ich oczekiwaniach wobec firmy, w której są zatrudnieni. Wybór środka przekazu nie jest więc z góry narzucony. Przedsiębiorca powinien jednak stosować się do pewnych podstawowych zasad, jeżeli chodzi o komunikację z personelem:

  • należy zawsze mówić prawdę,
  • przekazywane treści powinny być proste i zrozumiałe,
  • informacje powinny docierać do pracownika, zanim wypłyną na zewnątrz firmy,
  • nie wolno negatywnie nastawiać jednej grupy pracowników wobec drugiej,
  • trzeba dążyć do dwustronnej komunikacji z zatrudnionymi,
  • komunikacja wewnętrzna jest procesem ciągłym i długoterminowym,
  • kryzysy są owocem nieprawidłowej komunikacji wewnętrznej,
  • im lepsza znajomość firmy i jej załogi, tym większa szansa na zbudowanie prawidłowego modelu komunikacji wewnętrznej.

Warto dbać o komunikację wewnętrzną!

Komunikacja wewnętrzna jest bardzo ważnym aspektem działań PR-owych. Dlatego firma powinna zainwestować w środki do jej realizacji. Ich brak może skutkować nagłymi i niespodziewanymi kryzysami, wynikającymi z nieprawidłowego obiegu informacji. Takie sytuacje wpływają negatywnie nie tylko na nastroje wewnątrz firmy, ale również na jej ogólny obraz zewnętrzny.