Co zrobić z przeterminowanym towarem w magazynie?

Zarządzanie asortymentem z datą ważności to jedno z trudniejszych wyzwań w handlu, zarówno stacjonarnym, jak i w e-commerce. Problem dotyczy nie tylko żywności, ale też kosmetyków, suplementów diety, leków, karmy dla zwierząt czy środków czystości. Z tego artykułu dowiesz się, jak postępować z towarem po terminie, jakie procedury obowiązują i jak skutecznie zapobiegać stratom.

Kto odpowiada za przeterminowany towar?

Z punktu widzenia organów kontrolnych, takich jak Sanepid, Inspekcja Handlowa czy Urząd Rejestracji Produktów Leczniczych, odpowiedzialność zawsze ponosi podmiot prowadzący działalność, czyli właściciel sklepu lub zarząd firmy. Wewnątrz organizacji odpowiedzialność ta rozkłada się na kilka poziomów:

• kierownik placówki lub magazynu nadzoruje procesy przyjęcia i wydania towaru
• pracownicy liniowi regularnie weryfikują daty ważności na półkach i w strefach składowania
• dostawcy, o ile umowa przewiduje prawo zwrotu towaru, który nie sprzedał się w terminie.

Niezależnie od kategorii produktu - lek, kosmetyk, suplement czy żywność - towar z przekroczoną datą ważności nie może być przedmiotem sprzedaży. Za wprowadzanie do obrotu produktów niespełniających wymogów grożą sankcje administracyjne i finansowe.

Co zrobić, gdy znajdziesz przeterminowany towar?

Działaj szybko i według ustalonej procedury:

1. Natychmiast wycofaj produkt ze sprzedaży i przenieś go do wyznaczonej strefy towarów niepełnowartościowych (kwarantanna). Strefa musi być wyraźnie oznaczona, aby towar nie trafił przypadkowo do ponownej wysyłki.
2. Zablokuj produkt w systemie magazynowym. Dobre systemy WMS robią to automatycznie po przekroczeniu daty ważności.
3. Ustal dalsze postępowanie zgodnie z przepisami dla danej kategorii produktu. Kosmetyki, leki i suplementy podlegają innym regulacjom niż żywność. W każdym przypadku warto zweryfikować aktualne wymogi prawne lub skonsultować się z odpowiednim organem kontrolnym.
4. Udokumentuj zdarzenie. Protokół utylizacji lub przekazania towaru jest niezbędny zarówno dla celów kontrolnych, jak i wewnętrznej ewidencji.

Wypróbuj InPost Fulfillment

Rozwijaj swój biznes, a magazynowanie, kompletowanie i dostawę zostaw nam! Zobacz wszystkie korzyści, jakie przyniesie Twojemu biznesowi współpraca z InPost.

Czas na integrację z InPost Fulfillment!

Daty ważności - co oznaczają w praktyce?

Oznaczenia na opakowaniach różnią się w zależności od kategorii produktu:

• „Termin ważności"/„Należy użyć do" - po tej dacie produkt może stanowić zagrożenie dla zdrowia lub bezpieczeństwa. Dotyczy leków, niektórych kosmetyków i żywności nietrwałej. Sprzedaż i wydawanie są niedozwolone.
• „Data minimalnej trwałości"/„Najlepiej użyć przed" - po jej upływie produkt nie musi automatycznie być szkodliwy, ale jego dalsze wykorzystanie wymaga oceny zgodnej z obowiązującymi przepisami. Dotyczy m.in. suchej żywności, suplementów czy niektórych kosmetyków.

Niezależnie od oznaczenia, każdy produkt z przekroczoną datą wymaga wycofania ze sprzedaży i odpowiedniego postępowania.

Jak zapobiegać przeterminowaniu towaru?

Najskuteczniejszą metodą zarządzania asortymentem z datą ważności jest strategia FEFO (First Expired, First Out). Zgodnie z nią z magazynu wyjeżdżają najpierw produkty z najkrótszą datą ważności, niezależnie od tego, kiedy zostały przyjęte. To podejście skuteczniejsze niż popularne FIFO (First In, First Out), które nie uwzględnia rzeczywistych dat przydatności i przez to może prowadzić do sytuacji, w której towar o dłuższej dacie opuszcza magazyn przed tym o krótszej.

Pozostałe działania zapobiegawcze, które warto wdrożyć:

• regularne audyty zapasów z raportowaniem produktów zbliżających się do daty ważności,
• automatyczne powiadomienia w systemie magazynowym o tzw. short-life products,
• akcje promocyjne dla towaru z krótką datą - obniżki cen, zestawy, wyprzedaże, pozwalające odzyskać część kosztów zanim towar straci wartość handlową.

Nie musisz osobiście pilnować dat ważności - postaw na InPost Fulfillment

Zarządzanie rotacją produktów, kontrola dat ważności, dokumentowanie utylizacji - to wszystko generuje realne koszty operacyjne i pochłania czas, który można przeznaczyć na sprzedaż. InPost Fulfillment przejmuje te obowiązki w całości.

Co zyskuje firma, która zdecyduje się na współpracę z InPost Fulfillment?

• Oszczędność czasu i zasobów operacyjnych. Obsługa magazynu, kompletacja zamówień i kontrola dat ważności przechodzą po stronie InPost Fulfillment. Twój zespół może skupić się na sprzedaży, rozwoju asortymentu i obsłudze klienta zamiast na logistyce.
• Redukcja błędów i reklamacji. Zautomatyzowane procesy magazynowe i model FEFO minimalizują ryzyko wysyłki towaru z krótką lub przekroczoną datą ważności, co bezpośrednio przekłada się na mniej zwrotów i reklamacji od klientów.
• Skalowalność bez własnej infrastruktury. Wzrost sprzedaży nie musi oznaczać rozbudowy własnego magazynu ani zatrudniania kolejnych pracowników. InPost Fulfillment elastycznie dostosowuje powierzchnię i zasoby do aktualnych potrzeb, zarówno w okresach spokojniejszych, jak i podczas szczytów sprzedażowych.
• Szybsza dostawa dzięki sieci InPost. Bezpośrednia integracja z siecią maszyn Paczkomat i kurierów InPost skraca czas dostawy do klienta końcowego.

Logistyka, która pracuje na Twój zysk

Pytanie o to, co zrobić z przeterminowanym towarem, pojawia się najczęściej wtedy, gdy strata jest już faktem. Dla średniej firmy z własnym magazynem koszt nieefektywnej rotacji asortymentu to nie tylko utylizacja - to też czas pracowników, reklamacje klientów i reputacja marki.

Kluczem jest połączenie sprawnych procedur wewnętrznych z partnerem logistycznym, który dysponuje odpowiednią infrastrukturą i procesami. InPost Fulfillment to nie tylko wysyłka paczek, to kompleksowe przejęcie odpowiedzialności za magazyn, rotację towaru i terminową dostawę, tak żeby firma mogła rosnąć bez logistyki jako wąskiego gardła.