Co zrobić, kiedy Klienci nie opłacą faktury?

Zdobywanie nowych kontrahentów, podpisywanie umów, sprzedaż towarów,  to cele każdej firmy dążącej do sukcesu i rozwoju. Niestety przedsiębiorcy często spotykają się z nieterminowym regulowaniem należności przez Klientów, a przecież właściciel firmy nawet w przypadku nieotrzymania zapłaty jest zobowiązany do rozliczenia się z fiskusem. Jak poradzić sobie w takiej sytuacji? Co można zrobić, gdy faktura nie zostanie opłacona na czas?

Kontrahent nie płaci faktury – dlaczego tak się dzieje?

Kiedy realizujemy zlecenia, a pieniądze terminowo wpływają na firmowe konto, wszystko funkcjonuje, jak należy: pomnażamy zyski, wypłacamy pensje inie stresujemy się załatwieniem wszystkich spraw związanych z podatkami. Rzeczywistość jednak nie wygląda tak idealnie, o czym doskonale wie każdy, kto prowadzi swój biznes. Choć terminowe płacenie faktur wydaje się oczywistością, realia nie pozostawiają złudzeń. Przynajmniej raz na jakiś czas trafia się Klient, który znacząco spóźnia się z opłaceniem faktury. Dlaczego tak się dzieje? Czy wynika to tylko z jego złej woli? Niekoniecznie. Z pewnością powodów ignorowania terminów płatności jest mnóstwo, ale możemy wymienić kilka najczęstszych:

• faktura nie dotarła do Klienta – zdarza się, że system mailowy lub usługi poczty zawodzą, dlatego zawsze trzeba upewnić się, że dokument trafił w ręce kontrahenta. Warto zawsze prosić o potwierdzenie otrzymania faktury, co rozwieje nasze wątpliwości;
• Klient boryka się z problemami finansowymi – w takim przypadku trudno nam będzie szybko odzyskać należność. Możemy jednak sprawdzić, czy dłużnik obecnie nie dokonuje innych inwestycji;
• firma oczekuje na zapłaty – przedsiębiorcy zalegający z opłacaniem faktur nierzadko sami czekają na przelew ze strony kontrahentów. Mamy wówczas do czynienia z błędnym kołem – należy wtedy stanowczo upominać się o uregulowanie płatności;
• osoba odpowiedzialna za przelewy przebywa na urlopie – czasem tak się dzieje, że pracownik zajmujący się opłacaniem faktur jest poza firmą, dlatego otrzymanie środków finansowych opóźni się o kilka dni. Sytuacja nie powinna się przedłużać – w przeciwnym razie możemy mieć pewność, że dłużnik gra na czas.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak najlepiej uregulować kwestie płatności w ramach współpracy z InPost, zapoznaj się ze szczegółami podpisania umowy współpracy z InPost.

Sprawdź Abonamenty dla firm

Prowadzisz firmę? Wysyłasz wiele paczek miesięcznie? Zaoszczędź na wysyłce z InPost! Różnorodność oferty sprawia, że jest to rozwiązanie zarówno dla małych, jak i dużych firm.

Poznaj pełną ofertę Abonamentów i podpisz umowę online.

Brak zapłaty za fakturę – co zrobić?

Czy jeśli nie otrzymujemy pieniędzy na czas za wykonane zlecenie, jesteśmy w stanie wybrnąć z tej sytuacji? Z pewnością powinniśmy próbować. Gdy pozostaniemy bierni, może się okazać, że oczekiwanie na zapłatę wydłuży się w nieskończoność. Poniżej przedstawiamy kilka sposobów, które powinny pomóc, gdy zmagamy się z brakiem płatności za fakturę:

• częste ponaglenie – pierwszym krokiem, jaki należy podjąć, to po prostu zwykłe, lecz częste ponaglenie do uregulowania należności. W niektórych sytuacjach takie przypomnienie pozwoli nam uporać się z problemem. Pamiętajmy, że brak zapłaty za fakturę na czas wcale nie musi wiązać się ze złą wolą Klienta. Zadzwońmy więc do jego firmy i porozmawiajmy. Sprawdźmy, dlaczego opóźnienie się pojawiło, wyjaśnijmy sprawę i w razie konieczności ustalmy nowy termin przelewu środków pieniężnych. Przy okazji możemy podkreślić, że regularne opłacanie faktury ma dla nas kluczowe znaczenie i jest ważnym elementem owocnej współpracy;

• wezwanie do zapłaty, czyli polubowne rozwiązanie sporu – jeśli ponaglenia nie przyniosły pożądanego rezultatu, dobrym pomysłem jest wysłanie wezwania do zapłaty. Najlepiej posłużyć się listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, wówczas będziemy mieć niepodważalny dowód w ewentualnym sporze sądowym. Wezwanie do zapłaty uświadomić Klientowi, że poważnie podchodzimy do jego zwlekania z uregulowaniem należności i zmotywuje go do rozwiązania problemu;

• wstrzymanie współpracy i rozwiązanie umowy – kiedy powyższe dwie metody nie poskutkowały, możemy poinformować kontrahenta, że chcemy rozwiązać z nim współpracę. Oczywiście to rozwiązanie nie zadziała, gdy mamy do czynienia z jednorazowym zleceniem. Warto zastanowić się też nad wypowiedzeniem umowy oraz wyciągnąć dalsze konsekwencje;

• wpisanie Klienta do rejestru dłużników – nikt nie chce podejmować współpracy z firmami, które nie opłacają faktur. Za wykonaną pracę chcemy przecież terminowo otrzymać należność, a wpisanie firmy do rejestru dłużników na pewno nadszarpnie jej wizerunek. Możesz to zrobić po założeniu konta w BIG InfoMonitor, ale muszą zostać spełnione trzy warunki: zaległość powstała co najmniej przed 30 dniami, wynosi minimum 500 zł i miesiąc przed dokonaniem wpisu wysłaliśmy do dłużnika wezwanie do zapłaty;

• wejście na drogę sądową – żadne z powyższych rozwiązań nie sprawiły, że dostaliśmy zapłatę za fakturę? W takim razie pozostaje naM jeszcze najmniej przyjemna opcja, czyli wejście na drogę sądową. W większości przypadków spór kończy się wydaniem nakazu zapłaty, a komornik będzie próbował odzyskać należność wraz z odsetkami ustawowymi oraz kosztami postępowania sądowego. Niestety, zanim uda nam się dotrzeć do finału sprawy, poczekamy co najmniej kilka miesięcy.