Czy musisz mieć kasę fiskalną, gdy klienci płacą przelewem?

Dzięki kasie fiskalnej możemy w łatwy sposób rejestrować każdą sprzedaż na rzecz osób prywatnych. Wygenerowane paragony są dowodem przeprowadzenia transakcji – jeden zachowujemy dla siebie, a drugi przekazujemy klientowi. Czy jednak zawsze jest to konieczne? Komu przysługuje zwolnienie z obowiązku korzystania z kasy ze względu na rodzaj płatności? Za chwilę rozwiejemy wszelkie wątpliwości!

Płatność przelewem a kasa fiskalna

Przedsiębiorcy, którzy zajmują się sprzedażą dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, są zobowiązani do ewidencji handlowej. Aby ją prowadzić , potrzebujemy sprawnej kasy fiskalnej. Obowiązek ten wynika z ustawy o VAT (rozdział 3, art. 111). Innym bardzo ważnym dokumentem powiązanym z wymienionym zapisem jest Rozporządzenie Ministra Finansów z 4 listopada 2004 roku informujące o zwolnieniach z konieczności prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Czy te dwa pisma nie wykluczają się więc wzajemnie? Choć na pierwszy rzut oka właśnie tak to wygląda, w rzeczywistości istnieją konkretne sytuacje, które zwalniają nas z konieczności używania kasy fiskalnej. Jedną z nich jest płacenie przelewem. Warto mieć tego świadomość, szczególnie gdy zajmujemy się handlem internetowym i aktywnie działamy w branży e-commerce.

Prowadzenie ewidencji sprzedaży kojarzy się głównie z bezpośrednim kontaktem z klientem. W dzisiejszych czasach mamy możliwość oferowania towarów na odległość przy pomocy Internetu, co zdecydowanie utrudnia dostarczenie paragonu. Ogólna zasada zwalniająca z obowiązku prowadzenia kasy fiskalnej głosi, że obroty ze sprzedaży nie mogą wynosić w danym roku podatkowym więcej niż 20 000 zł. Jeśli mieścimy się poniżej tej sumy, nie musimy martwić się o kasę fiskalną. Natomiast w przypadku, kiedy otrzymujemy tylko płatności przelewem, nie mamy takich ograniczeń – obojętnie jak wysoki jest obrót, kasy nie trzeba instalować. Należy tylko odpowiednio udokumentować każdą transakcję handlową, np. poprzez wystawienie faktury, a wpływy ze sprzedaży powinny być widoczne na wyciągach bankowych.

Często zdarza się, że przedsiębiorcy otrzymują należności w sposób mieszany – zarówno gotówką, jak i przelewem. Wówczas wartość całej sprzedaży wlicza się do limitu 20 000 zł.​​​​​​​

Czy płatność kartą kredytową traktowana jest jak przelew?

Bezpośredni przelew środków na rachunek bankowy sprzedającego nie obliguje nas do wydania paragonu fiskalnego. Co jednak w przypadku płatności kartą kredytową? Jak się okazuje, taka metoda zapłaty za towar też daje prawo do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, niezależnie od limitu wartości sprzedaży. W Rozporządzeniu Ministra Finansów możemy przeczytać, że przytoczony limit nie obowiązuje, jeżeli płatność została wykonana w systemie elektronicznym, co dotyczy:

• tradycyjnego przelewu pieniędzy na rachunek bankowy (online),
• płatności za pośrednictwem systemu płatniczego PayU,
• wykorzystania karty kredytowej lub debetowej,
• płatności za pobraniem dokonanej u kuriera albo operatora pocztowego.

Płatność przelewem a paragon fiskalny – czy sklep internetowy musi posiadać kasę?

Nie jest tajemnicą, że ewidencja sprzedaży produktów przy pomocy kasy fiskalnej to cały szereg dodatkowych obowiązków. Na szczęście sklepy internetowe mogą bez obaw uniknąć tej konieczności i handlować towarami, wystawiając faktury dla klientów indywidualnych. Warto wiedzieć jednak, że ten przywilej niestety nie będzie obejmował wszystkich platform sprzedażowych online. Aby nie musieć wystawiać paragonu fiskalnego kupującym, należy spełnić kilka warunków:

• prowadzić sprzedaż wysyłkową (przy pomocy firm kurierskich lub Poczty Polskiej),
• handlować towarami, które nie zostały wykluczone z listy objętych możliwością sprzedaży bez kasy fiskalnej,
• dostawać całą należność za produkty na konto bankowe, czyli przez wspominany już wcześniej przelew.

Czego nie można sprzedawać bez kasy fiskalnej?

Istnieje pewna grupa produktów, które wymagają używania kasy fiskalnej – w przeciwnym razie nie ma możliwości sprzedawania ich zgodnie z prawem. Jakie artykuły według rozporządzenia nie podlegają zwolnieniu z ewidencjonowania? 

• wody toaletowe i perfumy,
• sprzęty telekomunikacyjne, radiowe oraz telewizyjne (oprócz anten i części),
• wyroby zawierające metale szlachetne,
• nadwozia do pojazdów silnikowych i same silniki,
• produkty tytoniowe i alkoholowe,
• cyfrowe lub analogowe nośniki danych,
• sprzęt fotograficzny (nie dotyczy części i akcesoriów),
• przyczepy i naczepy oraz ich części z wyłączeniem innych pojazdów bez napędu,
• paliwa i gaz oraz ich pochodne.

Jak widać przy płatnościach przelewem, nie trzeba mieć kasy fiskalnej. Należy jednak upewnić się, że spełniamy inne warunki, które nas z tego obowiązku zwalniają. Jeśli uda nam się zrealizować wszystkie wymagania, musimy wystawiać klientom inny dowód sprzedaży niż tradycyjny paragon. Najczęściej przedsiębiorcy decydują się na fakturę imienną z numerem PESEL osoby dokonującej zakupu.