Formularze Google – jak i czy warto z nich korzystać?

Google Forms to darmowe narzędzie do tworzenia ankiet oraz zbierania i analizowania odpowiedzi. Intuicyjne narzędzie doceniło już liczne grono studentów, którzy wykorzystują je do badań niezbędnych do prac dyplomowych, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby użyć jego funkcjonalności w Twoim miejscu pracy. Dowiedz się jak korzystać z formularza i udostępnić swoją pierwszą ankietę!

Formularze Google – czym są?

Formularze Google to jedna z aplikacji wchodzących w skład biurowego narzędzia Google Workspace. Pozwala ono m.in. na pracę chmurową na dokumentach tekstowych, arkuszach kalkulacyjnych i prezentacjach multimedialnych oraz korzystanie z bezpiecznej skrzynki pocztowej. Każdy użytkownik może również tworzyć formularze Google. Ankieta wykonana w aplikacji może zawierać różne rodzaje pytań otwartych i zamkniętych. Istnieje także opcja dodawania obrazów i sekcji. Zebrane dane są przedstawiane w formie atrakcyjnych wykresów, ale można pokusić się także o ich samodzielną interpretację i wizualizację w arkuszu kalkulacyjnym.

Do czego używać formularzy Google?

Zastanawiasz się, jakie procesy lub zadania w Twojej pracy mogłyby być wykonywane w oparciu o formularze Google? Odpowiedzi na pytania możesz traktować jako informacje zwrotne na temat opinii o produkcie lub usłudze. Inną opcją jest stworzenie ankiety służącej do składania wniosku urlopowego, zamówienia na przybory biurowe lub inne zaopatrzenie czy potwierdzenia uczestnictwa w imprezie firmowej. Możesz nawet przygotować szkolenie i test wiedzy dla nowych pracowników.

Tak naprawdę nie ma żadnych ograniczeń co do tego, jak wykorzystać formularz. Z pewnością kolejne pomysły wpadną Ci do głowy, gdy nauczysz się korzystać z narzędzia i poznasz jego wszystkie możliwości.

Jak prawidłowo skonfigurować formularze Google?

Aby móc korzystać z darmowych ankiet, należy założyć konto Google. Jeśli już je masz, przejdźmy do tego, jak zrobić formularz Google. Po zalogowaniu się na swoje konto należy odnaleźć ikonę złożoną z dziewięciu kropek – powinna znajdować się u góry ekranu. Po kliknięciu jej wybieramy opcję „Formularze” (lub „Forms” w angielskiej wersji językowej). Zostaniemy przeniesieni do panelu, w którym możemy przeglądać utworzone już ankiety lub stworzyć nową. Aby to zrobić, należy kliknąć ikonę z plusikiem obok gotowych szablonów.

W tym miejscu konfigurujemy już naszą autorską ankietę. Możemy nadać jej tytuł, dodać opis, grafikę i poszczególne pytania. Do wyboru mamy szereg różnych opcji i rodzajów – podstawowe otwarte i zamknięte lub takie zawierające skalę. Do każdego pytania możesz dodać zdjęcie oraz zaznaczyć odpowiedzi, aby przejść do następnej sekcji lub zakończyć wypełnianie formularza.

Nad ankietą możesz pracować samodzielnie lub z inną osobą, jeśli przyznasz jej dostęp do pliku. Natomiast udostępnić ją użytkownikom możesz za pomocą adresu e-mail lub linku. Jeśli posiadasz własną stronę internetową lub blog i chcesz przeprowadzić na niej ankietę, posłuży Ci do tego kod osadzenia. Zbieranie i analizowanie odpowiedzi również jest bardzo proste, ponieważ narzędzie to automatycznie zestawia dane w formie wykresu kołowego lub słupkowego oraz oblicza wartości procentowe.

Opcje w formularzach Google, z których warto korzystać

Swobodne poruszanie się i odnajdywanie w funkcjach aplikacji może przyjść z czasem, ale już teraz warto poznać opcje dostępne w formularzach Google. Pytania warunkowe, rozwijana lista czy siatka pól wyboru to tylko niektóre z nich.

• Sekcje – skorzystaj z podziału, jeśli tylko część pytań dotyczy wszystkich badanych lub chcesz wydzielić metryczkę.
• Pytania warunkowe – pozwalają na zakończenie ankiety lub przeniesienie do innej sekcji, w zależności od udzielonej odpowiedzi.
• Lista rozwijana – pozwala zawrzeć odpowiedzi w formie listy, przydatne w przypadku dużej liczby dostępnych odpowiedzi.
• Siatka pól wyboru – to forma pytania, w której użytkownicy wybierają jedną lub więcej opcji w każdym wierszu.
• Własne zdjęcia – mogą sprawić, że formularz będzie bardziej atrakcyjny lub funkcjonalny.
• Eksport danych do arkusza kalkulacyjnego – pozwala zapisać wyniki i samodzielnie dokonać analizy w popularnych narzędziach.

Dlaczego warto używać formularzy Google?

Na koniec opowiemy, dlaczego warto korzystać z możliwości, jakie dają nam formularze Google. Po pierwsze, odpowiedzi w ankietach mogą być udzielane anonimowo lub jedynie poprzez zalogowanych użytkowników To pozwala nam na weryfikowanie rzetelności zebranych informacji i wyeliminowanie formularzy wypełnionych przez losowych użytkowników – jeśli chcemy kierować ankietę np. tylko do swoich pracowników lub klientów. Ponadto zebrane w toku badania dane są przechowywane w chmurze, a więc możemy mieć do nich dostęp na każdym urządzeniu, bez obawy o przypadkowe ich usunięcie lub utracenie w wyniku zniszczenia nośnika danych.

Jakie jeszcze zalety mają formularze Google? Wyniki naszych ankiet, jak już wspominaliśmy, możesz łatwo przeanalizować z poziomu samego narzędzia, ale jeśli chcesz pójść o krok dalej – także zapisać je na swoim komputerze i działać na nich w arkuszu kalkulacyjnym. Dla wielu użytkowników najważniejszą opcją narzędzia jest możliwość przeprowadzania badania online, ale gotową ankietę możesz także wydrukować.

Nie wiesz, jak zapisać formularz Google w formacie PDF? Wystarczy kliknąć ikonę trzech pionowych kropek w prawym górnym rogu ekranu i wybrać opcję „Drukuj”. Następnie w oknie drukowania, przy wyborze drukarki wybrać opcję „Zapisz plik w PDF” i gotowe!