Idealny magazyn – jak go stworzyć?
Dla biznesu

Idealny magazyn – jak go stworzyć?

13 Stycznia 2020

Żaden sklep internetowy nie może obejść się bez dobrze zorganizowanej powierzchni magazynowej. W przeciwnym razie nie będzie mógł sprawnie i płynnie funkcjonować. Na samym początku działalności wielu przedsiębiorców zabiera produkty z hurtowni dopiero po złożeniu zamówienia przez klienta. Takie rozwiązanie nie sprawdzi się jednak w dłuższej perspektywie. Jak zatem stworzyć profesjonalny magazyn i prowadzić ewidencję magazynową?

Magazyn w e-commerce – kluczowy element

Dobrze zoptymalizowana i odpowiednio przygotowana witryna internetowa przyciąga do naszego sklepu coraz więcej internautów decydujących się na zakup. Szybko orientujemy się jednak, że największy wpływ na zadowolenie konsumentów ma doskonale zorganizowana logistyka. Chcą oni otrzymać kupione produkty jak najszybciej, bez zbędnych opóźnień i innych problemów. Jeśli od momentu dokończenia transakcji, klient błyskawicznie otrzyma zamówienie, z całą pewnością zyskamy jego lojalność i wróci do nas zrobić zakupy po raz kolejny. Sprawność przeprowadzenia różnych operacji logistycznych wpływa bezpośrednio na jakość obsługi. Jak widać, magazyn w branży e-commerce jest kluczowym elementem, bez którego nie można się obejść.

Jak prowadzić gospodarkę magazynową?

Gospodarka magazynowa polega na działalności mającej na celu prawidłowe przechowywanie dóbr materialnych. Pozwala ona zabezpieczyć funkcjonowanie firmy. Zanim przystąpimy do realizacji i zaczniemy planować stworzenie najlepszego magazynu, musimy przede wszystkim dowiedzieć się, jak ma wyglądać prawidłowa gospodarka magazynowa, którą trzeba prowadzić. Przy jej projektowaniu powinniśmy kierować się kilkoma niezwykle ważnymi zasadami. Należą do nich:

  • minimalizowanie kosztów utrzymania powierzchni magazynowej,
  • optymalizowanie pracy zatrudnionych osób oraz ich bezpieczeństwo,
  • utrzymywanie właściwej ilości towarów gotowych do sprzedaży,
  • wykonywanie wszystkich zadań w możliwie krótkim czasie,
  • posiadanie odpowiednich zapasów sprzedawanych wyrobów,
  • gwarantowanie najwyższego poziomu jakości obsługi klienta.

Aby móc spełnić wszystkie wymienione powyżej warunki potrzebujemy informacji dotyczących:

  • struktury organizacyjnej magazynu,
  • wszystkich terminów dostaw produktów oraz wysyłek,
  • dostosowanej do rodzaju działalności powierzchni magazynowej,
  • odpowiedniego sposobu ewidencji i dokumentacji towaru na stanie,
  • systemu zatrudniania pracowników,
  • charakterystyki technicznej oraz wielkości partii przechowywanych towarów,
  • programów komputerowych pozwalających w wygodny sposób kierować przepływem dóbr przez magazyn.

Jak wygląda proces wdrożenia gospodarki magazynowej?

Sprzedaż internetowa nie jest skomplikowanym biznesem. Jeśli jednak chcemy utrzymać się na rynku i oferować swoim klientom najwyższą jakość obsługi, powinniśmy dobrze prowadzić gospodarkę magazynową. Proces jej wdrożenia zamyka się w trzech krokach. Po pierwsze, musimy kupić zintegrowany system sklepu internetowego z właściwie wykonaną gospodarką magazynową – dobrze byłoby, żeby obejmował również wystawianie dokumentów sprzedaży. Po drugie, będziemy zobowiązani przeprowadzać kontrolę dostaw. Po trzecie, do naszych równie istotnych zadań wliczamy robienie okresowych inwentaryzacji oraz korygowanie operacjami RX i PX stanów magazynowych. Dzięki wykonywaniu tych operacji zyskujemy 100% pewności co do aktualnych danych dotyczących dostępności towarów lub ich braku.

Ewidencja magazynowa – co to takiego?

Prawidłowo prowadzona ewidencja magazynowa znacznie usprawnia codzienną pracę i przydaje się w rozmaitych sytuacjach, np. gdy odnieśliśmy jakąś stratę. To nic innego jak księgowość dotycząca magazynu. Jak zatem ją prowadzić? W przedsiębiorstwach skupiających się na uproszczonych procesach księgowych ewidencję towarów można prowadzić na dwa sposoby: w spisie z natury lub KPiR. Spis z natury dotyczy po prostu listy produktów, które mamy w danym dniu. Powinien zawierać dokładną nazwę towaru, ceny netto i brutto, wartości oraz stan na magazynie. Do przygotowywania tego rodzaju spisu możemy wykorzystywać nowoczesne aplikacje sprzedażowo-magazynowe. Jeśli chodzi o KPiR (Księgę Rozchodów i Przychodów), odnotowujemy w niej każdorazowy zakup towarów handlowych (tylko cenę).

Jak rozwiązać problem konieczności prowadzenia ewidencji magazynowej?

Prowadząc biznes chcemy skupić się głównie na sprzedaży, wprowadzaniu nowych produktów i udoskonalaniu przebiegu transakcji. Z drugiej strony magazyn należy do najważniejszych filarów prowadzenia działalności. Co w przypadku kiedy nie chcemy zajmować się ewidencją magazynową osobiście? W takiej sytuacji najlepiej poszukać firmy wyspecjalizowanej w tym obszarze. Nowoczesne prowadzenie przedsiębiorstwa często opiera się na outsourcingu usług – będzie to nic innego jak zlecanie podmiotowi zewnętrznemu zadań związanych z prowadzeniem firmy. Doświadczony operator logistyczny zajmie się wszystkimi kwestiami związanymi z magazynem, a nawet przeprowadzi ewidencję. Takie odciążenie to znakomite rozwiązanie!