Jak dbać o dobrą organizację pracy?
Dla biznesu Porady

Jak dbać o dobrą organizację pracy?

12 Marca 2020

Dobrze zorganizowana praca bez wątpienia jest tą, która przynosi najlepsze efekty i pozwala w pełni zrealizować postawione cele. Jednak natłok obowiązków czy niemożność skupienia uwagi na bieżących zadaniach to rzeczy bardzo często demotywujące pracowników. Aby sobie z tym poradzić, warto stosować się do pewnych zasad, które pozytywnie wpływają na planowanie i uporządkowanie wszystkich obowiązków. 

Dobra organizacja pracy jest podstawą, jeżeli chodzi o funkcjonowanie firmy i osób w niej zatrudnionych. Wiąże się ona bezpośrednio z zarządzaniem czasem. Jak powszechnie wiadomo to bardzo istotny czynniki, jeżeli chodzi o podejmowanie jakichkolwiek działań – czy to dotyczących struktury firmy, czy związanych z realizowanymi przez nią zadaniami. Czas jest także wyznacznikiem przy planowaniu codziennych czynności pracowników.

Dobrze zaplanowana praca pozwala w sprawny i konkretny sposób wykorzystać czas przeznaczony na wykonywanie obowiązków zawodowych. Działania powinny być skoordynowane tak, aby uzyskać jak najlepsze efekty w jak najkrótszym czasie. W jaki sposób tego dokonać?

Obowiązki pracownika i… pracodawcy

Cały proces organizowania pracy nie powinien spoczywać jedynie na barkach pracownika. W dużej mierze odpowiedzialny jest za to jego przełożony. Każda z tych osób powinna mieć świadomość ciążących na niej powinności. Tylko dzięki współpracy mogą oni wypracować odpowiedni proces organizacji obowiązków.

Głównym zadaniem pracodawcy będzie przede wszystkim określenie zadań i celów, które ma zrealizować zatrudniony. Umożliwi to wyznaczenie kierunku pracy. Zarządzając zespołem personelu, przełożony powinien jasno określić jaką funkcję spełnia każdy z pracowników, a także wyznaczyć zadania, za których realizację będą odpowiedzialne poszczególne osoby. Dzięki temu żaden zatrudniony nie będzie mieć wątpliwości, co należy do jego obowiązków.

Kolejnym istotnym elementem jest precyzyjne określenie terminu, w jakim pracownik ma zrealizować powierzone mu zadania. Pomoże mu to zorganizować czas pracy. Bardzo ważne jest także, aby otrzymane zlecenie nie przerosło możliwości zatrudnionego. W tym celu przełożony powinien dostosować rodzaj pracy oraz jej tempo do warunków, jakimi dysponuje pracownik.

Ergonomia pracy opiera się także na przestrzeganiu zasad BHP. Pracodawca powinien zapewnić personelowi odpowiednie warunki zatrudnienia oraz umożliwić im zrobienie sobie przerwy od wykonywanych obowiązków. Chwila na relaks i odstresowanie z pewnością wpłynie na produktywność pracowników. Przełożony nie może także zapominać o tym, by doceniać pracę swojego zespołu.

Prawidłowa organizacja pracy okiem zatrudnionego

Dobra organizacja pracy w dużej mierze zależy także od podejścia i motywacji pracownika. Jego chęci są niezbędne do zrealizowania całego przedsięwzięcia. Do głównych obowiązków zatrudnionego należy przede wszystkim określenie priorytetów pracy. Ważne jest także przygotowanie miejsca, w którym będzie ona wykonywana. Dobrze zorganizowana przestrzeń nie rozprasza, a pracownik może w pełni skupić się na powierzonych zadaniach.

Obowiązkiem pracownika jest także ułożenie własnego planu działania, w którym uwzględni cały proces realizacji powierzonego zlecenia. W tym przypadku lepiej unikać stosowania metody wielozadaniowości. Najlepiej skupić się na wykonywaniu jednego zadania, a po jego zakończeniu – przejść do kolejnego. Umożliwi to zorganizowanie pracy, a także stałe monitorowanie jej postępów.

Zatrudniony powinien w pełni skupić się na pracy, dlatego na czas działania należy całkowicie odciąć się od spraw prywatnych. Oznacza to przede wszystkim odłożenie na bok telefonu oraz niekontaktowanie się ze znajomymi poprzez serwisy społecznościowe. Podobnie jak w przypadku uprzątniętego miejsca, uporządkowane powinny być także myśli pracownika, nakierowane bezpośrednio na realizowany cel. Podczas pracy nie można także zapominać o przerwach. Krótki oddech od obowiązków pozwoli na nowo zebrać siły, by powrócić do zadania z nową motywacją.

Narzędzia pomagające w zorganizowaniu pracy

Coraz większą popularnością cieszą się także narzędzia, pomagające w dbaniu o dobrą organizację pracy. W przypadku wykonywania czynności zawodowych na komputerze będą to przede wszystkim wszelkiego rodzaju aplikacje czy wtyczki, które mają na celu usprawnienie procesu realizacji zadań. Jednym z przykładów może być wtyczka blokująca rozpraszające strony internetowe czy wyświetlanie zbędnych reklam.

Wśród aplikacji warto wymienić takie, które pozwalają na tworzenie szybkich notatek ekranowych, szczegółowe planowanie zadań, czy zbieranie i porządkowanie niezbędnych do pracy materiałów. Pracownicy mogą także organizować swój czas za pomocą ogólnodostępnych timerów – da się zaprogramować je tak aby wypracować balans między pracą a niezbędnymi przerwami.