Jak negocjować – podstawowe zasady

Negocjacje stanowią nieodłączny element prowadzenia własnego biznesu. Dotyczą one nie tylko rozmów z zewnętrznymi partnerami czy klientami, ale także dyskusji prowadzonych wewnątrz firmy. Osiągnięcie zamierzonych rezultatów, przy jednoczesnym utrzymaniu pozytywnych relacji ze stroną przeciwną, jest możliwe tylko wtedy, gdy przedsiębiorca będzie podążał ścieżką podstawowych zasad negocjacyjnych.

​​​​​​​

Większość relacji biznesowych opiera się na negocjacjach. To typ komunikacji, pozwalający na osiągnięcie pożądanego celu. Choć mogłoby się wydawać, że w takiej sytuacji tylko jedna strona może okazać się zwycięska, to istotą negocjacji jest wypracowanie efektu, który będzie zadowalający dla każdego uczestnika rozmowy (win-win).

Podstawowe zasady negocjacji

Wszelkie negocjacje, niezależnie czy prowadzone są z zewnętrznymi partnerami czy wewnątrz firmy, powinny być skrupulatnie zaplanowane. Zanim przedsiębiorca przystąpi do rozmów, warto, by dokładnie określił swoje cele – czyli satysfakcjonujący efekt, na jakim planuje zakończyć negocjacje. Istotne jest także, by zawierały one ewentualne ustępstwa, na które właściciel firmy będzie w stanie przystać, przy jednoczesnym zadowoleniu z podjętej decyzji.

Ważnym elementem przygotowania do negocjacji jest określenie BATN (ang. best alternative to a negotiated agreement). W wolnym tłumaczeniu oznacza to najlepszą alternatywę dla negocjowanego porozumienia. Pod pojęciem tym kryje się alternatywny sposób postępowania, na wypadek, gdyby finalna propozycja drugiej strony była niekorzystna. Bardzo często popełnianym przez przedsiębiorców błędem jest myślenie o BATN dopiero podczas prowadzenia negocjacji.

O czym warto pamiętać, podczas prowadzenia negocjacji?

Oprócz dobrego i skrupulatnego przygotowania do negocjacji przedsiębiorca powinien zadbać także o własną prezencję. Przede wszystkim nie może on wykazywać wrogiego nastawienia do negocjatora. Agresywne czy niekulturalne zachowanie może z góry przekreślić cały proces negocjacyjny.

Decydując się na podjęcie rozmów, warto nastawić się na długie negocjacje. Zazwyczaj nie kończą się one na jednym spotkaniu, dzięki czemu obie strony dyskusji zyskują potrzebny czas na przemyślenie propozycji i finalne podjęcie jak najkorzystniejszej decyzji.

1. Nigdy nie przyjmuj pierwszej propozycji

Negocjacje powinny opierać się na wzajemnej wymianie propozycji. Dlatego przyjęcie pierwszej z nich, bez jakiejkolwiek dyskusji, często nazywane jest „przekleństwem zwycięzcy”. Tak zakończona rozmowa zazwyczaj budzi w obu stronach wątpliwości, związane z pytaniem, czy aby nie dało się wynegocjować lepszych warunków umowy. Dlatego podczas negocjacji warto dać sobie czas, na dogłębne przedyskutowanie i przemyślenie każdej propozycji.

2. Stawiaj podwyższone żądania

Wstępna oferta negocjacji powinna być na tyle wysoka, by podczas rozmów przedsiębiorca mógł zaniżyć swoje warunki na rzecz drugiej strony, przy jednoczesnym utrzymaniu pożądanych korzyści. Taki zabieg umożliwi rozpoczęcie negocjacji z dobrej pozycji, co znacznie wpłynie na efekty ich dalszego prowadzenia.

3. Nie przyjmuj niekorzystnych warunków

Negocjacje bywają bardzo nieprzewidywalne. Jeżeli więc przedsiębiorca widzi, że rozmowa nie toczy się po jego myśli, warto poprosić drugą stronę o kilka dni przerwy, potrzebnych na przemyślenie lub przeanalizowanie oferowanych warunków. Nigdy nie powinno się przyjmować propozycji, która jest niekorzystna dla negocjującego. W takiej sytuacji nie można bowiem mówić o skutecznej, zakończonej sukcesem dyskusji, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest czas na przemyślenie nowej strategii.

4. Zdolność do kompromisu

Przystępujący do negocjacji przedsiębiorca powinien być nastawiony na kompromis. Oznacza to, iż nie może on myśleć wyłącznie o swoich korzyściach. Jego zadaniem jest ciągłe monitorowanie potrzeb drugiej strony oraz wyszukiwanie rozwiązań, które przyniosą korzyść także rozmówcy i doprowadzą obie strony do konsensusu.

5. Bądź pewny siebie i odważny

Ważnym aspektem prowadzenia negocjacji jest także autoprezentacja. Partner rozmowy z większym szacunkiem będzie traktował osobę charakteryzującą się pewnością siebie, która nie boi się mówić o własnych celach i potrzebach. Dlatego negocjator powinien bronić własnego zdania i priorytetów, tym samym odważnie negocjując warunki korzystne dla siebie i swojej firmy.

6. Słuchaj drugiej strony

Skuteczne negocjacje są także związane z szacunkiem dla drugiej strony, niezależnie od jej racji, poglądów oraz celów negocjacyjnych. Podczas dyskusji przede wszystkim nie należy bagatelizować ani umniejszać tego, co partner ma do powiedzenia. Uważne słuchanie oraz umiejętne odbieranie przekazywanych informacji, wiąże się z szybszym dojściem do porozumienia.

7. Panuj nad emocjami

Negocjacje biznesowe to bardzo emocjonująca sytuacja dla obydwóch stron. Jednak nadmierne okazywanie emocji, szczególnie tych negatywnych, może niekorzystnie wpływać na przebieg dyskusji. Dlatego dobry negocjator powinien panować nad emocjami tak, by nie zdradzić drugiej stronie uczuć, jakie wywołuje oferowana propozycja.