Księgowa w firmie – o czym należy wiedzieć?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z umiejętnym zarządzaniem środkami finansowymi oraz z koniecznością prawidłowego rozliczania podatków. Nie jeden przedsiębiorca obawia się, czy sprosta tym zadaniom, a z drugiej strony nie chce narażać swojej firmy na wysokie koszty związane z zatrudnianiem księgowej. Czy samodzielne prowadzenie księgowości okaże się optymalnym rozwiązaniem? O jakich kwestiach należy pamiętać? Ile kosztuje obsługa księgowa jednoosobowej firmy? 

Prowadzenie księgowości – jakie opcje ma właściciel firmy?

Kiedy marzy nam się własna działalność gospodarcza i planujemy założyć firmę, obawiamy się w szczególności spraw związanych z księgowością. Wydaje nam się, że potrzebujemy specjalistycznej wiedzy, żeby móc rozliczać się z fiskusem i wykonywać inne ważne zadania związane z dokumentacją przedsiębiorstwa. Nie chcemy też od razu narażać się na duże koszta, które wiążą się z zatrudnieniem profesjonalnej księgowej. Jakie mamy zatem opcje? Aby założyć działalność gospodarczą, musimy w pierwszej kolejności złożyć wniosek CEIDG. Właśnie na nim wskazujemy podmiot odpowiedzialny za prowadzenie księgowości firmy. Mamy do wyboru następujące opcje:

• zatrudnienie własnego księgowego;
• zlecenie zarządzania księgowością biuru rachunkowemu;
• samodzielne prowadzenie księgowości.

Na pierwsze rozwiązanie zazwyczaj decydują się większe firmy zatrudniające dużą ilość pracowników. Najczęściej tworzą cały dział z odpowiednimi specjalistami – niestety jest to spory koszt, więc wielu przedsiębiorców ze względów finansowych nie będzie mogło skorzystać z takiego rozwiązania. Samodzielne prowadzenie księgowości pozwoli nam znacznie ograniczyć wydatki. Poza tym warto pamiętać, że w małych firmach nierzadko stosuje się uproszczone procedury, dzięki którym księgowość staje się znacznie łatwiejsza. W przypadku samodzielnego prowadzenia księgowości, warto również pamiętać o kwestiach związanych z logistyką – umowa współpracy z InPost pomoże usprawnić procesy wysyłki, co może przyczynić się do oszczędności i lepszej organizacji firmy. W takim przypadku podczas wypełniania formularza CEIDG powinniśmy zostawić puste pola w miejscu, gdzie trzeba wprowadzić informację dotyczącą podmiotu odpowiedzialnego za rozliczenia księgowe.

Sprawdź Abonamenty dla firm

Prowadzisz firmę? Wysyłasz wiele paczek miesięcznie? Zaoszczędź na wysyłce z InPost! Różnorodność oferty sprawia, że jest to rozwiązanie zarówno dla małych, jak i dużych firm.

Poznaj pełną ofertę Abonamentów i zgłoś chęć współpracy.

Obsługa księgowa w małej firmie – jak odpowiednio prowadzić ją samemu?

Jednym z najważniejszych obowiązków, jakie czekają na przedsiębiorcę w kontekście księgowości, jest prowadzenie księgi przychodów i rozchodów. To po prostu nieskomplikowana ewidencja, w której na podstawie dowodów księgowych (np. faktur i rachunków) zapisujemy wszystkie firmowe wydatki i transakcje sprzedaży. Choć nie jest to trudne zadanie, zdecydowanie wymaga czasu oraz cierpliwości. Musimy przecież unikać błędów, które mogłyby spowodować niemałe zamieszanie w przedsiębiorstwie. Opierając się na księdze przychodów i rozchodów, wyliczamy podatek dochodowy. Należy również wspomnieć o ewidencji przychodów, gdzie księgujemy zarobki. Poza tym księgowość w małej firmie obejmuje również konieczność prowadzenia:

• ewidencji przebiegu pojazdu, gdy wykorzystujemy prywatny samochód do celów firmowych;
• rejestrów VAT;
• ewidencji wyposażenia – chodzi o akcesoria i sprzęty o wartości powyżej 1500 zł;
• ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – dokumentacja powinna uwzględniać zakupy o wartości wyższej niż 3500 zł.

Oczywiście przedsiębiorca ma obowiązek wypełniać i składać deklaracje podatkowe we właściwym czasie. Ważna informacja: wszystkie dokumenty firmowe oraz te związane z podatkami należy przechowywać. Deklaracje podatkowe muszą znajdować się w siedzibie przedsiębiorstwa co najmniej przez 5 lat od końca roku, w którym złożono zeznanie roczne za dany rok podatkowy.

Ile kosztuje obsługa księgowa jednoosobowej firmy?

Pragniesz skupić się na rozwijaniu swojego biznesu i działaniach prowadzących do zdobywania nowych klientów? Nie chcesz zawracać sobie głowy prowadzeniem księgowości, ale zatrudnienie nowego pracownika nie będzie dla Ciebie optymalnym rozwiązaniem ze względu na wysokie koszty? W takim razie możesz skorzystać z usług biur rachunkowych.

Kiedy będziesz poszukiwać odpowiedniego usługodawcy dla siebie, zwróć uwagę na kompetencje zatrudnionych w danym miejscu specjalistów. Kiedyś osoba zakładająca biuro rachunkowe musiała posiadać certyfikat wydawany przez Ministerstwo Finansów. Dziś taki dokument nie jest już potrzebny, ale zawsze warto o niego dopytać. W ten sposób najłatwiej sprawdzimy kompetencje księgowego. Drugą istotną kwestią będzie ubezpieczenie – biuro rachunkowe powinno posiadać polisę od odpowiedzialności cywilnoprawnej. Należy też sprawdzić, jakie zdarzenia zostały objęte wspomnianą polisą. Nie ma jednak wątpliwości, że przedsiębiorcy szukają biura rachunkowego korzystnego cenowo. Nikt nie chce przepłacać i narażać firmy na wysokie koszty, których można przecież uniknąć. Ile zatem kosztuje prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe? Ceny oczywiście będą zróżnicowane, ale znalezienie odpowiedniej oferty nie powinno być trudne. Przykładowo, miesięczny koszt księgowości rachunkowej w większości nie przekracza 350 złotych. W wyborze biura rachunkowego nie powinniśmy jednak sugerować się wyłącznie cennikiem usług, pamiętajmy o referencjach i jakości.