Lepsza wydajność, czyli kilka słów o gospodarce magazynowej
Dla biznesu Porady

Lepsza wydajność, czyli kilka słów o gospodarce magazynowej

12 Stycznia 2020

Dobrze prowadzone działania logistyczne przyczyniają się do sukcesu całego przedsiębiorstwa. Magazynowanie jest nierozerwalną częścią tego procesu i polega na wykonywaniu rozmaitych czynności związanych z czasowym gromadzeniem rozmaitych towarów oraz ich składowaniem w odpowiednich warunkach, aby następnie przekazać je klientom. Jak uzyskać lepszą wydajność na magazynie i zoptymalizować pracę? Z pomocą przychodzi gospodarka magazynowa.

Co to jest gospodarka magazynowa – definicja

Sprzedawanie produktów nie ogranicza się wyłącznie do założenia odpowiedniego sklepu internetowego (w przypadku branży e-commerce) i opracowania skutecznej strategii marketingowej. Chcemy, żeby jak najwięcej konsumentów dowiedziało się o naszej platformie i ostatecznie dokonało zakupu. Nie zastanawiamy się jednak, że przyrost klientów ma też swoje wady. Co, jeśli nie będziemy w stanie sprawnie zrealizować zamówienia i wysłać go do odbiorcy? Nasza reputacja z pewnością zostanie wówczas zachwiana – nie możemy do tego dopuścić.

 

Gospodarka magazynowa to celowe działania mające na celu właściwe przechowywanie dóbr materialnych, co zabezpiecza funkcjonowanie firmy. Innymi słowy: zawsze jesteśmy w stanie przygotować zamówiony zestaw produktów w odpowiedniej ilości, przeprowadzić komplementację materiałów i zadbać o szybką wysyłkę – wszystkie te zadania są oczywiście ograniczone czasowo. Im szybciej zostaną wykonane, tym lepiej dla naszego przedsiębiorstwa. Z tego powodu musimy sprawować systematyczną kontrolę nad efektywnością gospodarki magazynowej. Dzięki temu znacząco obniżymy koszty oraz wygenerujemy wyższe zyski. Jakie są inne istotne cele takiego nadzoru? Na przykład:

  • utrzymywanie właściwego poziomu zapasów – nie za dużo i nie za mało;
  • optymalizacja technologii składowania wraz z wprowadzeniem praktycznych rozwiązań organizacyjnych;
  • redukcja kosztów transportu obejmująca każdy etap procesu logistycznego;
  • przyśpieszenie procesu magazynowania.

Jakie są metody analizy gospodarki magazynowej?

Czy efektywność można w jakiś sposób zmierzyć? Zdecydowanie tak – powinniśmy to robić, żeby móc wyciągnąć wnioski i w razie konieczności zmienić trochę strategię działań. Do rozpatrywania gospodarki magazynowej służą różne metody. Najpopularniejszą z nich jest bez wątpienia analiza wskaźnikowa. Aby ją przeprowadzić, powinniśmy wziąć pod uwagę: wskaźniki wydajności, ekonomiczne wskaźniki pracy magazynu, lub wskaźniki kosztowe.

Jakie są podstawowe funkcje gospodarki magazynowej?

Dynamiczny rozwój branży e-commerce powoduje, że klienci mają coraz wyższe oczekiwania względem sprzedawców. Muszą oni nie tylko oferować wysokiej jakości towary w atrakcyjnych cenach, ale także gwarantować szybką dostawę. Teraz gdy znamy już definicję gospodarki magazynowej i wiemy, że jej prowadzenie naprawdę się opłaca, pora przybliżyć jej podstawowe funkcje:

  • śledzenie historii ruchu produktów,
  • bezproblemowy podgląd cen, a także marż,
  • możliwość autoryzacji faktur,
  • zintegrowanie platformy sprzedażowej z magazynem,
  • wystawianie dokumentów gwarancyjnych wg numerów seryjnych,
  • ustawianie cen sprzedaży wyłącznie na magazyn lub na całą firmę,
  • zoptymalizowany system cenników,
  • w razie konieczności obsługiwanie więcej niż jednego magazynu,
  • szeroki system praw i uprawnień,
  • możliwość szczegółowego opisu każdego towaru.

Zarządzanie zapasami w gospodarce magazynowej

Głównym założeniem prowadzenia magazynu jest przechowywanie w nim rozmaitych towarów oraz ich nadwyżek. W ten sposób będziemy właściwie przygotowani do realizacji każdego zamówienia klienta – bez zbędnych i stresujących opóźnień. Zapasy są zasobami do przyszłego zastosowania i stanowią ważną podgrupę aktywów przedsiębiorstwa. Zarządzanie nimi ma wpływ na efektywność całego łańcucha dostaw, a ich ograniczenie niejednokrotnie powoduje olbrzymie oszczędności w skali roku. Aby robić to efektywnie, trzeba rozeznać się w sprawie kosztów, które dzielimy na trzy grupy:

  • koszty utrzymania zapasów (kapitałowe, magazynowania, ubezpieczenia, przeładunku oraz zużycia przechowywanych towarów),
  • koszty dotyczące zamawiania zapasów – powstają w trakcie składania zamówień i ich realizacji,
  • koszty braku zapasów – nawet kiedy nie mamy w danej chwili produktów do przechowania nadal musimy utrzymywać magazyn i dostarczać artykuły odbiorcy.

W celu przygotowania najlepszej strategii zarządzania zapasami w gospodarce magazynowej musimy posiadać wiele danych logistycznych oraz informacji o rezerwach. To pozwoli nam opracować najbardziej efektywne metody idealnie dostosowane do profilu naszej działalności. Powinniśmy zacząć od rozeznania się w kwestiach: popytu na zapas i jego wahań, stanu towarów i czasu realizacji zamówień, podstawowych kosztów, wartości oraz regularności zużycia gromadzonych produktów. Warto zastanowić się nad automatyzacją tego procesu, co będzie sprzyjało zmniejszeniu ilości rezerw magazynowych i wpłynie na wydajność gospodarki magazynowej.