Jakie funkcje i zadania musi spełniać magazyn?

Każdy właściciel przedsiębiorstwa w branży e-commerce wie, że jego biznes nie będzie dobrze funkcjonował bez sprawnie działającego magazynu. Ta część logistyki jest niezwykle istotna, szczególnie dla tych, którzy stale rozbudowują swoją działalność, poszerzając ofertę o coraz to nowsze produkty. I choć wybór odpowiedniego magazynu nierozerwalnie wiąże się z rodzajem rozprowadzanego towaru, każdy z nich powinien spełniać szereg podstawowych funkcji.​​​​​​​

Magazyn to przede wszystkim miejsce, w którym przechowywany jest towar. Takie pomieszczenie umożliwia jego zabezpieczenie i pozwala na przetrzymywanie produktów i przedmiotów przez długi czas. Trzeba jednak pamiętać, że nie wszystkie rzeczy mogą być składowane w jednym miejscu – niektóre, jak chociażby żywność czy rośliny, potrzebują ku temu odpowiednich warunków.

Istotne jest więc aby przy wyborze magazynu dla e-commerce uwzględnić wszelkie wymogi, które są niezbędne do odpowiedniego przechowywania towaru. Wśród rodzajów magazynów wyróżniamy:

• magazyn zamknięty – zabudowana hala, w jakiej można przechowywać różnego rodzaju towar,
• magazyn otwarty – ogrodzona powierzchnia do przechowywania towarów odpornych na warunki atmosferyczne,
• magazyn półotwarty – częściowo osłonięta powierzchnia, do przechowywania towarów, które wymagają dopływu świeżego powietrza,
• magazyn specjalny – hala przeznaczona do magazynowania towarów, które wymagają specjalnego przechowywania np. żywności. 

Proces magazynowania

Warto także pamiętać, że proces magazynowania nie ogranicza się wyłącznie do przechowywania towaru. Tak naprawdę można wyodrębnić z niego aż cztery istotne fazy:

• Przyjęcie towaru – oznacza wpływ towaru na magazyn, związany z rozładunkiem, sortowaniem oraz przygotowaniem rzeczy do przechowywania,
• Składowanie towaru – czyli rozmieszczenie go w uporządkowany i dostosowany do wymogów sposób tak, by mógł być przechowywany przez długi czas,
• Kompletacja towaru – a więc przygotowanie go do dalszej drogi,
• Wydanie towaru – nic innego, jak przekazanie go osobie, która zajmie się nim na kolejnym etapie transportu.

Funkcje i zadania magazynu

Zanim towar trafi do magazynu, warto przygotować przestrzeń na jego przybycie. Mowa tu oczywiście o zorganizowaniu całej powierzchni tak, aby proces przechowywania odbywał się bez zakłóceń. Istotne jest także zadbanie o odpowiednie wyposażenie (chociażby regały magazynowe) czy sprzęt techniczny niezbędny do przeprowadzania koniecznych działań na terenie magazynu.

Każdy magazyn, niezależnie od tego jaki towar jest składowany na jego powierzchni, powinien spełniać szereg zadań:

• Przechowywanie towaru

Przechowywanie to oczywiście główna funkcja każdego magazynu. Trzeba jednak pamiętać, że samo gromadzenie towaru w jednym miejscu nie wystarcza. Magazynowane rzeczy powinny zostać dobrze zabezpieczone tak, by nie uległy uszkodzeniu, podczas oczekiwania na dalszą wysyłkę. Istotne jest także, aby zapewnić im odpowiednią ochronę, czyli dostosować warunki przechowywania do potrzeb składowanego towaru. Warto również pamiętać o przeprowadzaniu od czasu do czasu inwentaryzacji, która pozwoli na kontrolowanie zasobów magazynu.

• Gromadzenie i utrzymanie zapasów

Zazwyczaj przechowywanie towaru na magazynie służy do gromadzenia i utrzymywania zasobów sklepu internetowego. Każde przedsiębiorstwo handlowe musi dbać o to, by nie zabrakło towaru w najmniej oczekiwanym momencie – takie incydenty niekorzystnie wpływają na renomę sklepu. W tym celu tworzone są zapasy, które mogą być magazynowane przez długi czas.

• Kompletowanie zamówień

Magazyn stanowi także miejsce, w którym kompletowane są zamówienia dla klientów. Bardzo ważne jest więc, aby e-sklep był zsynchronizowany z magazynem, co pozwoli na stałą kontrolę nagromadzonych w nim zasobów. Pakowanie i wysyłka to niezwykle istotna część całego procesu sprzedaży, dlatego warto odpowiednio przygotować do tego lokal składowy – chociażby poprzez przypisanie towarom stałego miejsca przechowywania. Znacznie usprawni to realizację napływających zamówień.

• Redukcja kosztów transportu

Prowadzenie magazynu wiąże się także ze zmniejszonymi kosztami transportu. Dzięki możliwości przechowywania zapasów towar może zostać zamówiony przez właściciela e-commerce w dużych ilościach. Umożliwia to skorzystanie z jednorazowej dostawy do magazynu, tym samym wpływając na minimalizację związanych z tym wydatków.

• Kontrola sprzedaży

Sklep internetowy, który posiada własny magazyn, może za jego pomocą kontrolować sprzedaż. Poprzez zgromadzenie produktów w jednym miejscu łatwo sprawdzić, który towar okazał się chodliwy, a na jaki nie ma wielkiego zapotrzebowania. Tym samym sprzedawca ma możliwość wyciągania wniosków, w co bardziej opłaca mu się zainwestować.

Magazynuj z głową!

Proces magazynowania jest bardzo istotnym elementem funkcjonowania każdej firmy, która potrzebuje miejsca do przechowywania swojego towaru. Jednak sama przestrzeń to nie wszystko. Liczy się przede wszystkim dobre zaopatrzenie oraz organizacja powierzchni, na której magazynowane są zasoby. Jeżeli boisz się, że nie poradzisz sobie z tym wyzwaniem, koniecznie sprawdź, czym jest InPost Fullfilment. Wypełnij krótki formularz, a być może outsourcing usług logistycznych okaże się idealnym rozwiązaniem właśnie dla Ciebie!