Polityka jakości – co to jest i jakie zadania powinna spełniać?

Przedsiębiorca, któremu zależy na efektywnym prowadzeniu firmy, powinien mieć jasno określone cele, które chce osiągnąć. Pomóc w ich wyznaczeniu i wdrożeniu może polityka jakości, czyli praktyka stosowania systemu zarządzania wartością w organizacji. Po co ją tworzyć i jakie są tego korzyści – wyjaśniamy w poniższym artykule.

Polityka jakości – co to takiego?

Najczęściej polityka jakości rozumiana jest jako zwięźle opracowany zbiór głównych tez związanych z zarządzaniem jakością w firmie. Innymi słowy, chodzi o takie zagadnienia, które mają wspierać strategię rozwoju firmy i stanowią zobowiązanie dla kierownictwa do ciągłego doskonalenia systemu zarządzania jakością. Jest to więc deklaracja zawierająca główne zasady, jakimi firma chce się kierować w swoim rozwoju. Politykę jakości powinno ustanowić, wdrożyć i utrzymywać (przestrzegać) kierownictwo firmy. Realizowanie polityki jakości jest jednym z wymagań normy ISO 9001:2015, czyli międzynarodowego standardu określającego ogólne ramy dla zarządzania jakością w każdej organizacji.

Warto też pamiętać, że polityka jakości może wspierać spójność komunikacji marki na zewnątrz — także w kanałach digital, gdzie nawet taki detal jak konsekwentnie stosowany hashtag potrafi porządkować przekaz i ułatwiać jego odnajdywanie. Dzięki temu deklarowane standardy są bardziej widoczne i łatwiej budują zaufanie odbiorców.

Sprawdź Abonamenty dla firm

Prowadzisz firmę? Wysyłasz wiele paczek miesięcznie? Zaoszczędź na wysyłce z InPost! Różnorodność oferty sprawia, że jest to rozwiązanie zarówno dla małych, jak i dużych firm.

Poznaj pełną ofertę Abonamentów i podpisz umowę online.

Jakie funkcje spełnia polityka jakości?

Polityka jakości pełni kilka funkcji w przedsiębiorstwie. Po pierwsze, dla kierownictwa (np. zarządu organizacji) jest podstawą do ustanawiania celów i zadań w realizowanych procesach, a także punktem wyjścia do określania ram doskonalenia się. Dla personelu spełnia funkcję komunikacyjną, ponieważ pozwala na lepsze zrozumienie strategii działania firmy, jej misji, celów i zadań. Z kolei dla klientów posiadanie polityki jakości świadczy o wiarygodności przedsiębiorstwa i dbałości o jego wizerunek.

Polityka jakości – co musi zawierać?

We wspomnianej normie ISO 9001:2015 znajdują się zapisy, które jasno wskazują, co powinno znajdować się w polityce jakości organizacji oraz jakie cechy powinna ona spełniać. W dokumencie polityki jakości we wstępie należy zawrzeć kilka zdań o firmie – czym się zajmuje, od kiedy działa, na jakim rynku, co ją wyróżnia na tle konkurencji. Dalsze zapisy powinny odnosić się do tej konkretnej firmy, być spersonalizowane – nie mogą to być ogólnikowe hasła, które można by powielić w opisie dowolnej organizacji.

Kolejne podpunkty dokumentu powinny:

• zawierać deklarację, że polityka jakości wspiera jej strategiczny kierunek,
• być ramą do ustanowienia celów jakościowych,
• zawierać zobowiązanie do spełnienia wymagań zawartych w normie ISO 9001,
• zawierać zobowiązanie do ciągłego doskonalenia systemu zarządzania jakością.

Co więcej, polityka jakości powinna być:

• udokumentowana (czyli sporządzona w formie dokumentu, podpisanego przez kierownictwo firmy),
• zakomunikowana (zrozumiana i stosowana w organizacji – kierownictwo ma za zadanie poinformować pracowników o sformułowaniu takiej polityki i w sposób zrozumiały przedstawić im jej przesłanie),
• dostępna dla zainteresowanych stron (czyli udostępniona np. na stronie internetowej).

Po co tworzy się politykę jakości?

Politykę jakości tworzy się głównie po to, by spełnić międzynarodowe standardy dotyczące jakości prowadzonej działalności gospodarczej. Jest to także podstawa do ustanawiania w firmie celów i zadań. W założeniu powinien to być realny przewodnik w kwestii zarządzania jakością prowadzonego biznesu.

Dzięki polityce jakości pracownicy mogą lepiej poznać i zrozumieć główną misję i cele przyjęte przez kierownictwo firmy. To również możliwość zwięzłej prezentacji strategii w wieloletniej perspektywie. To jasne i otwarte zobowiązanie się zarządzających przedsiębiorstwem do spełnienia wymagań opisanych w normach, a także do dalszego doskonalenia systemu zarządzania jakością.

Dla klientów firma z polityką jakości to podmiot, który dba o swój wizerunek i swoją wiarygodność. To także deklaracja, że firma chce i będzie spełniać potrzeby i oczekiwania swoich klientów. Ponadto polityka jakości jest podstawą do ustanawiania celów i zadań związanych z systemem zarządzania jakością; to wskazówka przy podejmowaniu strategicznych decyzji, również tych długoterminowych, w wieloletniej perspektywie. Polityka jakości buduje wewnętrzną kulturę firmy, promuje zaangażowanie pracowników w wartość całego przedsiębiorstwa. To również ważny element marketingowy – używany do budowania wizerunku firmy jako zaangażowanej w rozwój jakości.

Dobre praktyki podczas tworzenia polityki jakości

Polityka jakości powinna być realnym wyznacznikiem stosowania w firmie systemu zarządzania jakością. Dobrze, by dokument zawierał spersonalizowane zapisy odnoszące się do tej konkretnej firmy. Ponadto, im prostszy język i sformułowania, tym są bardziej zrozumiałe przez wszystkie strony, a tym samym – łatwiejsze do wdrożenia.

Podsumowując, polityka jakości jest dokumentem opracowanym przez kierownictwo przedsiębiorstwa, ale dobrze, gdy powstaje w porozumieniu z pracownikami oraz z udziałem pełnomocnika firmy ds. systemu zarządzania jakością. Należy też pamiętać o aktualizacji polityki jakości np. w przypadku zmiany profilu działalności firmy.