Polityka prywatności, czyli obowiązek informacyjny umieszczany na witrynie internetowej

Polityka prywatności na stronie internetowej to coś, z czym użytkownicy spotykają się na co dzień, ale zwykle nawet nie zwracają na to uwagi. Okazuje się, że dokument może być ważniejszy, niż im się wydaje. Polityka prywatności – czy jest obowiązkowa, co dokładnie zawiera i kto może ją stworzyć? Czas się przekonać!

Polityka prywatności – czym jest i jaki ma cel?

Co to jest polityka prywatności? To dokument, który znajduje się na stronie internetowej i zawiera informacje o tym, w jaki sposób i po co administrator gromadzi dane o użytkownikach. Najczęściej politykę prywatności można znaleźć na samym dole strony, tuż obok innych danych takich jak regulamin serwisu, FAQ czy dane kontaktowe administratora.

Dokument szczegółowo wyjaśnia, przez jaki czas właściciel domeny będzie miał dostęp do danych użytkowników i dlaczego je gromadzi. Ponadto zadaniem administratora jest także zabezpieczenie danych przed ewentualnym wyciekiem i informacja o tym, w jaki sposób to robi, również musi znaleźć się w dokumencie. Polityka musi opisywać, jak przetwarzane są dane użytkowników.

Kwestię danych osobowych w Polsce reguluje RODO. Polityka prywatności musi odpowiadać założeniom rozporządzenia i przedstawiać informacje przede wszystkim w sposób jasny i treściwy. Właściciel strony internetowej musi wyjaśnić, w jaki sposób użytkownik może usunąć swoje dane z bazy serwisu i w jaki sposób jest w stanie zablokować ich udostępnianie.​​​​​​​

Polityka prywatności a spełnienie obowiązków informacyjnych

Prosta polityka prywatności to obowiązek każdego administratora, który nawet w najmniejszym stopniu pozyskuje jakiekolwiek dane użytkownika swojej strony. Rozporządzenie RODO wymusza na właścicielach platform spełnienie obowiązków informacyjnych i właśnie dokument polityki prywatności jest na to idealnym sposobem.

W polityce prywatności mogą znaleźć się informacje np. na temat plików cookies. To jedna z najpopularniejszych metod pozyskiwania danych o użytkownikach. Informacja o tzw. ciasteczkach pojawia się na stronie internetowej od razu po jej uruchomieniu. Użytkownik, aby odsłonić treść witryny, musi zaakceptować lub odrzucić cookies. Akceptacja oznacza, że serwis będzie zbierać dane o nim. Jakie to mogą być informacje?

Ciasteczka są w stanie zbierać dane wszelkiego rodzaju. Mogą zapamiętać wszystko to, co użytkownik wprowadzi na stronie. W niektórych przypadkach będą to m.in. dane adresowe czy kontaktowe klienta sklepu internetowego. Cookies są niezbędne do płynnego przeprowadzania wielu procesów sieciowych. Warto jednak zapoznawać się z tym, co może pozyskać od Ciebie dana witryna. Zwykle ciasteczka dzieli się na obowiązkowe (te niezbędne do poruszania się po stronie) oraz fakultatywne, które można odrzucić. Niekiedy służą one administratorowi np. do celów statystycznych.

Co powinna zawierać w sobie dobrze stworzona polityka prywatności?

Każdy administrator strony internetowej musi wiedzieć, co powinna zawierać polityka prywatności. W dokumencie elementem obowiązkowym jest przedstawienie swoich własnych danych użytkownikowi. Każdy ma prawo wiedzieć, kto ma dostęp do informacji osobistych o nim samym. Administrator jest zobowiązany do przekazania klientowi wszystkich praw, jakie mu przysługują w zakresie pozyskiwanych danych.

Oznacza to, że w polityce prywatności muszą być zapisy dotyczące tego, w jaki sposób użytkownik może usunąć swoje dane z bazy administratora, jak jest w stanie ograniczyć zdobyte informacje czy zmodyfikować je. Takich prawnych aspektów jest sporo, więc zdecydowanie warto konstruować dokument przy współpracy z osobą znającą się dokładnie na prawie i RODO.

Administrator musi napisać w polityce prywatności, po co są mu dane użytkownika. Czasami przydają się do badań mających na celu zbudowanie profilu odbiorców serwisu, a czasami stanowią niezbędny element procesu złożenia zamówienia w sklepie internetowym. Nie tylko fakt po co, ale także w jaki sposób przetwarzane są dane, powinien znaleźć się w dokumencie.

Jeśli dane osobowe użytkowników mogą być widoczne dla kogoś poza administratorem witryny, to także trzeba zamieścić informację o tym w polityce prywatności. Klient musi mieć pełną kontrolę i kompletną wiedzę dotyczącą swoich własnych danych. Kolejnym niezbędnym elementem dokumentu jest okres przechowywania informacji. Trzeba napisać, po jakim czasie dane użytkownika znikną z bazy.

Jeśli z witryną współpracuje inspektor ochrony danych osobowych, to musisz umieścić informacje na jego temat oraz na temat metod ochrony w polityce prywatności. Użytkownik powinien wiedzieć również, czy podawane przez niego dane osobowe są obligatoryjne, czy może wcale nie musi dzielić się nimi z administratorem.

Czy każda strona musi zawierać politykę prywatności?

Czy polityka prywatności jest obowiązkowa dla każdej strony internetowej? Choć znajduje się na tak wielu witrynach, to jednak prawda jest taka, że nie każdy musi ją mieć. Obowiązek umieszczania dokumentu na swojej witrynie mają tylko Ci administratorzy, którzy w jakiś sposób zbierają dane użytkowników.

Bardzo popularnym sposobem na pozyskiwanie danych jest prowadzenie przez administratora newslettera. Nie musisz wcale mieć sklepu internetowego, by właśnie w ten sposób zbierać informacje o swoich użytkownikach. Zapis do newslettera daje właścicielowi domeny dostęp np. do adresu e-mail użytkownika.

Jakie dane osobowe mogą być pozyskiwane na stronie internetowej?

Polityka prywatności a ochrona danych osobowych – ta kwestia zastanawia sporą część użytkowników. Administrator ma jednak obowiązek poinformować ich o sposobach ochrony, więc dane na ten temat da się znaleźć w dokumencie polityki prywatności. Ciekawym aspektem jest natomiast to, jakie konkretnie dane może pozyskiwać administrator witryny o swoim użytkowniku.

Do informacji tych należą m.in. dane adresowe klienta. Służą one niekiedy do realizacji umowy sprzedaży czy wystawiania faktur. Administrator może zatem mieć dostęp do imienia, nazwiska, miejsca zamieszkania, numeru telefonu, lokalizacji czy adresu e-mail. W przypadku przedsiębiorców nierzadko jest to także NIP.

Mogą to być również dane logowania i rejestracji do serwisu czy aplikacji, czyli adresy e-mailowe i hasła. Dane osobowe to wszystkie te informacje, które w jakikolwiek sposób pozwalają na identyfikację podmiotu korzystającego z danej przeglądarki czy witryny.

Wiele stron zawiera formularze, które wymagają podania różnego typu informacji związanych z konkretnymi usługami czy ofertami pracy. Użytkownik może być poproszony w szczególności o swoje CV, informacje o doświadczeniu, adresy do profili na social mediach itp.

Polityka prywatności na stronie – czy możemy napisać ją sami?

Jak napisać politykę prywatności samodzielnie i czy jest to możliwe? W Google można znaleźć sporo szablonów, które ułatwiają zapewnienie użytkownikowi odpowiedniego dokumentu. Każdy może napisać samodzielnie politykę prywatności, ale nie jest to proste. Kwestie bezpieczeństwa i zapewnienia użytkownikom kompletnego zapisu wymaga sporej wiedzy.

Polityka prywatności a sklep internetowy – podczas sprzedaży produktów w aplikacjach i na stronach warto poprosić specjalistę o skonstruowanie wiadomości o danych osobowych. Tylko specjalista w zakresie prawa jest w stanie zapewnić zgodność dokumentu z wymogami i napisze go w oparciu o RODO.

Warto też zaznaczyć, że dzięki RODO kilka lat temu nastąpiła zmiana polityki prywatności. Wcześniej dokument był nieco bardziej skomplikowany, a dziś na administratorów narzuca się wręcz obowiązek tworzenia przejrzystych i zrozumiałych treści. Wszystko po to, aby użytkownik jak najdokładniej wiedział, co dzieje się z jego informacjami osobistymi.

A jak wyłączyć politykę prywatności? Wystarczy otworzyć przeglądarkę i w ustawieniach znaleźć zasady prywatności, by pozbawić administratora możliwości do dysponowania przechowywanymi informacjami.