Regulamin sklepu internetowego – jak go dobrze napisać? Najważniejsze informacje

Regulamin to dokument stanowiący podstawę umowy między sprzedawcą a kupującym. Jest niezwykle istotnym elementem funkcjonowania sklepu, ponieważ określa prawa i obowiązki obu stron transakcji. Prawidłowo napisany minimalizuje ryzyko powstania niedomówień i powstających z tego powodu konfliktów. Jak skutecznie go stworzyć?

Regulamin sklepu internetowego – czym jest?

Regulaminy sklepów internetowych to dokumenty określające zasady, na jakich sprzedawca prowadzi swoją działalność w internecie oraz warunki dokonywania transakcji kupna-sprzedaży przez klientów.

Powinny być one napisane w zrozumiały dla klientów sposób. Muszą odpowiadać na wszelkie możliwe pytania, jakie mogą mieć użytkownicy w trakcie dokonywania zakupów. Dodatkowo, nieprzestrzeganie wymagań dotyczących treści regulaminu skutkuje sankcjami prawno-finansowymi.

Regulamin sklepu internetowego – co powinien zawierać?

Regulaminy sklepów internetowych powinny zawierać informacje dotyczące m.in.:

• podmiotu prowadzącego sklep internetowy oraz jego siedziby;
• przedmiotu działalności sklepu;
• warunków dokonywania transakcji, w tym sposobów składania zamówień, kosztów przesyłki, sposobów płatności i realizacji zamówienia;
• zasad odstąpienia od umowy, w tym zawierać formularz odstąpienia od umowy;
• procedury reklamacyjnej;
• warunków korzystania ze strony internetowej sklepu i zasady ochrony prywatności danych osobowych klientów;
• odpowiedzialności za wady towarów, a także gwarancję;
• postanowień dotyczących prawa właściwego dla rozstrzygania sporów oraz oświadczenia o akceptacji regulaminu.

Czy regulamin sklepu internetowego jest obowiązkowy?

Zgodnie z przepisami prawa konsumenckiego zamieszczenie regulaminu na stronie WWW należy do obowiązków każdego sklepu internetowego. Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta sprzedawca jest zobowiązany do udostępniania konsumentowi informacji o warunkach zawarcia umowy, w tym regulaminu, przed jej zawarciem.

Aby spełnić wymogi prawne, powinien być on łatwo dostępny dla klientów, np. zamieszczony w widocznym miejscu na stronie internetowej lub udostępniany natychmiastowo na życzenie użytkownika. Jeżeli nie będzie, konsument może wnieść reklamację lub odstąpić od umowy bez podania przyczyny.

Regulamin musi być zgodny m.in. z następującymi aktami prawnymi:

• ogólne przepisy prawa konsumenckiego;
• ustawa o ochronie danych osobowych (RODO);
• ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Kto może napisać regulamin sklepu internetowego?

Zarówno skomplikowany, jak i prosty regulamin sklepu internetowego może zostać sporządzony przez przedsiębiorcę lub upoważnioną do tego osobę. Nie ma wymogu skorzystania z usług prawnika lub doradcy, jednak zaleca się to ze względu na specyfikę i złożoność zagadnień prawnych związanych z prowadzeniem działalności. Pomoże to w uniknięciu zamieszczenia błędnych treści.

Zatrudnienie specjalisty nie jest więc konieczne, jednak zalecane przez ekspertów – stworzy on regulamin, który będzie nie tylko zrozumiały dla klientów, ale także kompletny i zgodny z prawem. Ponadto jest w stanie przeprowadzić analizę ryzyka związanego z działalnością sklepu internetowego oraz doradzić w sprawach ochrony danych osobowych i prawa autorskiego.

Jak napisać regulamin sklepu internetowego samemu?

Odważni przedsiębiorcy, którzy chcieliby stworzyć regulamin samemu, powinni zapoznać się z licznymi poradnikami znajdującymi się w internecie – pozwoli to zdobyć podstawy potrzebnej wiedzy. Następnie zastosować się np. do następujących kroków:

• przeczytać i zapoznać się szczegółowo z aktami prawnymi regulującymi działalność sklepów – to fundament, bez którego dalsza nauka będzie pozbawiona sensu;
• przejrzeć regulaminy innych sklepów internetowych – posłużą one za inspirację. W tym celu można zapoznać się np. z regulaminem sklepu Out Of The Box (jest on przejrzysty i poprawny pod względem prawnym oraz umieszczony w przystępnym dla internautów miejscu);
• określić swoje potrzeby i cele biznesowe – będzie to potrzebne do opracowania wewnętrznych zasad działania sklepu, m.in. odnośnie do polityki zwrotów, dostaw i reklamacji (sklep zajmujący się sprzedażą żywności musi uwzględniać czynniki takie jak data spożycia sprzedawanego produktu. Dodatkowo nie może ona kolidować z czasem zwrotu. Jednak i w takim przypadku są wyjątki);
• sporządzić wstępny regulamin – ma on być możliwie jak najbardziej precyzyjny i zawierać wstępne ustalenia na temat: sposobu zawarcia umowy, terminu dostawy, kosztów i warunków zwrotu towarów, zasad korzystania ze sklepu i wymaganych danych kontaktowych;
• przetestować regulamin sklepu na kilku osobach – wystarczy poprosić ich o przeczytanie go, a następnie podzielenie się opinią (dzięki temu przedsiębiorca dowie się, czy jest on wystarczająco zrozumiały i przystępny);
• udostępnić regulamin na stronie swojego sklepu – jeżeli opinie były pozytywne, a sam dokument został napisany uwzględniając wymogi prawne, to nie pozostaje nic innego jak wykorzystanie go.

W celu uniknięcia błędów, nieporozumień i niejasności przed wykonaniem ostatniego kroku zaleca się dodanie etapu pośredniego, czyli zaciągnięcie opinii specjalisty, tj. doradcy prawnego, prawnika lub eksperta od regulaminów sklepów internetowych.

Regulamin sklepu internetowego – RODO

RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych) to przepis Unii Europejskiej regulujący przetwarzanie danych osobowych. Celem RODO jest zapewnienie ochrony prywatności i danych osobowych klientów oraz ujednolicenie rozporządzeń prawnych na terenie całej UE. Dokument ten nakłada pewne obowiązki na przedsiębiorców, których muszą przestrzegać, jeżeli chcą uniknąć kary.

Regulamin sklepu internetowego zgodny z RODO powinien zawierać informacje odnośnie:

• administratora danych – nazwę i adres firmy, adres e-mail, numer telefonu, dane kontaktowe inspektora danych (jeśli taki został powołany);
• celów i podstawy przetwarzania danych – informacje o celu przetwarzania danych, wykorzystywanej podstawie prawnej i okresie przechowywania;
• praw klientów – wiadomości o prawie dostępu do swoich danych osobowych, do przeniesienia ich do innego administratora, do wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz możliwości skorzystania z prawa do sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych;
• odbiorców danych – komunikat o ewentualnych kategoriach odbiorców danych (np. firmy kurierskiej w przypadku korzystania z oferty InPost dla firm – InPost Abonamenty) i o zabezpieczeniach stosowanych przy przekazywaniu danych osobowych do innego kraju;
• ciasteczek (cookies) – dopisek o stosowaniu plików cookies i celach, do których są stosowane oraz możliwości ich wyłączenia;
• zabezpieczeń – wzmianki o zastosowanych zabezpieczeniach, które mają na celu zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi;
• postanowień końcowych – powiadomienie o prawie do zmiany regulaminu, sposobie postępowania w przypadku naruszenia danych osobowych oraz trybie rozstrzygania sporów.

Przedsiębiorcy muszą pamiętać także o tym, że podane podczas rejestracji dane do logowania również podlegają RODO, tj. zarówno adres e-mail, jak i hasło – istotne są wszystkie informacje, które pozwalają na identyfikację klienta.

Jakie klauzule są niedozwolone w regulaminie sklepu internetowego?

Regulamin dla sklepu internetowego musi zostać skonstruowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, czyli m.in. nie zawierać żadnej klauzuli niedozwolonej. Powinno unikać się zamieszczania takich, które są ogólne, nieprecyzyjne i umożliwiają udostępnianie danych osobowych klientów innym podmiotom bez ich wyraźnej zgody, czy po prostu sprzecznych z aktami prawnymi.

Niedozwolone są także te, które wprowadzają nierównowagę między przedsiębiorcą a konsumentem, np. ograniczające odpowiedzialność administratora danych wynikłe z nieprawidłowego przetwarzania danych. Nie mają one żadnego oparcia w prawie, nie są wiążące oraz wpływają negatywnie na reputację sprzedawcy, ponieważ może on jawić się w oczach klientów jako niewiarygodny i źle przygotowany.

​​​​​​​Ile kosztuje i gdzie można kupić regulamin sklepu internetowego?

Ile trzeba zapłacić za dobry regulamin sklepu internetowego? Ceny zaczynają się od około 500 zł, a w przypadku bardziej skomplikowanych dokumentów mogą wzrosnąć do kilku tysięcy złotych. Organem odpowiedzialnym za ich tworzenie są kancelarie prawne i z tego względu cennik jest sprawą określaną indywidualnie.

Czy można skopiować regulamin sklepu internetowego?

Nie, nie można. Używanie cudzego regulaminu może naruszać prawa autorskie oraz prowadzić do naruszenia przepisów prawa konsumenckiego i ochrony danych osobowych.

Czy można w dowolnym momencie zmienić treść regulaminu sklepu internetowego?

Co zrobić w sytuacji, gdy gotowy regulamin sklepu internetowego wymaga zmiany lub wprowadzenia poprawek? Zrobić to, ale informując klientów z odpowiednim wyprzedzeniem, np. publikując o tym informację na stronie internetowej sklepu – może spowodować to konieczność uzyskania dodatkowych zgód od klientów.

Proces tworzenia regulaminu powinien rozpocząć się od zgromadzenia potrzebnej wiedzy. Jeżeli nie jest to możliwe, zalecanym rozwiązaniem będzie udanie się po pomoc do specjalisty, który stworzy dokument zgodny z wszystkimi przepisami i aktami prawnymi.