Samochód firmowy – co należy wiedzieć?

Każdy przedsiębiorca doskonale zdaje sobie sprawę, jak ważne w prowadzeniu działalności jest sprawne przemieszczanie się – szczególnie jeśli na co dzień uczestniczymy w dużej ilości spotkań z klientami lub kontrahentami. Posiadanie firmowego auta to duże ułatwienie, ale też spory wydatek. Chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób wybrać samochód firmowy i jak sfinansować zakup pojazdu? ​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

Kupno auta na firmę – jak wybrać?

Rozwój biznesu zawsze wiąże się nie tylko z większymi przychodami i nowymi zleceniami, ale także z dodatkowymi kosztami. Często okazuje się, że musimy zainwestować w nowocześniejszy sprzęt lub zatrudnić pracowników, którzy zasilą nasz zespół. Tylko wówczas możemy osiągać jeszcze lepsze wyniki i wyprzedzić konkurencję. Kiedy wchodzimy w fazę rozwoju przedsiębiorstwa, nierzadko okazuje się, że to idealny moment na kupno samochodu firmowego. Zaradni i oszczędni właściciele z reguły wstrzymują się z podjęciem ostatecznej decyzji do końca roku – wówczas można trafić na bardzo korzystne oferty i promocje. Dealerzy samochodowi proponują znaczne rabaty związane z wyprzedażą rocznika. Skoro wiemy już, w jakim okresie zakupić auto na działalność gospodarczą, sprawdźmy, jak wybrać pojazd, który spełni nasze oczekiwania. W tym celu przyjrzyjmy się kilku istotnym kwestiom:

1. Przeznaczenie firmowego samochodu

Każda działalność ma swoją własną specyfikę, dlatego przed kupnem firmowego auta trzeba odpowiedzieć sobie na kilka pytań: do jakich celów będzie Ci potrzebny własny środek transportu? Czy chcesz przewozić jakieś towary? Ile mniej więcej będzie wynosił przejechany dystans roczny? Jak często w ciągu dnia planujesz poruszać się samochodem? Jaką liczbę osób zamierzasz transportować? Powinieneś dopasować firmowe auto do codziennych zadań.

2. Precyzyjne określenie budżetu

Jaką sumę jesteś w stanie przeznaczyć na kupno samochodu na firmę? Gdy ustalisz konkretną kwotę, o wiele szybciej znajdziesz odpowiedni model i podejmiesz decyzję. Podejdź do tej kwestii z rozwagą i zaplanuj budżet na zakup firmowego auta – weź pod uwagę również całkowity koszt posiadania (ang. Total Cost of Ownership). Do jego obliczenia wykorzystaj dostępne w Internecie kalkulatory. Określ sumę, która za bardzo nie obciąży Twojego biznesu i nie wpłynie na jego funkcjonowanie.

Zakup samochodu na działalność gospodarczą – jak go sfinansować?

Nie masz wystarczającej ilości gotówki, żeby pozwolić sobie na kupno firmowego auta? Zdajesz sobie jednak sprawę z faktu, że pojazd pomógłby Ci rozwijać biznes i szukasz optymalnego rozwiązania? Jak się okazuje, kluczową kwestią jest wybór odpowiedniego sposobu finansowania: oprócz gotówki masz jeszcze dwie opcje, mianowicie: kredyt lub popularny leasing. Jeśli dopiero rozkręcasz swoją firmę, z pewnością trudno będzie Ci wygospodarować wystarczającą ilość środków – niewykluczone, że mogą też wystąpić problemy ze zdolnością kredytową. Leasing wydaje się najkorzystniejszym rozwiązaniem. Nie musisz narażać się na duży, jednorazowy wydatek – zamiast tego za użytkowanie auta płacisz raty leasingowe. Ich wysokość jest uzależniona od kilku czynników: udziału własnego, czasu umowy, a także marki oraz rocznika wybranego pojazdu. Wielu przedsiębiorców uwzględnia raty leasingowe w kosztach prowadzenia działalności, jednocześnie mając na uwadze pewne ograniczenia wynikające z prawa podatkowego.

Auto na działalność gospodarczą – czy można odliczyć VAT?

Pojazd zakupiony na firmę jest przeznaczony tylko do realizacji potrzeb przedsiębiorstwa, ale mamy możliwość wykorzystywania go również do celów prywatnych. Co jednak z kwestią VAT-u, który opłaciliśmy przy dokonywaniu transakcji? Został on z pewnością zaliczony do wydatków związanych z eksploatacją, np. tankowania.

Jak się okazuje, możemy odliczyć 100% VAT-u, ale pod warunkiem, że samochód firmowy będzie użytkowany wyłącznie na potrzeby działalności. Aby to udowodnić, jesteśmy zobowiązani do prowadzenia bieżącej ewidencji przebiegu pojazdu. Oczywiście należy również zgłosić auto do urzędu skarbowego przy pomocy formularza VAT-26. Jeśli firmowy samochód ma do dyspozycji nie tylko właściciel przedsiębiorca, ale także pracownicy, musimy jeszcze sporządzić regulamin z zasadami użytkowania pojazdu.

W sytuacji, w której chcemy korzystać z auta również prywatnie, możemy odliczyć 50% VAT-u, o czym warto pamiętać. Odliczenia dokonamy tak samo, jak w przypadku innych zakupów związanych z działalnością gospodarczą – nie trzeba korzystać z dodatkowych formularzy. Pozostała część podatku VAT, która nie została odliczona, będzie stanowiła dla podatnika koszt w podatku dochodowym.

Uwaga: należy pamiętać, że urząd skarbowy bardzo poważnie i skrupulatnie podchodzi do sprawdzania, w jakich celach faktycznie wykorzystujemy firmowe auto. Gdy chcemy odliczyć 100% VAT-u, powinniśmy zwrócić uwagę na takie kwestie, jak:

• parkowanie samochodu – nie można zostawiać pojazdu pod domem przedsiębiorcy, nawet jeśli jest to adres siedziby firmy – mogłoby to budzić niepotrzebne wątpliwości;
• dokładne prowadzenie ewidencji – wszelkie niedociągnięcia mogą przysporzyć kłopotów.