Spedytor – na czym polega jego praca?

W dobie prężnie rozwijającego się rynku e-commerce wielu z nas stawia na zakupy w formie internetowej. Zależy nam, by zamówione przedmioty i produkty dotarły na czas i bez żadnych uszkodzeń. Często nim coś trafi w nasze ręce, ma do pokonania bardzo długą drogę, której przebieg organizuje osoba zwana spedytorem. Kim jest spedytor i na czym polega jego praca?

Spedycja to dział logistyki skupiający się przede wszystkim na organizowaniu procesu przewozu towarów. Niekiedy do obowiązków osób zatrudnionych w tej branży należą także inne czynności, związane z przemieszczaniem się towarów – na przykład pakowanie czy składowanie.

Mówiąc kolokwialnie, praca spedytora polega na „opiece nad paczką” podczas gdy wędruje ona z jednego punktu do drugiego. Spedytor ma za zadanie zorganizować całą tę podróż tak by przebiegła ona sprawnie i zgodnie z oczekiwaniami klienta.

Główne zadania spedytora

Osoba pracująca na stanowisku spedytora ma bardzo odpowiedzialne zadanie. Dlatego musi cechować ją umiejętność podejmowania decyzji, dobra organizacja oraz komunikatywność. Do zadań osób zatrudnionych w firmie spedycyjnej należą:

• pozyskiwanie nowych klientów

Jest to jedno z najważniejszych wyzwań, stawianych przed spedytorem. Budowanie bazy klientów oraz przewoźników to tak naprawdę podstawa spedycji – oczywiste, że dzięki temu zdobywane są nowe zlecenia.

• monitorowanie zleceń i koordynowanie procesu przesyłki towaru

To bazowa dziedzina, którą zajmuje się spedytor. Zanim towar wyruszy w drogę, tworzy on „instrukcję wysyłki”, obrazującą drogę, którą będzie miał do pokonania. Następnie musi poinformować o tym klienta i uzgodnić z nim ewentualne zmiany w planie. 

Gdy towar rozpoczął już wędrówkę z punktu „A” do punktu „B”, zadaniem spedytora jest monitorowanie i sprawdzanie jego postępów. W tym celu musi być w stałym kontakcie z przewoźnikami oraz osobami odpowiedzialnymi za transport towaru.

W głównej mierze chodzi tu o pilnowanie terminowości w realizowanych usługach – obowiązkiem spedytora będzie upewnienie się, że proces przemieszczania towaru przebiega zgodnie z założonymi terminami i czy na trasie przewozu nie występują żadne opóźnienia lub niedogodności.

• negocjacje i „papierkowa robota”

Praca spedytora to w dużej mierze praca w papierach. Do jego zadań należy sporządzanie umów oraz ich podpisywanie, organizacja i rozliczanie odpraw celnych, a także prowadzenie rozliczeń towarów czy wysyłki. Obowiązkiem spedytora jest także pozostawanie w stałym kontakcie z urzędami czy kontrahentami – także tymi zagranicznymi. 

Spedytor musi także umiejętnie prowadzić negocjacje z firmami przewozowymi. Najczęściej sprawa dotyczy negocjowania stawek przewozowych, tak by uzyskać optymalne rozwiązanie zarówno dla klienta, jak i firmy spedycyjnej.

Firma spedycyjna a firma transportowa – różnice

Choć logistyka, transport i spedycja to pokrewne dziedziny, które w znacznym stopniu się zazębiają, warto pamiętać, że firma spedycyjna nie jest firmą transportową. Do zadań tej drugiej należy przewóz towarów lub osób z punktu „A” do punktu „B”, podczas gdy firma spedycyjna zajmuje się organizacją przewozu – czyli poszukiwaniem zleceń czy tworzeniem dokumentacji na temat transportu.

Jednym z głównych zadań firmy spedycyjnej jest właśnie poszukiwanie firm transportowych, którym następnie zlecone zostaje przetransportowanie towaru klienta do punktu docelowego. Warto zaznaczyć, że firma spedytorska nie posiada własnych środków transportu (w odróżnieniu od firm transportowych, które mają w użyciu całe floty pojazdów).

Czy łatwo być spedytorem?

Aby rozpocząć pracę jako spedytor nie potrzeba ukończonych studiów na tym kierunku. Oczywiście, są one dużym plusem, jednak przede wszystkim liczy się znajomość języka obcego. Jest ona niezbędna podczas organizowania procesu przewozu towaru oraz do kontaktowania się z zagranicznymi kontrahentami czy przewoźnikami.

Zostanie spedytorem jest więc w miarę łatwe – wystarczą odpowiednie kursy czy szkolenia. Znacznie gorzej sprawa ma się z pozostaniem na tym stanowisku. Spedytor musi bowiem mieć pewne cechy, bez których nie odnajdzie się w tym zawodzie. Są to m.in.:

• odpowiedzialność,
• dobra organizacja pracy,
• wielozadaniowość,
• samodzielność podczas wykonywania zleceń,
• umiejętność pracy w zespole,
• cierpliwość,
• odporność na stres.

Trzeba pamiętać, że praca jako spedytor, to w dużej mierze praca decyzyjna. Zazwyczaj wszystkie sprawy muszą być załatwiane samodzielnie i na bieżąco. Dlatego tak ważna jest wielozadaniowość. Przebieg pracy jest zazwyczaj nadzorowany i co jakiś czas konsultowany ze zwierzchnikiem firmy.

Zanim zdecydujesz się na pracę jako spedytor dobrze przemyśl swoją decyzję. Choć mogłoby się wydawać, że do osiągnięcia sukcesu wystarczy Ci tylko dobra znajomość języka obcego, jest to praca bardzo wymagająca. Liczą się w niej także Twoje umiejętności interpersonalne, negocjacyjne czy umiejętność zorganizowania własnego czasu pracy.