Zakładam firmę – co muszę wiedzieć o VAT i ZUS?

Sama procedura zakładania działalności gospodarczej sprowadza się obecnie do wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Z prowadzeniem działalności gospodarczej wiążą się jednak inne obowiązki nakładane na pracodawcę. Najbardziej powszechne z nich związane są z uiszczaniem danin na rzecz państwa w postaci składek na ubezpieczenia społeczne i podatków.

​​​​​​​

Ubezpieczenia społeczne, popularnie zwane składkami na ZUS, to składki na przyszłą emeryturę, ewentualną rentę i bieżącą opiekę medyczną. Dla wielu, zwłaszcza początkujących, przedsiębiorców głównym problemem jest to, że składki są stałą kwotą, którą trzeba uiszczać co miesiąc, niezależnie od uzyskanych dochodów. Podatki zaś to przede wszystkim podatek dochodowy i VAT. Ten pierwszy jest większości osób znany, bo odprowadzamy go od wszelkich dochodów, niezależnie od ich źródła, z tym że prowadząc działalność trzeba osobiście odprowadzać zaliczki. Jeszcze ciekawiej jest z VAT, bo ten wprawdzie każdy płaci robiąc zakupy, ale tylko przedsiębiorcy rozliczają się z niego z fiskusem. Jednocześnie nie każda firma płaci w ogóle VAT.

Natomiast sama procedura rejestracji firmy i rozpoczęcia działalności gospodarczej odbywa się poprzez złożenie wniosku do CEIDG. Można zrobić to zarówno stacjonarnie, jak i elektronicznie. To drugie można zrobić przez stronę internetową CEIDG posługując się profilem zaufanym, lub przez bankowość elektroniczną wielu banków. Oprócz podstawowych informacji o sobie (imię, nazwisko, adres, data urodzenia itp.) i zakładanej firmie (nazwa, adres etc.) przedsiębiorca musi określić także formę opodatkowania oraz  czym firma będzie się zajmować.

ZUS – co warto wiedzieć?

Każdy, kto prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, zobowiązany jest do opłacania składek ZUS (rolnicy rozliczją się w KRUS). Składki obowiązkowe to te na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, zdrowotne i wypadkowe. Natomiast ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne (nie należy jednak rezygnować z niego bez namysłu). Warto zauważyć przy tym, że rejestracja w ZUS nie następuje automatycznie po założeniu działalności: trzeba jej otwarcie zgłosić w ZUS, co również można zrobić “na papierze” lub w formie elektronicznej przez portal ZUS.

Ubezpieczenie społeczne w ZUS należy zgłosić do 7 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej lub bezpośrednio podczas składania wniosku CEIDG. Cała procedura polega na dostarczeniu do urzędu druku jednego z druków: ZUS ZUA (dla przedsiębiorców, którzy podlegają ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu) lub ZUS ZZA (dla podlegających wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu). Osoby zakładające firmę mają do wyboru trzy opcje zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych:

• Ulga na start – polega na opłacaniu wyłącznie składki zdrowotnej przez pierwsze 6 miesięcy prowadzenia działalności,
• Preferencyjne składki ZUS – mogą być stosowane przez kolejne 2 lata od założenia działalności; polegają one na opłacaniu składek od obniżonej podstawy (tzn. w zmniejszonej kwocie, zależnej od płacy minimalnej),
• ZUS na zasadach ogólnych – składki opłacane od pełnej podstawy (tzn. w pełnej wysokości wyliczanej zależnie od aktualnego przeciętnego wynagrodzenia).

z ulgi na start nie mogą skorzystać osoby, które w ramach swojej działalności świadczą te same usługi, które przez ostatnie dwa lata świadczyli na rzecz pracodawcy (innymi słowy osoby, które przeszły z etatu na samozatrudnienie w ramach tego samego miejsca pracy). Przedsiębiorcy korzystający z ulg muszą także zadeklarować, że przez ostatnie 60 miesięcy nie prowadzili innej pozarolniczej działalności gospodarczej. Zakładający działalność niemal zawsze decydują się na najmniejszą możliwą składkę, aczkolwiek trzeba wspomnieć, iż opłacanie niższej składki ZUS wiąże się z otrzymywaniem najniższych świadczeń w przyszłości. 

Terminy rozliczania składek ZUS

Każdy początkujący przedsiębiorca powinien jak najszybciej zapoznać się z najważniejszymi informacjami, dotyczącymi ZUS-u. ZUS jest surowy i ma długą pamięć (zaległości mogą być ściągane nawet po 10 latach). Podstawową informacją są terminy opłacania składek ZUS: osoby fizyczne, opłacające składkę tylko za siebie, muszą zrobić to do 10. dnia każdego miesiąca. Natomiast jeżeli przedsiębiorca zgłasza do urzędu także swoich współpracowników czy pracowników, składki za nich muszą zostać opłacone do 15. dnia każdego miesiąca.

VAT – co należy wiedzieć?

VAT to podatek od towarów i usług (od angielskiego value-added tax). Przede wszystkim należy wiedzieć, że nie każdy przedsiębiorca zmuszony jest do odprowadzania VAT. Z obowiązku tego zwolnione są pewne formy działalności gospodarczej, jak również przedsiębiorstwa, które nie osiągają określonego poziomu obrotów. Należy zapoznać się z aktualnymi wytycznymi na ten temat, ponieważ szczegółowe informacje mogą się tu zmieniać. Warto też zauważyć, że osoba prowadząca działalność może zdecydować się na odprowadzanie VAT nawet jeżeli nie jest do tego zobowiązana. Część przedsiębiorców uważa to za opłacalne, ze wzgędu na możliwość odliczania VAT. 

Rejestracja do opłacania VAT-u odbywa się poprzez złożenie formularza VAT-R w Urzędzie Skarbowym. Przedsiębiorca może tego dokonać na trzech różnych etapach działalności: przy jej rozpoczęciu, w trakcie jej prowadzenia, lub po przekroczeniu limitu obrotu w danym roku podatkowym (na ten rok wynosi on 200 tys. zł). Złożenie wniosku o zarejestrowanie jako podatnika jest obowiązkowe, jeżeli przedsiębiorca planuje wykonywać czynności poza granicami kraju.

Podatnicy rozliczający się z podatku VAT zobowiązani są do jego rozliczenia składają wniosek do 25. dnia każdego miesiąca (za miesiąc poprzedni).